18 configurações do Gmail que mudarão a forma como você pensa sobre sua caixa de entrada

Torne sua caixa de entrada mais eficiente e eficaz com essas opções facilmente esquecidas.

18 configurações do Gmail que mudarão a forma como você pensa sobre sua caixa de entrada

Quando se trata de gerenciamento de e-mail, você precisa de todas as vantagens que puder obter.



O Google reconhece isso. A empresa empacotou o Gmail com dezenas de opções avançadas que podem economizar seu tempo e adicionar possibilidades poderosas à sua caixa de entrada. O único problema é que existem tantos deles - espalhados por tantos lugares - que é muito fácil ignorar algo útil.

Mas não tenha medo: vasculhei todos os cantos para descobrir as configurações remotas mais valiosas do Gmail. Essas opções de próximo nível vão além dos conceitos básicos amplamente conhecidos e têm o potencial de remodelar a forma como você lida com seu e-mail. Alguns deles são específicos para o novo design do Gmail, enquanto outros se aplicam às versões nova e clássica do site. (E a maioria deles são relevantes principalmente para o site do Gmail para desktop, a propósito - ao contrário dos aplicativos para celular - com apenas algumas exceções observadas.)



Portanto, ative os bancos de memória do seu cérebro: é hora de aumentar o QI da sua caixa de entrada.

Redação de mensagens



1. Novo do Gmail Recurso de composição inteligente pode economizar seu tempo precioso por prever o que você vai escrever antes de escrever - tipo preenchimento automático para sua caixa de entrada. Funciona surpreendentemente bem também, e é fácil ignorar quando suas sugestões não são corretas.

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A Composição inteligente é como o preenchimento automático para sua caixa de entrada.

Para experimentar, primeiro você precisa ativar a opção Ativar acesso experimental na guia Geral das novas configurações do Gmail. Depois de clicar no botão Salvar alterações na parte inferior da tela, o Gmail será atualizado - e a Composição inteligente deverá ser ativada automaticamente. Você pode confirmar voltando para a guia Geral das configurações e procurando a opção de Composição inteligente recém-adicionada. Contanto que a opção Escrever sugestões ativada esteja marcada, você estará pronto - e você deverá ver o texto preditivo do Google aparecer periodicamente conforme você escreve novos e-mails.



2. Falando em economizar tempo, faça um favor a si mesmo e vá para a seção Avançado das novas configurações do Gmail (ou a seção Labs no Gmail clássico) e habilite as Respostas predeterminadas. Depois de fazer isso, você será capaz para criar modelos simples que podem ser inseridos em mensagens com alguns cliques.

3. A opção de soneca do novo Gmail é espetacular, mas seus tempos de soneca padrão podem ou não ser ideais para sua programação pessoal. Mas aqui vai um segredinho: você pode personalizar exatamente o horário que o Gmail considera ser manhã, tarde e noite olhando nas configurações de Google Keep (obviamente, certo?). Basta alterar os horários padrão para cada parte do dia nas configurações do Keep, e os mesmos horários serão transferidos para o Gmail, tanto no site quanto no aplicativo móvel.

4. Por padrão, o Gmail oferece uma pequena janela no canto da tela para a composição de novas mensagens. Se você preferir escreva em um campo centralizado e em tela inteira , você pode clicar na pequena seta diagonal no canto superior direito da janela para alterar seu tamanho e posicionamento. E se você sempre deseja escrever em uma janela de tela inteira, há uma configuração para ajustar o comportamento padrão do Gmail: Clique no ícone do menu de três pontos na janela de composição e selecione Padrão para tela inteira. Isso fará com que todos os seus e-mails futuros comecem nessa visão ampla e centralizada.



5. Se você for como eu, provavelmente arquivar mensagens imediatamente após responder com mais frequência do que não. Poupe uma etapa e ative o botão opcional Enviar e arquivar do Gmail, que combina envio e arquivamento em um único comando . (Não substituir o botão Enviar normal; ele apenas aparece como um botão extra ao lado dele.)

O botão Enviar e arquivar combina duas etapas em uma

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Você pode ativá-lo procurando a opção Enviar e arquivar na seção Geral das configurações do Gmail. Selecione Mostrar o botão ‘Enviar e arquivar’ na resposta e, em seguida, clique no botão Salvar alterações na parte inferior da página.

6. O recurso Desfazer envio do Gmail pode salvar sua vida, mas a janela de cancelamento padrão de cinco segundos não dá a você muito tempo para mudar de ideia. Vá para a seção Geral das configurações do Gmail e clique na caixa suspensa ao lado da opção Desfazer envio. Você pode aumentar o valor para 10, 20 ou até 30 segundos, o que significa que você pode dê a si mesmo meio minuto para ter dúvidas sobre qualquer mensagem que enviar .

Lendo seu e-mail

7. Não é um fã da caixa de entrada com guias do Gmail? Passe o mouse sobre a Caixa de entrada na barra lateral esquerda e clique na seta voltada para baixo que aparece ao lado dela. Isso vai deixar você escolha entre cinco configurações de caixa de entrada diferentes : Padrão, que é a configuração padrão com guias; Importante primeiro, que divide sua caixa de entrada ao meio, com as mensagens que o Google considera importantes; Não lidas primeiro, que faz a mesma coisa, mas com as mensagens não lidas ocupando a parte superior da tela; Com estrela primeiro, o que faz exatamente o que você pensa; e a Caixa prioritária, que permite criar até quatro seções personalizáveis ​​para separar diferentes tipos de mensagens.

8. Se você estiver usando a configuração padrão da caixa de entrada com guias, controle como ela funciona na seção Caixa de entrada das configurações do Gmail. Lá, você pode simplificar um pouco as coisas desativando guias que você não deseja exibir (o que causa mensagens que gostaria foram categorizados dentro deles para ir para a próxima guia mais apropriada). Você também pode ativar uma opção prática para que todas as mensagens marcadas com estrela sempre apareçam na guia Principal, independentemente de onde tenham sido classificadas inicialmente.

9. Se a Caixa prioritária é sua preferência, vá para a mesma seção Caixa de entrada das configurações do Gmail para configure suas seções de caixa de entrada de qualquer maneira que seu coração desejar . As possibilidades são praticamente infinitas.

A configuração da Caixa prioritária do Gmail oferece a maior oportunidade de personalizar e controlar exatamente como sua caixa de entrada é organizada.

10. Independentemente da configuração da caixa de entrada que você escolher, certifique-se de experimentar os modos de densidade do Gmail para encontre o estilo de exibição da caixa de entrada que funciona melhor para você . Clique no ícone de engrenagem no canto superior direito do site. No Gmail clássico, você verá opções de densidade Confortável, Aconchegante ou Compacta no menu principal; no novo Gmail, primeiro você precisa selecionar a densidade de exibição e, em seguida, verá as opções para Padrão, Confortável e Compacto. Observe que o Padrão coloca as visualizações de anexo recém-adicionadas na visualização da caixa de entrada, enquanto Confortável e Compacto ocultam essas informações.

11. Perdeu o painel de visualização do Outlook, onde você pode ler uma mensagem enquanto mantém sua caixa de entrada à vista? Gmail na verdade oferece uma visão semelhante que mostra tudo de uma vez . Procure na seção Labs das configurações clássicas do Gmail ou na seção Avançado das novas configurações do Gmail e habilite a opção rotulada Painel de visualização. Isso colocará um novo ícone de quatro linhas ao lado do botão de configurações na área superior direita da sua caixa de entrada. Clique na seta voltada para baixo ao lado dela e você pode optar por ter uma divisão vertical - na qual qualquer mensagem selecionada aparece à direita da sua caixa de entrada - ou uma divisão horizontal, na qual as visualizações das mensagens aparecem abaixo da sua caixa de entrada.

A configuração do painel de visualização permite que você visualize o conteúdo dos e-mails sem nunca sair da caixa de entrada.

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Certifique-se de olhar também na seção Geral das configurações do Gmail, pois uma opção chamada Painel de visualização permite que você controle por quanto tempo você pode manter uma mensagem aberta no painel antes de ser marcada como lida.

12. Não vamos nos enganar: ninguém gosta de paginação. Volte para a seção Geral das configurações do Gmail e procure a opção Tamanho máximo da página. Você não pode desligar a paginação completamente, mas você posso mostrar até 100 conversas por vez - e se você tiver mais do que esse número de itens ainda em sua caixa de entrada, amigo, você tem problemas maiores.

Otimizando e organizando

13. As estrelas do Gmail fornecem um ótimo sistema para marcar mensagens importantes - então por que não levar as coisas a um nível e dar a si mesmo mais maneiras de designar tópicos que exigem atenção? A linha de estrelas da seção Geral das configurações do Gmail permite que você adicione até 11 ícones adicionais em sua lista de possibilidades de estrela de mensagem , com opções que variam de estrelas de cores diferentes a símbolos de ponto de exclamação, ponto de interrogação e marca de seleção.

Basta arrastar e soltar os ícones que desejar na lista Em uso e preste atenção à ordem: é a mesma ordem em que os ícones serão aplicados - então, se você colocar uma estrela roxa na segunda posição e um ponto de exclamação em a terceira, clicar duas vezes no campo de estrelas de uma mensagem atribuiria a estrela roxa a ela, enquanto clicar três vezes resultaria em um ponto de exclamação.

14. Torne sua caixa de entrada mais eficaz ao limpando a desordem e deixando apenas os rótulos de que você precisa . Na seção Marcadores das configurações do Gmail, você encontrará comandos para ocultar qualquer marcador ou categoria que você não acessa regularmente na lista de marcadores - aquela lista longa e muitas vezes extensa na barra lateral esquerda de sua caixa de entrada. Você ainda poderá obter esses rótulos ocultos; eles ficarão apenas escondidos sob a opção Mais e, portanto, fora do seu caminho na maior parte do tempo, para que você possa se concentrar mais facilmente e encontrar aqueles que mais usa.

15. O aplicativo Tasks associado ao novo Gmail não está muito bem integrado ao ecossistema do Google agora, mas você pode conecte suas tarefas com o Google Agenda —Se você souber como: abra o Site do Google Agenda . Veja a seção Meus calendários no lado esquerdo da tela? Você deve ver uma opção dentro dela chamada Lembretes.

Toque no ícone do menu de três pontos ao lado dessa linha e selecione Alternar para Tarefas. Todas as tarefas às quais você atribui uma data na barra lateral de Tarefas do Gmail ou no aplicativo móvel independente Tarefas aparecerá automaticamente em sua agenda. Observe que esse recurso substitui a integração de lembretes regulares do Google criados por meio do Assistente, do Keep ou da caixa de pesquisa do Google.

16. Você provavelmente conhece os atalhos de teclado do Gmail, certo? (Se não, vá ativá-los - agora - na seção Geral das configurações do Gmail.) Você pode não saber, no entanto, que pode crie seus próprios atalhos de teclado personalizados , também: Procure na seção Labs do Gmail clássico ou na seção Avançado do novo Gmail para ativar a opção e, em seguida, procure uma nova seção Atalhos de teclado em suas configurações.

Crie atalhos personalizados que funcionem para você por meio da configuração de atalhos de teclado personalizados do Gmail.

Lá, você pode alterar qualquer um dos atalhos de teclado padrão ou complementá-los com opções secundárias. Um ajuste superútil de que gosto - inspirado no Google Inbox - é adicionar o atalho simples i como uma maneira mais rápida de pular diretamente de qualquer lugar para minha caixa de entrada.

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17. Seja o tio Geoffrey ou a lista de e-mails que simplesmente não desiste, sempre há alguma força irritante que sempre preenche sua caixa de entrada com lixo irrelevante. Gmail tem uma configuração enterrada para tire cartas irritantes permanentemente do seu cabelo : Ao visualizar uma mensagem, clique no ícone do menu de três pontos no canto superior direito (diretamente à direita do ícone de resposta) e selecione a opção Bloquear. Todos os e-mails desse endereço irão automaticamente para a sua pasta de spam a partir de então - e se você tiver dúvidas, pode gerenciar sua lista de endereços bloqueados na seção Filtros e endereços bloqueados das configurações do Gmail.

18. Usando o novo Gmail? Reserve um momento para configurar o modo offline antes de realmente precisar dele. Ao contrário da opção off-line desajeitada na versão clássica do Gmail, este modo off-line funciona como o site normal do Gmail; tudo que você precisa fazer é abrir o site antes da você perde sua conexão. Contanto que você esteja usando o Chrome 61 ou superior, você poderá analise suas mensagens e escreva novos e-mails como se estivesse online, sem necessidade de Wi-Fi . (Todos os e-mails que você escrever off-line serão mantidos em uma nova pasta Caixa de saída e enviados assim que você se reconectar.)

A opção reside na seção apropriadamente chamada Off-line das novas configurações do Gmail. Configure-o da maneira que fizer sentido para você, certifique-se de clicar em Salvar - e então fique tranquilo sabendo que da próxima vez que sua conexão com a Internet falhar, todos os seus e-mails ainda estarão lá e esperando.