14 coisas incrivelmente úteis que você não sabia que o Google Drive poderia fazer

Torne o serviço de armazenamento online do Google melhor do que nunca com essas opções inesperadas e complementos que aumentam a produtividade.

14 coisas incrivelmente úteis que você não sabia que o Google Drive poderia fazer

Se você está pensando no Google Drive como um mero lugar para colocar seus arquivos, você está perdendo algumas possibilidades muito poderosas.



Por baixo de seu exterior de nuvem fofa, o Drive contém todos os tipos de ferramentas úteis para coletar informações, trabalhar com dados, organizar seus bens virtuais e compartilhar coisas externamente. Em alguns casos, as opções são integradas diretamente no Drive; em outros, eles exigem uma pequena ajuda de um aplicativo ou serviço de conexão.

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Todos eles têm uma coisa em comum, no entanto: eles estão ali e apenas esperando para serem abraçados. Tudo que você precisa fazer é descobri-los. Aqui estão 14 maneiras pelas quais o Drive pode tornar seus dias um pouco mais fáceis e preparar o caminho para uma semana mais produtiva e sem complicações.



Economia de dados rápida

1 Digitalize documentos e recibos diretamente no Drive com o Aplicativo Google Drive para Android. Basta abrir o aplicativo, tocar no símbolo de mais no canto inferior direito e selecionar Verificar, ou salve algumas etapas mantendo o ícone do aplicativo pressionado e selecionando Verificar imediatamente. Você também pode arrastar e soltar essa opção de digitalização em sua tela inicial ou usar o widget do Drive para acesso sob demanda com um toque.



O aplicativo Google Drive para Android oferece várias opções para digitalização sob demanda.

Independentemente de como você fizer isso, o Drive salvará sua imagem como PDF e tornará o texto pesquisável para descoberta futura. (E desculpe, amigos do iPhone: a opção não está disponível no aplicativo iOS do Drive no momento.)

2 Salve qualquer página da web, imagem, arquivo ou captura de tela diretamente do seu navegador para o Drive usando o oficial Salvar na extensão do Google Drive para Chrome . Com a extensão instalada, você pode clicar com o botão direito do mouse (ou clicar com a tecla Ctrl no Mac) em qualquer hiperlink para salvar seu destino no armazenamento do Drive ou clicar no ícone no canto superior direito do navegador para capturar e salvar uma captura de tela de sua visualização atual.

Manipulação de arquivo de próximo nível



3. Você tem um arquivo PDF que precisa editar como um documento normal? Sem problemas: clique com o botão direito do mouse (ou com a tecla Ctrl pressionada) no nome do arquivo no site do Drive e passe o mouse sobre a opção Abrir com. Selecione Google Docs na lista que aparece, diga hocus-pocus para uma boa medida - e em questão de minutos, o Drive irá converta seu PDF em texto simples e abri-lo como um novo documento do Google para você.

4. Se você deseja marcar, destacar, anotar ou assinar um arquivo PDF real, adicione o Aplicativo DocHub para sua conta do Google. Isso permitirá que você abra PDFs diretamente do Drive, usando a mesma opção Abrir com e, em seguida, use o editor de tela inteira que lembra o Docs do serviço para edite seu PDF da maneira que quiser . Quando terminar, você pode salvar o arquivo de volta no Google Drive ou fazer o download para seu computador.

O DocHub permite que você anote, destaque e marque PDFs do Drive.



DocHub é gratuito para uso básico, com um opcional Upgrade de US $ 5 por mês para edição ilimitada e outras opções avançadas.

5. Talvez você tenha um documento PDF que deseja salvar como JPG ou um arquivo de áudio WAV que deseja salvar como MP3, uma imagem TIF que deseja salvar como BMP ou quase qualquer tipo de conversão de arquivo imaginável . Com o Aplicativo CloudConvert conectado à sua conta do Google, qualquer processo desse tipo estará sempre a alguns cliques de distância no mesmo menu Abrir com unidade. O serviço é gratuito por até 25 minutos de conversão de arquivos por dia e com um tamanho máximo de arquivo de 1 GB; se precisar de mais do que isso, você terá que comprar um pacote de crédito único ou inscreva-se para uma assinatura.

6. O Drive agora permite que você editar arquivos do Microsoft Office —Nenhum software especializado ou conversões sofisticadas necessárias. Basta arrastar e soltar o documento, planilha ou apresentação no site do Drive, clicar no nome do arquivo no canto inferior direito da tela quando o upload for concluído e pronto: Em questão de segundos, o arquivo será aberto em um editor do modo de compatibilidade com o Office.

7. Prefere fazer seu trabalho no Docs, mesmo quando um arquivo do Office é enviado para você? Isso mesmo: basta clicar no ícone em forma de engrenagem no canto superior direito do Drive, selecionar Configurações e marcar a caixa ao lado da opção Converter arquivos enviados para o formato do editor do Google Docs. Na próxima vez que você soltar um arquivo do Word, Excel ou PowerPoint no Drive, o serviço pulará a interface do modo de compatibilidade e, em vez disso, converta seu arquivo do Office diretamente para o formato do Google Docs e abri-lo para você lá.

8. Dê proteção extra aos seus dados mais confidenciais, dizendo ao Drive para carregue seus arquivos com criptografia e, em seguida, solicite uma senha para acesso futuro . O segredo está dentro do Complemento da unidade de criptografia de arquivos segura : Basta instalar o aplicativo, seguir as etapas para autorizá-lo e, em seguida, quando estiver pronto para fazer upload de algo novo, clique no grande botão Novo no canto superior direito do Drive, passe o mouse sobre Mais e selecione Criptografia segura de arquivo no menu que aparece.

Proteja seus arquivos mais confidenciais com uma camada extra de criptografia diretamente no Drive.

Você pode ler mais sobre como exatamente o aplicativo funciona e quais métodos de segurança ele depende em as perguntas frequentes do desenvolvedor .

Organização avançada

9. O Google Docs permite que você revise diferentes versões de um documento, caso precise ver ou restaurar seu trabalho de um ponto anterior. Você pode seguir esse mesmo modelo e manter várias versões de algum arquivo no Google Drive —Um PDF, uma imagem, um arquivo, um arquivo de áudio, o que quiser — para referência fácil e restauração posterior. Para começar, clique com o botão direito (ou Ctrl + clique) em um arquivo no Drive e selecione Gerenciar versões. Clique no botão Carregar Nova Versão e carregue a nova versão do arquivo e, em seguida, repita o processo conforme necessário ao longo do tempo. O Drive mostrará apenas um único arquivo em sua interface principal, mas quando você clicar com o botão direito do mouse (ou clicar com a tecla Ctrl pressionada) no arquivo e selecionar Gerenciar versões, poderá ver e fazer download de todas as diferentes versões que criou.

Observe que, por padrão, apenas 100 versões mais antigas são salvas - e as versões mais antigas são excluídas após 30 dias. Você pode dizer ao Drive para manter uma versão eternamente clicando no ícone do menu de três pontos ao lado do nome do arquivo e selecionando Manter para sempre no menu que aparece.

10. A unidade pode codifique suas pastas com cores para tornar diferentes áreas de seu armazenamento facilmente identificáveis ​​à primeira vista. Clique com o botão direito (ou clique com a tecla Ctrl pressionada) em qualquer pasta e procure a opção Alterar cor.

eu não suporto pessoas

11. Não se esqueça de que, além de ser capaz de pesquisar texto em PDFs, o Drive pode encontre imagens em seu armazenamento por meio de uma pesquisa por palavra-chave . Basta digitar o que você está procurando na caixa de pesquisa na parte superior do site - pôr do sol, computador, até mesmo uma cor específica como azul - e clicar na seta voltada para baixo dentro da caixa de pesquisa e definir o campo Tipo como Fotos e imagens. O Drive mostrará todas as imagens que correspondem à descrição inserida.

Assim como seu primo Fotos, o Google Drive pode encontrar imagens quando você pesquisa por palavras-chave.

12. Está ficando sem espaço? Let Drive identifique seus maiores arquivos para que você possa ver o que está consumindo seu armazenamento e trabalhar para limpar algum espaço. Procure a palavra Armazenamento no lado esquerdo da tela e clique na área diretamente abaixo dela, onde seu total de armazenamento atual é exibido. Certifique-se de que a seta ao lado de Armazenamento usado está apontando para baixo na tela que aparece a seguir - e se não estiver, clique uma vez para mudar sua direção. Todos os seus arquivos do Drive aparecerão em ordem de tamanho, começando pelo maior e diminuindo a partir daí.

Compartilhamento mais inteligente

13. Se você tiver uma conta paga do G Suite, poderá optar por disponibilizar um arquivo no armazenamento do Drive para outra pessoa apenas por um período limitado . Clique com o botão direito (ou com a tecla Ctrl pressionada) no arquivo e selecione Compartilhar, digite o nome ou endereço de e-mail da pessoa com quem deseja compartilhar e clique no botão Enviar. Depois de fazer isso, volte para o mesmo menu de compartilhamento e, desta vez, clique em Avançado. Vê o ícone do cronômetro ao lado do nome da pessoa com quem você está compartilhando? Clique nele e você poderá definir uma data em que o acesso expirará. Certifique-se de clicar no botão Salvar alterações quando terminar.

14. Por mais ridículo que pareça para qualquer não-ludita, o envio de fax é ocasionalmente ainda requerido neste nosso mundo centrado no digital. Por que manter uma máquina de fax velha e desajeitada por perto, quando você pode enviar faxes diretamente do Drive? Um complemento de terceiros chamado HelloFax está à espera e pronto para fazer todo o trabalho sujo para você.

Para começar, clique no grande botão Novo no canto superior esquerdo do Drive, selecione Mais e Conectar mais aplicativos. Procure HelloFax na janela que aparece, clique no botão verde Conectar e siga as etapas para autorizar o serviço.

Agora, quando você estiver pronto para enviar um fax, clique com o botão direito em qualquer documento, PDF ou outro arquivo compatível com fax no Drive, selecione Abrir com e, em seguida, HelloFax no menu que aparece. O aplicativo irá solicitar que você permita o acesso na primeira vez que você usá-lo, após o qual você pode selecionar Documento de fax e preencher as informações apropriadas para colocar o fax em andamento.

Se você precisar enviar mais de cinco faxes por mês, terá que pagar um preço por página ou assinar um plano mensal - o último dos quais também permite que você receber faxes sendo enviados para um número específico e depois encaminhados para você como arquivos PDF.

Tudo o que está faltando é o grito estridente - e acho que todos podemos concordar que isso é uma coisa boa.

Para um conhecimento ainda mais avançado do Google, confira meu Boletim informativo do Android Intelligence .