6 etapas para uma delegação mais eficaz

DIY não deve ser o MO do CEO.

6 etapas para uma delegação mais eficaz

Delegar é uma ótima maneira de garantir que mais tarefas sejam realizadas em menos tempo e também aumenta a capacidade da equipe. Infelizmente, muitos gerentes não prestam atenção suficiente ao processo de delegação e, portanto, deixam de colher os benefícios. Você é um delegador de sucesso?



Existem seis etapas para delegar tarefas com êxito. O problema é que a maioria dos gerentes só faz um ou dois deles e, então, quando uma tarefa não é concluída de forma satisfatória, reclama que seus funcionários não são bons o suficiente para fazer o trabalho.

Como coach, tenho visto muitos executivos de inúmeras empresas fazerem isso. Obter excelentes resultados delegando demandas seguindo uma fórmula. Somente depois que essa fórmula for dominada é justo avaliar se você realmente tem as pessoas certas para o trabalho. A boa notícia é que os funcionários raramente são o problema. É muito mais fácil e muito mais barato para um gerente aprender uma nova abordagem do que substituir a equipe.



Aqui estão as seis etapas que você deve percorrer ao delegar:



1. Prepare-se

Os funcionários não podem entregar resultados de qualidade se a tarefa delegada a eles não for totalmente pensada ou se as expectativas continuarem mudando. Aproveite o tempo e desenvolva a disciplina para mapear exatamente o que você está pedindo. Um grama de prevenção vale um quilo de cura.

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2. Atribuir



Depois de mapear exatamente o que está procurando, você precisa transmitir essas informações aos seus funcionários. Certifique-se de incluir informações claras sobre tempo, orçamento e contexto, e definir expectativas para comunicação e atualizações, incluindo frequência, conteúdo e formato.

3. Confirme o entendimento

Um dos erros mais comuns cometidos na delegação é presumir que os funcionários entendam o que você quer, em vez de garantir que eles entendam. Confirmar o entendimento leva apenas cerca de 60 segundos, mas é o determinante mais importante do sucesso ou do fracasso.



A melhor maneira de confirmar o entendimento é pedir a seus funcionários que parafraseiem a solicitação ou atribuição com suas próprias palavras. Se você não se sentir confortável fazendo isso (muitos gerentes acham - muitas vezes corretamente - que isso os faz soar como um professor de jardim de infância), você deve, no mínimo, fazer perguntas para garantir que os funcionários entendam todos os aspectos do que é necessário.

4. Confirme o compromisso

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Esta é outra parte do processo de delegação que a maioria dos gerentes pula. Eles geralmente presumem que os funcionários aceitaram as tarefas que lhes foram atribuídas. A parte mais importante de uma corrida de revezamento é entregar o bastão ao próximo corredor. Os corredores passam muito tempo aprendendo essa habilidade. Não deve ser diferente no local de trabalho. Compromisso significa ter certeza de que você entregou o bastão com sucesso.

Confirme se os funcionários estão comprometidos com os resultados esperados e com o processo que foi estabelecido (incluindo o cronograma, orçamento e ferramentas) e que seus objetivos gerais para a tarefa estão alinhados com os seus. Certifique-se de que eles estão cientes de quaisquer consequências (para a empresa e para eles próprios) que podem resultar se não conseguirem entregar os resultados desejados.

5. Evite a delegação reversa

Muitos gerentes estão extremamente sobrecarregados. Às vezes, isso ocorre porque seus funcionários são melhores em delegar do que eles: os gerentes muitas vezes acabam concluindo tarefas que delegaram a outras pessoas, porque essas tarefas, de alguma forma, acabam voltando para o prato. Eu chamo isso de delegação reversa.

Raramente, ou nunca, é necessário que um gerente retire uma tarefa que delegou a outra pessoa. (Se isso for necessário, provavelmente significa que não foi gasto tempo suficiente no estágio de preparação e que o tempo, recursos ou outras restrições levaram a problemas que você não previu.)

Se um funcionário chegar a um impasse, trate isso como uma oportunidade de aprendizado. Oriente o funcionário durante o processo, certificando-se de que ele tenha os recursos e o conhecimento necessários para concluir a tarefa. Dessa forma, você ainda estará livre para se concentrar em outras coisas, e o funcionário estará mais bem equipado para realizar tarefas semelhantes no futuro. O resultado final? Não aceite tarefas de volta.

6. Assegure a responsabilidade

A comunicação bidirecional é uma parte fundamental da delegação. Descobrir na data de conclusão que uma entrega não foi concluída ou foi feita de forma insatisfatória é o pesadelo da delegação. É por isso que você precisa garantir que seus funcionários sejam responsáveis ​​pela tarefa.

A responsabilidade é a chave para o processo de delegação: significa que os funcionários se comunicam regularmente com você sobre o status da entrega e o prazo de entrega, para que não haja surpresas na décima primeira hora.
O processo de delegação se torna mais rápido e mais fluido quanto mais você o faz. Depois de dominá-lo, ele se tornará parte do seu DNA gerencial e você obterá resultados excepcionais de forma consistente.

–Michelle Randall é coach executiva e consultora de gestão. Ao longo da última década, seus clientes incluíram executivos da Fortune 500 e empreendedores emergentes junto com suas equipes. Autor de vários livros, o mais novo de Michelle: Life Worth Living: A Practical Guide to Extreme Executive Effectiveness será lançado no final deste mês. Siga-a @enrichingleader ou assinar o boletim informativo dela, Resultados implacáveis .

[ Imagem: usuário do Flickr Lou.Hadley ]