8 maneiras simples de se tornar um redator de negócios melhor

A maioria de nós precisa escrever todos os dias. Aqui estão algumas dicas para torná-lo menos doloroso.

8 maneiras simples de se tornar um redator de negócios melhor

Vamos enfrentá-lo: escrever negócios todos os dias pode ser difícil. Enfrentando uma página ou tela em branco, você quer transmitir seu ponto de vista para seus colegas ou público, mas às vezes é um processo doloroso se as palavras não saem naturalmente.



Felizmente, não é necessário ser um escriba premiado para ser um comunicador de negócios eficaz. Portanto, antes de escrever seu próximo e-mail ou relatório, mantenha estas dicas em mente:

Escreva para o leitor, não para você.

Parece básico, mas uma boa redação começa com o conhecimento do seu público, mas o problema mais comum é que as pessoas escrevem para si mesmas, diz executivo de negócios redatora Mary Cullen . Escrevemos de nossa própria perspectiva, e não da perspectiva do leitor. Na redação de negócios, não há tantas regras firmes porque muito disso é contextual, mas há uma e é esta: o epicentro é o leitor, sempre, diz ela.



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Escreva o quanto for necessário, não mais.

Embora quanto menor seja melhor, é um tema comum, seu público e o propósito do documento também lhe dirão quanto tempo sua peça deve ter, diz treinador de comunicação empresarial John Sturtevant . Então, se você está escrevendo um resumo para alguém que é do tipo apenas os fatos e pode ficar entediado com os detalhes, manter um breve resumo com marcadores pode ser o melhor. Se você está escrevendo uma análise profunda para um público que precisa entender o contexto e os detalhes, escreva de acordo, diz ele.

Perca o jargão (principalmente)



Algumas pessoas escrevem em um estilo muito mais rígido e formal do que falam, usando muitos jargões. Essa geralmente não é a melhor maneira de passar seu ponto de vista, diz Cullen. Em vez disso, para a maioria das peças, é melhor escrever de uma forma mais acessível, perdendo linguagem desnecessariamente rígida. Nunca use uma palavra longa quando uma curta serve, diz ela. Isso não é emburrecimento - está ajudando as pessoas a ler o que você escreve.

Mas Cullen faz uma distinção entre jargão e abreviatura útil da indústria. Siglas são ótimas internamente porque estou usando em meu LMS, sistema de gerenciamento de aprendizagem, quando meus instrutores e eu conversamos, usamos esse termo o tempo todo porque sabemos o que isso significa, mas não usamos termos como 'sinergia , & apos; ela diz. Se você estiver usando termos ou acrônimos do setor, considere escrever o nome completo ou o termo, seguido por qualquer acrônimo e, em seguida, adicionar uma breve explicação do que é a primeira referência para expandir a acessibilidade do seu texto. Por exemplo, implementamos um novo sistema de gestão de aprendizagem (LMS), uma plataforma de software para gerenciar nosso treinamento interno, em 2018.

Preste atenção em como você usa as palavras

Perdido vs. Aceitar vs. exceto. Comprometa x composição. Existem muitos exemplos de palavras mal utilizadas que podem prejudicar a sua escrita. Do clássico Elementos de Estilo por William Strunk, Jr. e E.B. Branco para os tomos mais modernos como Isso não significa o que você acha que significa por Ross e Kathryn Petras, existem muitos livros e artigos on-line sobre palavras comumente mal utilizadas. Vale a pena revisar seu texto em busca de palavras possivelmente mal utilizadas, o que pode prejudicar seu significado e credibilidade, diz Cullen.



Além disso, preste atenção a escolhas de palavras fracas e qualificadores, como muito, e redundâncias (exclusivamente individual, aviso prévio, etc.) A voz passiva, que torna o objeto de uma ação o sujeito de sua frase, também enfraquece sua escrita. Freqüentemente, você pode localizar instâncias de voz passiva nas formas do verbo ser, então faça uma busca rápida por formas do verbo e aperte sua escrita onde encontrá-las. Por exemplo:

Voz passiva: O relatório foi escrito por Fred.
Voz ativa: Fred escreveu o relatório.

A voz ativa torna sua escrita mais animada.

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Facilite a digitalização



Não importa o tamanho da sua peça, escreva-a de forma que as pessoas possam obter os pontos principais digitalizando, diz Cullen. Isso significa incluir subtítulos que informam o que há naquela seção, pontos em negrito para iniciar parágrafos e assim por diante, diz ela. Isso também facilita a leitura do seu trabalho em dispositivos móveis. Cullen recomenda manter os parágrafos em sete linhas ou menos.

Use ferramentas de tecnologia

A tecnologia é uma grande amiga quando se trata de redação empresarial melhor. Desde a verificação ortográfica e gramatical em seu processador de texto até aplicativos como o Grammarly, as ferramentas digitais estão cada vez melhores para nos ajudar a melhorar nossa linguagem, diz Cullen. Ela desenvolveu o Graduador de jargão ferramenta, que ajuda a encontrar mais de 700 palavras em excesso e jargões. Quando ele revisou a frase, no final do dia, vamos gastar nosso tempo de reunião com questões de céu azul e ideando maneiras de monetizar nossos resultados, isso só sinalizou no final do dia e monetizar como problemático.

Leia em voz alta

Sturtevant diz que uma das maneiras clássicas de melhorar sua escrita é ler uma peça em voz alta. Isso permite que você ouça uma linguagem estranha, identifique erros de digitação e pontuação, melhore o fluxo e encontre áreas para cortar ou aprimorar, incluindo:

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  • Estou entediado?
  • Estou confuso?
  • Eu fico sem fôlego antes de chegar ao final de uma frase, indicando que é muito longa?
  • Existem lugares onde as palavras soam estranhas?
  • Estou me expressando claramente?

Se eu ler para mim mesmo, meu cérebro vai me dizer que a palavra 'para' está lá. Se eu ler em voz alta, ouvirei, ‘ajude seus funcionários a aprender a escrever & apos; ele explica.

Recrute um editor

Se você luta com problemas como ortografia e pontuação, peça a um colega ou contrate um editor ou revisor para ajudá-lo a limpar seu documento. Claro, não é viável fazer isso para todas as mensagens de e-mail, mas se você tiver um relatório ou proposta importante, ter um olhar extra sobre ele pode ajudar a evitar erros embaraçosos.