9 maneiras surpreendentemente simples de fazer as pessoas responderem ao seu e-mail

Recebemos em média 120 emails todos os dias. Veja como fazer suas mensagens se destacarem e realmente obter uma resposta.

9 maneiras surpreendentemente simples de fazer as pessoas responderem ao seu e-mail

E-mails são tão fáceis de enviar, mas também são fáceis de ignorar. Com mais de 120 mensagens chegar à caixa de entrada de um funcionário de escritório médio todos os dias, certificando-se de que a sua seja lida e receba uma resposta pode ser complicado. Para aumentar suas chances de obter uma resposta, aqui estão nove truques que você pode tentar:

1. Peça uma resposta em sua linha de assunto

Parece simples, mas às vezes tudo o que você precisa fazer é pedir uma resposta. Se um e-mail precisar de resposta, alerte a pessoa na linha de assunto, sugere um organizador profissional baseado em St. Louis Janine Adams . A única coisa que me faz responder a um e-mail é quando a pessoa coloca ‘–RESPOSTA NECESSÁRIA’ no final da linha de assunto, diz ela. É muito eficaz.

2. Mude a linha de assunto quando o tópico mudar

O tópico pode mudar, especialmente durante uma longa conversa de ida e volta, tornando a linha de assunto original inadequada. As pessoas se desligam e param de ler quando sua necessidade de saber é satisfeita, pensando que as respostas por e-mail não se aplicam mais a elas, diz Dianna Booher, autora de O que mais posso dizer? Por que a comunicação falha e o que fazer a respeito . Portanto, eles perdem ações e detalhes importantes. Ao atualizar a linha de assunto nesse tópico, você reconquista todos os leitores.



3. Não pule a saudação

Quando o e-mail começa sem se dirigir ao destinatário pelo nome, eles podem facilmente presumir que foi enviado em massa e não requer uma resposta, diz Peggy Duncan, autora de The Time Management Memory Jogger: Crie tempo para a vida que você deseja . Além disso, seu e-mail pode ser facilmente percebido como uma demanda, e não como uma solicitação, diz ela. E adicionar uma saudação é simplesmente mais educado.

4. Comece sua mensagem com um pedido claro

Não esconda o propósito do seu e-mail; comece descrevendo a resposta que você deseja e seu prazo, diz organizador profissional com sede em Nova York Lisa Zaslow .

E-mails escritos em um nível de leitura da terceira série com palavras mais simples e menos palavras por frase foram considerados ideais.

Por exemplo: ‘Diga-me ao final do dia se você pode almoçar no dia 21’, diz ela.

5. Fique no ponto ideal quando se trata de comprimento

Para aumentar sua taxa de resposta pela metade, mantenha seu e-mail entre 50 e 125 palavras, de acordo com um estude pela plataforma de e-mail marketing Boomerang. As taxas de resposta diminuíram lentamente de 50% para mensagens de 125 palavras para cerca de 44% para mensagens de 500 palavras. Depois disso, ficou estável até cerca de 2.000 palavras e diminuiu drasticamente.

6. Use linguagem de terceiro grau

O nível de leitura de seus e-mails tem um impacto dramático nas taxas de resposta, constata o estudo do Boomerang. Os e-mails escritos no nível de leitura da terceira série com palavras mais simples e menos palavras por frase foram considerados ideais, proporcionando um aumento de 36% nas respostas sobre os e-mails escritos no nível de leitura da faculdade e uma taxa de resposta 17% maior do que os e-mails escritos mesmo em um nível alto nível de leitura escolar. Se quiser verificar seu nível de legibilidade, você pode usar um site como ReadabilityScore.com .

7. Use a emoção

O estudo do Boomerang descobriu que usar uma quantidade moderada de palavras de emoção positiva ou negativa - como ótimo, maravilhoso, encantado, satisfeito, ruim, ódio, furioso e terrível - aumentou a taxa de resposta de um e-mail em 10% a 15% em relação aos e-mails que eram neutro ou fortemente emocional.

Se você estiver enviando uma reclamação, por exemplo, o CEO da Boomerang, Alex Moore, diz que é melhor dizer, eu tive uma experiência terrível em sua loja hoje. O funcionário foi muito rude. Por favor, faça algo para fazer a coisa certa, em vez de Sua experiência na loja é uma merda. Seu balconista é um idiota. Cai fora e espero que morra em agonia.

8. Use Rich Text

Use negrito e cor para destacar a resposta que você gostaria de obter, sugere Zaslow. Isso pode não aparecer dependendo da compatibilidade de diferentes programas de e-mail, mas vale a pena tentar, diz ela.

Duncan concorda, acrescentando que você pode usar marcadores para aumentar a legibilidade e usar um texto de cor diferente para chamar a atenção para os prazos.

9. Seja estratégico ao enviar sua mensagem

Envie pela manhã. De acordo com um estude de 500.000 e-mails do provedor de software de rastreamento de e-mail Yesware, os e-mails enviados entre 6h e 7h obtêm as taxas mais altas, cerca de 45%. Menos e-mails são enviados durante esses intervalos de tempo, reduzindo a concorrência.

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