6 maneiras de evitar parecer insensível em e-mails durante a crise do COVID-19

Mais do que nunca, é necessário garantir que nossa comunicação escrita tenha um tom caloroso e genuíno.

6 maneiras de evitar parecer insensível em e-mails durante a crise do COVID-19

Mesmo nos melhores momentos, e-mails comerciais e outras comunicações por escrito podem parecer impessoais. Inconscientemente, muitas vezes adotamos um tom mais formal ao escrever, em comparação com quando falamos cara a cara.



Com o coronavírus sobre nós, este dificilmente é o melhor dos tempos. Mais do que nunca, é necessário garantir que nossa comunicação escrita tenha um tom caloroso e atencioso. Isso não é tarefa fácil. É muito fácil em sua correspondência comercial riscar notas falsas e parecer falso ou mesmo indiferente.

Mostrar calor requer extrema sensibilidade. Aqui estão seis maneiras de garantir que sua correspondência comercial atinja o alvo certo:



1. Ofereça bons votos

Como praticamente todos para quem você está escrevendo são afetados de alguma forma pelo coronavírus, é importante oferecer votos de felicidades. Você pode fazer isso abrindo seu e-mail com algo simples como, espero que você e sua família estejam bem.



Você também pode enviar votos de boa sorte no corpo do seu e-mail. Se sua empresa ofereceu algum presente a um cliente, por exemplo, um webinar gratuito ou uma sessão de treinamento online, você pode dizer: Esperamos que este pequeno gesto o apoie durante esse tempo. Felicitações também podem ser uma excelente forma de encerrar seu e-mail. Uma ou duas expressões de cordialidade em seu e-mail criarão uma conexão forte e pessoal.

2. Limpe as expressões de estoque

Como expressar cordialidade em correspondência comercial é desafiador, podemos confiar muitas vezes em frases que parecem artificiais ou falsas. Para evitar isso, elimine os chavões impessoais, as expressões habituais e as garantias banais.

Recebo muitos e-mails de firmas de relações públicas que gostariam que eu entrevistasse seus clientes para Fast Company artigos. Alguns desses pedidos começam com um fato frio e duro. Por exemplo, uma primeira linha dizia: A pesquisa mostra que uma força de trabalho virtual exige mais habilidades de liderança do que nunca. Tal abertura não me inspira a continuar lendo. O mesmo é verdade para aberturas como Ele chamou minha atenção ou Estou escrevendo porque. . .



Evite frases de negócios, como Valorizamos nossos clientes, ou expressões abusivas como Estamos todos juntos, Vamos superar isso ou Aguarde, dias melhores estão chegando. Eles ilustram apenas sua incapacidade de expressar sentimentos genuínos.

3. Expresse gratidão

Uma terceira maneira de mostrar que você se importa é apresentar gratidão em sua correspondência. Se um cliente antigo atrasar um pagamento ou pedir um acordo sobre um contrato, lembre-se de que manter o relacionamento forte é a chave. Antes de entrar em qualquer negociação, expresse seu apoio à lealdade demonstrada ao longo dos anos.

Até mesmo simples declarações de gratidão, como agradeço por ter me respondido, são importantes para mostrar que você se importa.

4. Acentue o positivo



Declarações negativas nunca são uma boa ideia na comunicação empresarial, e isso é duplamente verdadeiro nestes momentos em que você deseja estar otimista. Se você está se candidatando a um emprego, não escreva Não tenho certeza se você está contratando agora, mas pensei que escreveria mesmo assim.

Limpe de sua prosa palavras que o fazem parecer fraco ou incerto, por exemplo: 'Estou com medo, não posso, ou não tenho certeza, ou não sei. Permaneça em terreno positivo. Isso elevará o ânimo da pessoa para quem você está escrevendo.

Mas, ao ser positivo, seja sensível à realidade que enfrentamos. Dizendo a um colega Tenha um ótimo final de semana! ou Desfrute de abrigo no local, pode soar jocoso. Até mesmo uma expressão como Happy Monday! pode ralar.

5. Pise com cuidado se você não conhece o destinatário

Se você está escrevendo para uma conhecida de negócios, pode dizer a ela, eu sei como pode ser desafiador trabalhar em uma casa cheia de crianças. Ou você pode dizer, estou impressionado com a coragem que você está mostrando nesta situação.

Mas se você realmente não conhece a pessoa, tais expressões podem soar falsas. Um e-mail recente para mim de alguém que eu não conhecia começa: Nós sabemos que você também se preocupa com a segurança psicológica. Um de outro estranho afirma: Pensando em você e imaginando como você está. Ainda outra escritora com quem eu não tive nenhum relacionamento encerrou seu e-mail com um abraço no ar.

Essas expressões de empatia saem pela culatra porque são escritas para uma lista de destinatários e, portanto, parecem falsas. Se você pretende demonstrar empatia, certifique-se de que seja por alguém que você conhece e de quem gosta.

6. Não pregue

Tenha cuidado para não exagerar em um esforço para compartilhar sabedoria e boa vontade. Se você dissesse a alguém que está um pouco sobrecarregado: Você não é uma pessoa ruim por se sentir sobrecarregado, isso poderia soar como uma pregação. O mesmo aconteceria se você dissesse a um funcionário insatisfeito: Esta experiência o fortalecerá.

Seu coração pode estar no lugar certo, mas não temos o direito de ser o árbitro dos sentimentos de outra pessoa. Ouça-os, sim, mas não diga como eles deveriam se sentir.