12 configurações incrivelmente úteis do Gmail que você não sabia que precisava

Torne o Gmail mais eficaz do que nunca com essas configurações e ajustes avançados e remotos.

12 configurações incrivelmente úteis do Gmail que você não sabia que precisava

Cada aplicativo rico em recursos tem sua parcela de configurações facilmente esquecidas. Mas Gmail - cara, cara. Gmail tem um virtual labirinto de opções subvalorizadas.



Considere o seguinte: algumas das configurações do Gmail estão disponíveis apenas no site do Gmail. Outros estão apenas nos aplicativos móveis - ou às vezes apenas no aplicativo móvel em uma plataforma específica . E outras configurações do Gmail, paradoxalmente, nem mesmo podem ser encontradas no Gmail (sim, é sério!).

Praticamente exige uma expedição de espelhamento recorrente para garantir que você esteja aproveitando tudo o que o Gmail tem a oferecer, principalmente porque a lista de possibilidades evolui com muita frequência. Mas não se preocupe - estou aqui para ajudar.



Eu desenterrei e analisei uma dúzia das configurações mais úteis, mas menos visíveis, do Gmail. Considere este o seu mapa para alguns dos melhores tesouros enterrados do serviço - sem necessidade de rastejar em cavernas metafóricas complicadas.

1. Dê a si mesmo mais espaço para escrever



Comecemos pelo princípio: a janela de escrita padrão do Gmail para novos e-mails é uma pequena caixa no canto inferior direito da tela. Isso pode ser bom se você quiser ficar de olho na sua caixa de entrada, suponho. Mas também pode ser bastante perturbador quando você realmente quer se concentrar no que está escrevendo.

Se você preferir uma experiência de escrita em tela cheia na maioria das vezes, inicie uma nova mensagem no site do Gmail e clique no ícone de menu de três pontos no canto inferior direito da mensagem. Veja a opção chamada Padrão para tela inteira? Clique. Em seguida, feche totalmente essa mensagem, comece outro nova mensagem e. . .

Janela de escrita do Gmail, em seu formato de tela inteira pouco conhecido.



Ta-da! A janela de composição do Gmail agora sempre abrirá na frente e no centro e tão grande quanto a janela do navegador atual permitir. E se você quiser reduzi-lo de volta para aquela configuração menor, você pode apenas clicar no ícone com duas setas apontando para dentro no canto superior direito da janela.

2. Passe de mensagem para mensagem sem parar

Você é o tipo de pessoa que acessa sua caixa de entrada mensagem por mensagem até chegar ao fim? Em caso afirmativo, dê uma olhada na configuração de avanço automático do Gmail. Depois de habilitá-lo, você será levado automaticamente para o próximo e-mail em sua lista (ou o e-mail anterior, se preferir) assim que arquivar ou excluir uma conversa - em vez de ser levado de volta para sua caixa de entrada, como faria normalmente ocorrem.

Na versão para desktop do Gmail, você primeiro precisa ativar a opção indo para a guia Avançado da área de configurações principais do site do Gmail (que você pode acessar clicando no ícone em forma de engrenagem no canto superior direito do site e selecionando Ver todas as configurações no painel que aparece). Encontre a linha de avanço automático, clique em Ativar ao lado dela e clique no botão Salvar alterações na parte inferior da tela. Assim que o site recarregar, você precisará ir voltar nas configurações do Gmail e procure a área de Avanço automático recém-presente na guia Geral para configurar exatamente como a opção funciona.



No Android, há uma opção separada e independente na seção Configurações gerais das configurações do aplicativo Gmail. Essa opção parece não estar presente no iOS, infelizmente.

3. Leia mais, clique menos

Por falar em leitura, uma das configurações do Gmail mais simples e úteis que você pode alterar é a opção Tamanho máximo da página, localizada na guia Geral das configurações do site do Gmail.

Por padrão, o Gmail mostra apenas 50 conversas de e-mail em cada página e exige que você clique em uma página subsequente para ver mais mensagens. Talvez essa configuração fizesse sentido nos primeiros dias da Internet, quando a largura de banda era muito cara. Mas hoje em dia, todo aquele clique extra é pouco mais do que um inconveniente.

Portanto, economize alguns cliques e também alguma sanidade alterando essa configuração de 50 para 100. Apenas certifique-se de clicar no botão Salvar alterações na parte inferior da tela quando terminar de aplicar a alteração.

4. Coloque seus e-mails na ordem correta

Se você estiver usando a interface da caixa de entrada com guias do Gmail - aquela em que suas mensagens são classificadas em categorias como Social, Promoções e Atualizações - você deve ter notado um estranho hábito que o Gmail tem na frente do telefone. Por algum motivo, apenas nos aplicativos móveis, o Gmail reorganiza as mensagens na guia Promoções para colocar os e-mails que considera de maior valor no topo.

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Na prática, isso significa que as mensagens nessa categoria são frequentemente mostradas fora da ordem cronológica, sem rima ou razão óbvia por trás da sequência. E você frequentemente acaba vendo mensagens de dias atrás no topo, com e-mails mais recentes enterrados embaixo delas.

Você pode desligar esse comportamento e restaurar a ordem em sua caixa de entrada, alternando uma configuração profundamente enterrada nos aplicativos móveis do Gmail. No Android, abra as configurações do aplicativo, toque no nome da sua conta, em seguida, toque em Categorias da caixa de entrada e procure a opção Ativar agrupamento dos principais e-mails na parte inferior da tela que aparece. No iOS, a mesma opção está um passo acima, na tela de configurações que aparece imediatamente após você tocar no nome da sua conta.

Coloque essa chave na posição desligada. Confie em mim: você ficará feliz por ter feito isso.

5. Defina seus próprios tempos de soneca padrão

Suspender é um dos meus recursos favoritos do Gmail, mas também é um dos mais confusos quando se trata de configurações. O motivo: você pode realmente personalizar os horários padrão para adiamento de e-mail no Gmail - os horários específicos de manhã, tarde e noite que aparecem por padrão nas várias opções de adiamento de um clique - mas a configuração para fazer esse ajuste não é realmente localizado no Gmail.

Em vez disso, está no Google Keep. Vai entender, hein? Por mais louco que pareça, tente o seguinte: puxe o Manter o site , clique no ícone em forma de engrenagem no canto superior direito e selecione Configurações - ou abra a seção equivalente no aplicativo Keep para dispositivos móveis - e procure a seção Padrões de lembrete no painel que aparece.

Você nunca saberia, mas aquelas configurações inócuas do Keep snooze também estão ligadas ao Gmail.

Defina os valores de Manhã, Tarde e Noite para os horários que fizerem sentido para você e, em seguida, clique em Salvar no site ou simplesmente saia do menu no celular.

Depois de fazer isso, volte para o Gmail e suspenda uma mensagem - e com certeza, você verá seus novos horários personalizados aparecerem nas opções sugeridas padrão.

Por que isso funciona dessa maneira, você deve estar se perguntando? Por que as configurações não estão separadas e também disponíveis no Gmail? Na verdade, há apenas uma resposta: às vezes, o Google só precisa do Google.

6. Ative um botão dois em um para salvar etapas

Não sei sobre você, mas quase toda vez que termino de responder algo em minha caixa de entrada, arquivo a mensagem para tirá-la da cabeça. Bem, o Gmail tem uma proteção de etapas espetacular que permite que você execute ambas as ações - enviar e arquivar - de uma só vez em seu computador. Tudo que você precisa fazer é ativá-lo.

Basta olhar a seção Geral das configurações do site do Gmail até ver a opção Enviar e arquivar. Altere sua configuração para Mostrar o botão 'Enviar e arquivar' na resposta - algo que não está habilitado por padrão - e, depois de salvar, você verá um novo botão azul elegante ao lado do botão Enviar normal que permitirá que você envie e arquive em uma única etapa sempre que estiver respondendo a uma mensagem.

E uma dica bônus: uma vez que o botão esteja visível, você também pode pressionar Ctrl (ou Cmd) e Enter juntos para acionar a mesma ação sem a necessidade de trabalhar com o mouse.

7. Deixe o Gmail se tornar pessoal

Todos nós recebemos uma mistura de mensagens pessoais e e-mails em massa atualmente e, embora ambos possam ser perfeitamente legítimos e valiosos, as mensagens realmente enviadas para vocês , especificamente, são provavelmente os que requerem atenção mais imediata.

O Gmail pode ajudar a separar as coisas pessoais em massa: basta encontrar a opção Indicadores de nível pessoal na guia Geral das configurações do site para desktop. Altere sua configuração para Mostrar indicadores e você começará a ver setas únicas ao lado das mensagens enviadas especificamente para o seu endereço (em oposição às enviadas para uma lista) e setas duplas ao lado das mensagens enviadas para você, sem outros destinatários envolvidos.

8. Remova parte da confusão de etiquetas

Não é preciso muito para que os rótulos do Gmail saiam do controle - e as probabilidades são, não importa quantos rótulos você tenha criado ao longo dos anos, há apenas alguns com os quais você interage regularmente.

Você pode tornar sua vida significativamente mais fácil escondendo os rótulos que não usa com frequência e deixando-se apenas com aqueles que realmente precisa ver. Comece sua limpeza clicando na guia Marcadores nas configurações do site do Gmail. Lá, você verá uma lista de todos os seus marcadores disponíveis, junto com a capacidade de definir qualquer marcador como oculto na lista de marcadores - a extensa lista de marcadores que aparece na parte superior da barra lateral do Gmail - e na lista de mensagens , que é a lista de opções de rótulo que aparece sempre que você usa o comando para adicionar um rótulo a uma mensagem individual.

Você pode manter os rótulos acessados ​​com pouca frequência fora de vista para ter um espaço de trabalho menos confuso e mais eficiente.

Esconda tudo o que você não acessa com frequência em nenhum desses lugares e não perderá mais tempo procurando coisas supérfluas.

9. Aumente o seu buffer de segunda suposição

O Gmail tem um recurso extremamente útil chamado Desfazer envio, que permite que você retire uma mensagem depois de enviá-la, caso você subitamente perceba que disse algo errado ou incluiu um anexo totalmente impróprio por engano. Por padrão, porém, Desfazer envio dá a você apenas cinco segundos para fazer essa chamada - o que não é muito, especialmente quando erros potencialmente mortificantes estão envolvidos.

Reserve dois segundos agora para encontrar a opção Desfazer envio na mesma seção Geral das configurações da área de trabalho do Gmail, e você pode aumentar seu buffer de cinco segundos para 30 segundos. Há pouca desvantagem real, fora de suas mensagens permanecerem por 25 segundos adicionais antes eles são realmente entregues. E há um mundo de ganhos para salvar as aparências.

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10. Dê a si mesmo um equivalente de desfazer no celular

Essa prática opção Desfazer envio não está disponível nos aplicativos móveis do Gmail, por algum motivo, mas você pode criar uma rede de segurança praticamente semelhante para você, habilitando as configurações de confirmação do serviço lá - pelo menos, se estiver usando o Android. (Desculpe, amigos do iPhone!)

No aplicativo do Gmail para Android, toque no ícone do menu de três linhas no canto superior esquerdo da tela da caixa de entrada principal, selecione Configurações seguido de Configurações gerais e role até a parte inferior da tela que aparece. Lá, você encontrará três opções desativadas por padrão: Confirmar antes de excluir, Confirmar antes de arquivar e Confirmar antes de enviar.

Marque a caixa ao lado do último - e qualquer um dos outros dois, se você quiser - e, a partir de então, você sempre receberá uma confirmação pop-up para dar a si mesmo uma segunda chance antes que tal ação seja concluído.

Evite enviar, excluir ou arquivar mensagens por engano em seu telefone com as opções úteis de confirmação do aplicativo Gmail para Android.

11. Personalize os atalhos de deslize que economizam tempo do Gmail

Já que estamos falando sobre os aplicativos móveis do Gmail, pense em quais ações você realiza com mais frequência em suas mensagens - seja arquivar, excluir, marcar como lida ou não lida ou adiar - e, em seguida, defina os atalhos de deslizar do aplicativo para refletir essas prioridades .

Por exemplo, talvez você queira deslizar para a esquerda em qualquer mensagem em sua caixa de entrada para suspender o e-mail e deslizar para a direita para arquivá-lo. Ou talvez você prefira deslizar para a esquerda para alternar uma mensagem entre lida e não lida e deslizar para a direita para excluí-la. Seja qual for o caso, esses gestos podem representar os comandos que seriam mais convenientes para vocês , se você reservar um tempo para configurá-los adequadamente.

No aplicativo do Gmail para Android, procure a opção Ações de deslizar na seção Configurações gerais das configurações do aplicativo. No iOS, você encontrará o mesmo conjunto de opções no menu principal de configurações do aplicativo. De qualquer forma, você estará a um toque de escolher qualquer ação desejada para deslizar para a esquerda e para a direita.

12. Torne o Gmail menos apelativo

Por último, mas não menos importante, um recurso do Gmail que você pode estar melhor eliminando é o hábito do serviço de cutucá-lo para responder ou acompanhar e-mails que ficaram na sua caixa de entrada por um tempo. Talvez esse hábito seja útil para você - e se for, ei, mais poder para você - mas se você for organizado o suficiente por conta própria para saber o que faz e não precisa responder, pode ser mais irritante do que vantajoso.

Felizmente para aqueles que não querem, é muito fácil desligar. Você encontrará duas opções associadas na guia Geral das configurações do site do Gmail - uma para cutucadas relacionadas a e-mails que você pode ter esquecido de responder e outra para cutucadas sobre e-mails que talvez você precise acompanhar. Desative ambos, gargalhe baixinho e prepare-se para uma vida de mensagens eletrônicas deliciosamente livre de toques.

Para obter ainda mais conhecimento de próximo nível do Google, confira meu Boletim informativo do Android Intelligence .