32 coisas incrivelmente úteis que você não sabia que o Planilhas Google poderia fazer

Há muito mais no Planilhas Google do que parece. Desbloqueie essas opções avançadas - e observe sua produtividade disparar.

32 coisas incrivelmente úteis que você não sabia que o Planilhas Google poderia fazer

Eu vou admitir: durante a maior parte da minha vida adulta, as planilhas permaneceram envoltas em mistério. Eu os usei bastante, é claro - para rastrear receitas, comparar estatísticas e até mesmo manter bancos de dados para vários tipos de informações relacionadas ao trabalho - mas sempre senti como se mal tivesse arranhado a superfície do que eles são capazes pendência.

E isso é uma pena. Com o Planilhas Google em particular, focar apenas no básico da planilha parece o mesmo que sentar em uma montanha de potencial inexplorado. O serviço tem uma profusão de funções avançadas, opções e atalhos, mas até que você os identifique e internalize, você receberá apenas uma fração do valor que ele pode fornecer.

Então, depois de todos esses anos, decidi agir. Eu cavei fundo nos cantos e recantos mais escuros do Planilhas para descobrir alguns de seus recursos mais úteis e facilmente esquecidos. Quer você seja um explorador casual de planilhas ou um profissional de processamento de dados mais ambicioso, estou disposto a apostar que há muitas possibilidades que valem a pena apenas esperando por você para descobrir também.



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Continue lendo e prepare-se para levar sua experiência com o Planilhas Google a um nível totalmente novo.

Embora alguns desses itens também funcionem nos aplicativos móveis do Planilhas, as instruções abaixo são todas para a versão do serviço para a web.

Economize tempo com atalhos

1. Na próxima vez que você precisar criar uma nova planilha, evite o trabalho de abrir o site principal do Planilhas Google e clicar nos comandos lá. Em vez disso, basta digitar sheet.new diretamente na barra de endereço do seu navegador. Contanto que você já esteja conectado à sua conta do Google, iniciar uma nova planilha para você, não importa onde você esteja na web. (Você também pode digitar pages.new ou spreadsheet.new, se preferir.)

2. O Sheets tem muitos atalhos do teclado , mas uma série que é especialmente importante notar é a coleção de comandos que rapidamente insira a data e / ou hora atual onde quiser : Pressione Ctrl ou Cmd e a tecla de ponto e vírgula para adicionar a data, Ctrl ou Cmd junto com Shift e a tecla de ponto e vírgula para adicionar a hora, e Ctrl ou Cmd junto com Alt e Shift e a tecla de ponto e vírgula para adicionar a data e a hora juntas.

3. Vale a pena lembrar os atalhos de formatação rápida do Planilhas Google. Com a combinação certa de teclas, você pode formate qualquer célula ou seleção de células como quiser, sem ter que vasculhar os menus . Guarde-os na memória:

  • Ctrl-Shift-1: formatar como decimal
  • Ctrl-Shift-2: formatar como hora
  • Ctrl-Shift-3: Formatar como data
  • Ctrl-Shift-4: formatar como moeda
  • Ctrl-Shift-5: formatar como porcentagem
  • Ctrl-Shift-6: formatar como expoente

4. Você pode até criar seu próprio atalho personalizado no Planilhas para execute uma série complexa de ações personalizadas com um único comando. Abra o menu Ferramentas, selecione Macros e, em seguida, selecione Gravar macro. Se você deseja que o atalho sempre seja executado nas mesmas células específicas, selecione Usar referências absolutas; caso contrário, selecione Usar referências relativas. Em seguida, execute todas as ações que deseja registrar.

Você pode fazer algo como definir um tipo específico de formatação para o conteúdo de uma célula (texto em negrito branco com a fonte Open Sans e um fundo cinza escuro, por exemplo) ou pode manipular os dados de uma maneira mais envolvente, como copiar o conteúdo de uma célula e, em seguida, apagando essa célula e colando o conteúdo uma célula à esquerda. Quando terminar, clique no botão Salvar no painel de gravação de macro e você poderá dar um nome ao seu novo atalho e atribuí-lo a qualquer combinação de teclas disponível para ativação futura.

5. Falando em copiar o conteúdo de uma célula, se você precisar duplicar os dados de uma célula e fazer com que apareçam em várias células acima, abaixo ou em qualquer lado dela , clique na célula original para contorná-la em azul e, em seguida, procure o pequeno quadrado azul em seu canto inferior direito. Clique nesse quadrado e arraste-o na direção desejada, até onde você precisar. Quando você solta, o conteúdo da célula original aparece instantaneamente em todas as outras células que você selecionou.

6 Congele linhas em um piscar de olhos : Basta passar o mouse sobre a parte inferior da célula no canto superior esquerdo de qualquer planilha - a primeira célula diretamente acima de 1 e à esquerda de A. Quando você vir o símbolo da mão aparecer, clique nele e arraste para baixo em tantas linhas como você deseja congelar, então deixe ir. As linhas que você selecionar sempre permanecerão no lugar e visíveis na parte superior da planilha, não importa o quanto você role para baixo.

7. Mais um atalho de clicar e arrastar para marcar em seu cerebelo: se você está trabalhando com uma fórmula especialmente longa e poderia usar mais espaço para ver tudo, passe o mouse sobre a borda inferior da barra de fórmula, diretamente acima da primeira linha da planilha. Você pode arrastar para baixo nessa área para faça a barra de fórmula tão grande quanto você quiser .

Pegue alguns dados

8. Precisa mostrar alguns dados ao vivo de uma planilha dentro de outra ? Copie o URL completo da planilha com os dados e cole-o na função ImportRange do Planilhas, usando o seguinte formato (com seu próprio URL, número de planilha e intervalo de células no local):

=IMPORTRANGE ('https://docs.google.com/spreadsheets/d/1aBcDEfgHiJKLMnOPQRSTuVWXZ', 'Sheet1!D1:D15')

Em seguida, basta colar essa função na planilha onde deseja que os dados apareçam. Você terá que passar o mouse sobre a célula e clicar em um botão para permitir que as duas folhas sejam conectadas e então - hocus-pocus! Todos os dados de sua outra planilha aparecerão magicamente e permanecerão atualizados sempre que houver alterações.

9. Folhas podem obter dados de qualquer página da web disponível publicamente , também, desde que a página tenha uma tabela formatada corretamente. O segredo está no comando ImportHTML; use-o com qualquer URL de que você precisa e o número que indica qual tabela na página você deseja importar (1 para a primeira tabela, 2 para a segunda e assim por diante):

=IMPORTHTML('https://en.wikipedia.org/wiki/List_of_sandwiches','table',1)

E assim, todas as informações aparecerão na sua planilha.

O comando ImportHTML do Planilhas importa dados ativos de qualquer página da web pública com uma tabela.

10. Um tipo semelhante de comando pode permitir que você importe entradas recentes do feed RSS de um site para qualquer planilha . Tudo o que você precisa fazer é inserir o comando ImportFeed junto com a URL do feed que você deseja — então, por exemplo, se você quiser ver todos os meus Fast Company histórias no Planilhas Google, você pode inserir:

=IMPORTFEED('https://fastcompany.com/user/jrraphael/rss')

Se você quisesse apenas os títulos das histórias - e quisesse apenas, digamos, as cinco entradas mais recentes - você poderia adicionar os seguintes parâmetros:

=IMPORTFEED('https://fastcompany.com/user/jrraphael/rss','items title',false,5)

E então se você quiser colocar os links para cada história em uma coluna separada ao lado disso, você pode usar isto:

=IMPORTFEED('https://fastcompany.com/user/jrraphael/rss','items URL',false,5)

11. O Planilhas Google tem um primo facilmente esquecido chamado Formulários Google, que permite que você coletar dados em um formulário do tipo pesquisa na web e, em seguida, compilar os resultados em uma planilha . Você pode criar um formulário procurando a opção Formulário no menu Inserir do Planilhas e, em seguida, usando o site que surge para criar qualquer conjunto de perguntas e parâmetros que desejar. Quando o formulário estiver pronto, clique no botão Enviar no canto superior direito da página para enviá-lo a qualquer pessoa, incorporá-lo a uma página da web ou obter um link manual para compartilhá-lo como quiser. Conforme as respostas chegam, elas aparecem automaticamente em sua planilha como suas próprias linhas individuais.

Limpe

12. Se você localizar alguns espaços extras antes ou depois dos dados em sua planilha (seja para números ou texto), não se esqueça da função TRIM do Planilhas Google. Você pode digitá-lo para qualquer célula que quiser, (= TRIM (A1), por exemplo) e ele vai tire quaisquer espaços à esquerda ou à direita e dar a você uma versão mais limpa do valor da célula.

Se você deseja executar a função para várias células de uma vez, use este formato para qualquer intervalo de que você precisa:

=ArrayFormula(TRIM(A2:A50))

13. Olhando para muitos dados com RanDoM ou ImPropeR CaPitaLiZaTion? Folhas podem padronizar a formatação de maiúsculas para você com algumas funções simples: = Superior (A1) tornará todo o texto maiúsculo para qualquer célula que você mencionar; = Inferior (A1) fará o mesmo com minúsculas; e = Adequado (A1) colocará a primeira letra de cada palavra em maiúscula para um efeito de caixa do título.

14. Talvez você tenha um banco de dados de endereços de e-mail enviados por usuários. Bem, diga ao Planilhas verifique os endereços e verifique se eles estão formatados corretamente: Use a função IsEmail (A1) com qualquer célula de que você precisa - ou se quiser executar a função para um intervalo de células, use este formato:

=ArrayFormula(ISEMAIL(A2:A50))

O Planilhas fornecerá uma resposta Verdadeiro ou Falso para cada endereço de e-mail fornecido.

15. Você pode validar URLs em uma planilha , também, para garantir que você não tenha nenhum item impróprio em sua lista. Siga o mesmo procedimento descrito na dica anterior, mas use a função IsURL.

Analisar e visualizar

16 Execute cálculos rápidos em qualquer planilha orientada para números destacando um grupo de células e, em seguida, olhando no canto inferior direito da tela. Por padrão, o Planilhas mostra a soma dos números que você selecionou. Você pode clicar na caixa com essas informações e dizer para mostrar a média, o mínimo ou o máximo, ou a contagem total de números envolvidos - e uma vez que você fizer essa mudança, sua seleção permanecerá e permanecerá o novo padrão para quaisquer cálculos futuros você executa.

17 Crie um pequeno gráfico em uma única célula usando o excelente recurso Sparkline do Planilhas. Basta digitar o comando = Minigráfico seguido pelas células que deseja incluir, a palavra tipo de gráfico e, em seguida, o tipo de gráfico que deseja criar - como linha, barra ou coluna - formatado assim:

=SPARKLINE(E12:E23,{'charttype','column'})

O recurso Sparkline coloca pequenos gráficos de dados em células únicas em suas planilhas.

Se você realmente deseja ser selvagem, pode até incluir uma variedade de comandos de personalização que controlará as cores usadas em diferentes partes de seu gráfico, juntamente com outros fatores visuais.

18. Aproveite a inteligência artificial do Google e deixe o Planilhas realizar diferentes tipos de análise de dados e criar gráficos complexos para você . Passe o mouse sobre o ícone em forma de estrela no canto inferior direito da tela e você verá a palavra Explorar aparecer. Clique nesse botão e o Planilhas exibirá um painel com informações relacionadas aos seus dados. Você pode destacar linhas específicas em sua planilha para mudar seu foco e pode passar o mouse sobre qualquer item apresentado para encontrar opções para ajustá-lo ou inseri-lo diretamente em sua planilha.

O recurso Explorar do Planilhas usa IA para fornecer todos os tipos de gráficos e informações úteis.

19. O Sheets tem um truque relativamente novo que pode realmente faça seus gráficos de pizza se destacarem . Na próxima vez que você criar um gráfico de pizza em uma planilha - realçando células e clicando no menu Inserir seguido de Gráfico (e clicando em Tipo de gráfico para selecionar uma opção de gráfico de pizza, se uma não aparecer por padrão) - tente clicar duas vezes em uma parte específica do gráfico de pizza e, em seguida, procurando a opção Distância do centro no painel de controle no lado direito da tela. Aumente seu valor para 25% ou mais para fazer com que esse segmento do gráfico se destaque para a ênfase.

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Ajustar o valor de distância do centro de um gráfico de pizza pode chamar a atenção para uma área específica de seus dados.

Formate como um profissional

20. O Planilhas permite que você esconda qualquer linha . Clique com o botão direito em seu número na coluna cinza na extremidade esquerda da tela e selecione Ocultar linha no menu que aparece. Quando quiser mostrar a linha novamente, clique nas setas pretas que apareceram em seu lugar na mesma coluna à esquerda da tela.

21. Deseja uma maneira rápida e fácil de fazer sua planilha brilhar? Procure a opção Cores alternadas no menu Formato das planilhas. Ele lhe dará um conjunto simples de opções que aplique um padrão de cores de aparência nítida às suas linhas - nenhum pensamento ou esforço necessário.

22. Enquanto você aprimora a aparência da sua planilha, pense em deixar o Planilhas gire o texto na linha do cabeçalho . Destaque a linha e clique no ícone que mostra um A em ângulo com uma seta apontando para cima abaixo dele (diretamente à esquerda da ferramenta de inserção de link). Você pode então escolher entre vários efeitos atraentes que definirão o texto do seu cabeçalho e darão à sua planilha uma aparência elegante e polida.

Girar o texto da linha do cabeçalho e adicionar cores alternadas são maneiras fáceis de dar um toque especial à sua planilha.

23. Folhas podem copie o conjunto completo de formatação de uma célula e aplique-o a outra célula com alguns cliques rápidos. Primeiro, clique na célula com a formatação que deseja copiar. Em seguida, clique no ícone do rolo de pintura - diretamente à direita do comando de impressão, no lado esquerdo da barra de ferramentas - e clique na célula à qual deseja que a formatação se aplique. Tudo, desde o tamanho e cor da fonte até o sombreamento da célula e o estilo numérico, serão transferidos.

24 Dê a si mesmo ou à sua equipe uma lista de verificação funcional direto em uma planilha: Selecione uma série de células em branco, abra o menu Inserir e selecione Caixa de seleção. Você pode então colocar seus itens de tarefas pendentes na próxima coluna e ter a satisfação de verificar os itens à medida que os completa.

25 Adicione caracteres especiais em qualquer planilha a maneira mais fácil: use o comando Char e lembre-se dos valores numéricos dos caracteres nos quais você costuma confiar. Por exemplo, = CHAR (8594) produzirá uma seta voltada para a direita, = CHAR (169) fornecerá o símbolo de direitos autorais, = CHAR (8482) criará o símbolo de marca registrada e = CHAR (128077) se transformará nos polegares -up emoji. Você pode encontrar uma lista de códigos disponíveis neste site ; apenas certifique-se de pegar apenas os números (sem nenhuma pontuação ao redor) do campo do código HTML.

Compartilhe e colabore

26. Depois de compartilhou uma planilha - seja publicamente ou com pessoas específicas - você pode criar um link personalizado que permitir que qualquer pessoa com acesso copie rapidamente sua planilha em sua própria conta do Google , onde eles podem usá-lo como um modelo ou modificá-lo como quiserem, sem afetar sua versão original. Basta copiar o URL na barra de endereço do seu navegador enquanto você está visualizando a planilha e substituir a palavra editar no final por copiar, deixando você com algo assim:

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1aBcDEfgHiJKLMnOPQRSTuVWXZ/copy

Quando qualquer pessoa com acesso à planilha abre esse link, ela é imediatamente solicitada a fazer uma cópia com um único clique, ali mesmo.

Colocar o comando de cópia no URL de uma planilha oferece a qualquer pessoa uma maneira simples de adicioná-lo à sua própria conta do Google.

27. O Planilhas facilita a exportação de planilhas em vários formatos por meio da opção Baixar como no menu Arquivo, mas se você preferir dê às pessoas um link direto para baixar seus dados em PDF , há um comando oculto para fazer exatamente isso: Copie o URL da planilha, assim como no item anterior, mas, desta vez, substitua a palavra editar no final por export? format = pdf - deixando você com um link parecido com:

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1aBcDEfgHiJKLMnOPQRSTuVWXZ/export?format=pdf

As pessoas com acesso à planilha verão instantaneamente uma exportação em PDF assim que abrirem o link.

28. Ao compartilhar uma planilha ou usar um formulário para aceitar respostas semelhantes a pesquisas, você pode pedir ao Planilhas para notificá-lo sempre que ocorrer uma edição ou adição - imediatamente ou como um resumo por e-mail uma vez ao dia. Procure a opção Regras de notificação no menu Ferramentas para definir suas preferências para qualquer planilha específica.

Experimente um ou dois recursos avançados

29. Com a ajuda de um serviço externo, o Planilhas pode criar códigos QR isso vai puxar todos os URLs que você quiser quando eles forem verificados. Digite seu URL em uma célula (com http: // ou https: // na frente) e, em seguida, use a seguinte função com seu próprio número de célula no lugar de B4:

=image('https://image-charts.com/chart?chs=150x150&cht=qr&choe=UTF-8&chl='&ENCODEURL(B4))

O código QR aparecerá instantaneamente e estará disponível para copiar, compartilhar ou manipular da maneira que seu coração desejar.

Criar códigos QR é um dos muitos poderes ocultos do Planilhas Google.

30. Aqui está uma pequena função de planilhas para rastrear tendências em dados numéricos: Crie um mapa de calor para destacar altos e baixos e facilitar a visualização de coisas como vendas ou padrões de sucesso de tráfego da web. Selecione o intervalo de dados desejado e procure a opção Formatação condicional no menu Formatar. Clique na guia Escala de cores na parte superior e atribua uma cor ao valor mínimo e ao valor máximo. O efeito funcionará melhor se você usar uma versão clara de uma cor para o primeiro e uma versão escura da mesma cor para o último.

Um mapa de calor aprimora qualquer conjunto de dados numéricos para ajudá-lo a identificar padrões e tendências.

31. O Planilhas tem o poder do Google Finance (que - quem diria? - é ainda uma coisa ) adaptado às suas necessidades de conhecimento de estoque. O sistema é capaz de fornecem preços de ações em tempo real ou históricos, juntamente com todos os tipos de outros dados relacionados ao mercado para qualquer empresa de capital aberto. Basta usar a função GoogleFinance seguida da informação que você deseja, usando as variáveis ​​e formatos descritos em esta página .

32. Já se pegou percorrendo uma lista de respostas em diferentes idiomas? Folhas podem identificar qualquer idioma usado em uma planilha e até mesmo traduzi-lo em sua própria língua nativa no local. Para detectar um idioma, use a seguinte função (com o número de célula apropriado no lugar de A1):

=DETECTLANGUAGE(A1)

Você também pode inserir uma palavra no lugar do número do celular, se desejar:

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=DETECTLANGUAGE('queso')

O Google fornecerá um código de duas letras informando o idioma usado. Para traduzir, entretanto, use o seguinte comando - com sua própria palavra ou número de célula no lugar de A1 e o código para qualquer idioma para o qual você deseja traduzir (se for qualquer outra coisa que não seja o inglês, conforme referido abaixo):

=GOOGLETRANSLATE(A1,'auto','en')

Isso apenas mostra a você: muito parecido com a linguagem do amor, a linguagem das planilhas é realmente universal.

[Nota do editor: esta história foi atualizada e expandida em maio de 2021.]

Para obter ainda mais conhecimento de próximo nível do Google, confira meu Boletim informativo do Android Intelligence .