Esta é uma estrutura de e-mail para quando você não sabe o que escrever

Siga este guia passo a passo para aumentar suas chances de sucesso por e-mail.

Esta é uma estrutura de e-mail para quando você não sabe o que escrever

Esteja você acompanhando uma oferta de emprego, se apresentando a um cliente ou lançando um grande projeto, um bom e-mail é fundamental para o sucesso.



Um simples e-mail tem o poder de persuadir colegas ou clientes - ou pode confundi-los. Pior ainda, um e-mail mal escrito pode realmente prejudicar sua reputação.

Como editor em tempo integral de uma revista nacional, recebo muitos e-mails, incluindo argumentos de potenciais escritores ou publicitários e a quantidade usual de e-mails comerciais do escritório (comida grátis na cozinha! é uma das minhas favoritas). Para ser honesto, sempre que recebo um e-mail repleto de erros ortográficos e gramaticais, especialmente de um escritor em potencial, eu automaticamente me encolho. Tenho sentimentos semelhantes para mensagens prolixo ou sem um ponto claro (você sabe, o tipo que deixa você se perguntando, ok, e agora?).



Se você cometeu algum desses erros no passado - e todos nós, de verdade - continue lendo. Dedicar um ou dois minutos a mais para incorporar algumas dessas dicas o salvará do constrangimento de enviar um e-mail vacilante. Mesmo se você achar que não pode escrever, pode escrever um ótimo e-mail se seguir essas diretrizes.

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Inclua uma linha de assunto curta e específica

Isso parece meio óbvio, mas é importante. Pense como um profissional de marketing - se você quiser que o (s) destinatário (s) pretendido (s) abram seu e-mail, você precisará incluir uma linha de assunto relevante.

Os assuntos favoritos ineficazes são vagos: Check-in, Acompanhamento ou o infame (sem assunto), que quase sempre parece um erro (e muitas vezes é). As linhas de assunto ruins são longas. Grandes linhas de assunto são curtas, específicas e permitem ao destinatário uma visualização do que seu e-mail cobrirá. Alguns exemplos: Acompanhamento da carta de apresentação ou detalhes da sessão de fotos.



Não pule esta etapa! Uma boa linha de assunto define o tom de sua mensagem.

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Mantenha-o focado e conciso

Esta é a minha regra nº 1 para escrever e-mails. Ao escrever, pergunte-se: qual é o meu ponto? Como posso usar o mínimo de palavras para transmiti-lo? Boa escrita não é complexa; os melhores escritores que conheço podem expressar mais em uma frase do que outros em um parágrafo.

Às vezes, você precisa escrever um rascunho e colocar todos os seus pensamentos na tela. Mas, se você tirar alguma coisa deste artigo, lembre-se disso - antes de clicar em enviar, releia seu e-mail com atenção para palavras e detalhes estranhos. Então, deletar palavras e frases que não apóiam seu ponto principal - especialmente quando se trata de e-mail, quanto menor, melhor!



Se você não consegue simplificar sua mensagem, é possível que o e-mail não seja o melhor meio para transmiti-la. Em vez disso, pode ser necessário agendar uma reunião ou chamada para obter clareza.


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Falando de . . . clareza é a chave

Embora a brevidade seja importante, não deixe seu e-mail tão curto que pode ser confuso. A especificidade é a chave para uma mensagem clara. Agendando uma reunião? Use um dia, data, hora e local específicos. Atribuindo trabalho? Certifique-se de identificar a tarefa, quando ela deve ser entregue e quem está no trabalho para concluí-la. Antecipe as grandes questões que podem surgir e abordá-las em sua mensagem.

Leia seu e-mail em voz alta para detectar erros de digitação

Todo mundo comete alguns erros de digitação aqui e ali, especialmente nas mensagens diárias. Palavras com erros ortográficos, ausentes ou confusas acontecem (maldito seja, autocorreção!), Mas se elas acontecem com você regularmente, é muito provável que as pessoas estejam julgando você por isso. Erros de digitação em seu e-mail podem fazer você parecer descuidado ou pouco inteligente.

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O momento mais importante para evitar erros de digitação é quando você está enviando um e-mail de alto risco (por exemplo, o e-mail da carta de apresentação, o e-mail de rede, o memorando para toda a empresa, etc.).

Depois de compor sua mensagem, reserve um momento extra para executar a verificação ortográfica e, em seguida, simplesmente leia seu e-mail em voz alta antes de dispará-lo. Ouvir sua mensagem em voz alta o ajudará a identificar melhor algo que está fora do lugar. Quando você notar algo que está errado, corrija-o imediatamente.

É acionável?

Ao terminar de redigir seu e-mail, verifique - este e-mail pode ser acionado? Os destinatários da sua mensagem sabem o que fazer a seguir? Você os deixou com uma frase de chamariz clara? Se a resposta a alguma dessas perguntas for não, faça uma alteração. Encerre seu e-mail com a próxima etapa que você deseja que seu leitor execute, seja um brainstorming para uma reunião futura ou ligando para você para marcar uma entrevista por telefone.

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Lembre-se de sua saudação e finalização

Se for o primeiro e-mail de uma série, não perca uma saudação, mas também não o prolongue com muita conversa fiada. Minha saudação favorita é a clássica: Olá (hame / team / all), seguido do motivo pelo qual você está enviando o e-mail, é claro.

As aprovações também são fundamentais. Meus favoritos para e-mails comerciais incluem: Obrigado, Atenciosamente e Atenciosamente. Simples, direto e profissional. As assinaturas também sinalizam para seus leitores que seu e-mail acabou.

Checagem final

Acha que está quase pronto para enviar? Dê ao seu excelente e-mail mais uma leitura, imprimindo-o ou lendo-o ao contrário, frase por frase. (Ou convide um leitor extra para revisar, supondo que seja um e-mail importante.) Esses truques de edição o ajudarão a ver seu trabalho com novos olhos e a detectar erros rapidamente.

Lembre-se de que você não precisa ser um escritor para escrever um ótimo e-mail comercial. Se você implementar algumas dessas dicas, especialmente para e-mails importantes que você precisa enviar, é provável que veja uma resposta melhor à sua mensagem.


este artigo apareceu originalmente em Contessa de carreira e é reimpresso com permissão.