Todo mundo odeia secretamente seu e-mail de lembrete amigável

Pode parecer uma coisa educada a se fazer, mas é realmente irritante.

Todo mundo odeia secretamente seu e-mail de lembrete amigável

Quantas vezes você recebeu esse tipo de mensagem? Apenas mandando um lembrete amigável para agradar. . . E quantas vezes você já enviou?

Você pode pensar que e-mails de lembrete amigáveis ​​são uma boa tentativa de ser profissional enquanto disfarça seu verdadeiro aborrecimento com quem está impedindo você de terminar algo. Em outras palavras, é apenas uma maneira sem confronto de pedir algo que está atrasado.

Bem, adivinhe? Isso tudo é uma fantasia equivocada e está fazendo com que todos com quem você e-mail secretamente se ressentem de você. Você precisa parar de fazer isso - imediatamente. Aqui está o porquê e o que escrever.



Isso pode minar sua credibilidade

A maior parte da minha equipe é remota, por isso conduzimos a maior parte da nossa comunicação por videoconferência. Portanto, quando preciso de algo de um colega, não posso mais entrar em seu escritório e pedir diretamente. Em vez disso, preciso confiar no e-mail e no Skype for Business para fazer as coisas.

Mas o risco de deixar o e-mail inadimplente é que o lembrete amigável geralmente é contaminado pela palavra apenas - uma palavra secreta. Palavras de hedge são modificadores que suavizam o golpe de suas afirmações, como tipo de, talvez, na verdade, provavelmente, e realmente, entre outros. Freqüentemente inserimos essas palavras em nossa escrita para transmitir um tom mais suave. Mas eles podem prejudicar sua credibilidade no local de trabalho e até fazer você parecer menos confiante do que se sente.


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Alguns anos atrás, Ellen Petry Leanse, ex-executiva da Apple e do Google, escreveu uma história para Mulheres 2.0 sobre como ela se viu usando palavras apenas como uma muleta. Ocorreu-me que havia algo sobre a palavra que eu não gostei. Foi uma palavra de 'permissão', de certa forma - um aquecimento para um pedido, um pedido de desculpas por interromper, uma batida tímida em uma porta antes de perguntar: 'Posso pegar algo que preciso de você? & Apos;

O mesmo vale para frases de desculpas mais abertas, como desculpe, mas não acho que seja uma estratégia muito boa. Por que você se desculpa por ter uma opinião? Ou para expressar as opiniões que você trabalhou arduamente para desenvolver por meio da educação e do trabalho árduo? Não se desculpe. Da mesma forma, não envie apenas um lembrete amigável. Envie um lembrete . Suas declarações serão claras, diretas e mais propensas a ganhar o respeito necessário para levar a cabo a ação que você está solicitando. (Prêmio bônus: eles também serão mais curtos.)

Torna mais difícil a comunicação com os superiores

E se a pessoa para a qual você está perguntando for mais sênior do que você? Muitas vezes, quanto mais alta a classificação da pessoa que você está lembrando, mais subordinada sua linguagem se torna. Que direito você tem de ser mandão para alguém que está lhe fazendo um favor, certo? Errado.

Lembre-se de que você pode ser respeitoso sem ser uma tarefa simples. Boas maneiras nunca saem de moda. Você pode ser educado e assertivo ao mesmo tempo, usando saudações adequadas - seus agradecimentos e agradecimentos. Portanto, apenas se atenha a eles. Você não está pedindo um favor; você está tentando realizar seu trabalho, o que beneficia a empresa. Os verdadeiros profissionais veem o quadro geral.

É fácil se perder na caixa de entrada de alguém

E se sua solicitação original não foi ignorada deliberadamente? Todo mundo recebe milhares de e-mails, então você sempre corre o risco de se perder na confusão. Não piore suas chances, enviando e-mail com palavras de cobertura extras - elas vão parecer menos importantes instantaneamente.

Em vez de enviar um lembrete separado por e-mail, basta reenviar a mensagem original com um sinalizador urgente vermelho. Ou melhor ainda, atenda o - suspiro! - telefone. (Eu sei, também não atendo meu telefone. Mas a tentativa de ligação envia uma mensagem forte.) Tente outro método, como mensagem instantânea, ou agende uma reunião de 10 minutos com a pessoa por meio de convite de calendário.

Antes de trabalhar na Polycom, uma empresa de tecnologia de comunicação, eu nunca teria colocado uma reunião de 10 minutos na agenda de alguém para solicitar algo rapidamente. Mas funciona! No Microsoft Outlook, se o destinatário ignorar a solicitação de reunião, o compromisso ainda permanece em sua agenda até ser recusado - acredite em mim, na verdade é muito menos passivo-agressivo do que seu lembrete amigável.

o número 444

Leila Lewis é gerente de marketing de cliente da Polycom. Ao longo de sua carreira, ela trabalhou em funções de liderança em comunicações de marketing nos setores de software empresarial, tecnologia, educação e saúde.