Veja como eu preencho minha lista de tarefas todos os dias

Eu fazia coisas erradas há 15 anos.

Veja como eu preencho minha lista de tarefas todos os dias

Eu sou uma pessoa que tem muitas tarefas a fazer. Provavelmente venho fazendo listas diárias de tarefas em Post-its amarelos há quase 15 anos. Todas as noites, antes de ir para a cama, escrevo uma lista com marcadores de todas as coisas que preciso realizar no dia seguinte. No entanto, inevitavelmente, no final do dia seguinte, geralmente tenho alguns itens que não foram riscados da lista. Esses itens são adicionados ao topo das tarefas de amanhã. No entanto, a mesma coisa acontece no dia seguinte: movo alguns itens incompletos para a lista de amanhã. . . e repita no dia seguinte. . . e o próximo.

Raramente concluo minhas listas de tarefas no dia em que pretendo. Isso invariavelmente me leva a ficar um pouco frustrado ou até mesmo um pouco sobrecarregado no final do dia. Certamente eu não sou o único com este problema, então procurei uma solução para o motivo pelo qual minhas listas de tarefas não estavam sendo concluídas.

Eu li vários artigos sobre por que listas de tarefas supostamente não funciona , porque eles funcionam, mas eu estou fazendo errado , e como fazê-los funcionar . Tentei vários métodos ao longo da semana e descobri que nenhum artigo que li tinha o conselho exato de que eu precisava para terminar minhas listas de tarefas diárias como um profissional. Mas, usando o conselho de vários especialistas, criei um fluxo de trabalho de lista de tarefas que funciona para mim. No final da semana, eu estava completando tudo da minha lista de tarefas todos os dias. E fiz isso fazendo quatro mudanças simples na maneira como eu deveria fazer.



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Minha lista de tarefas: antes e depois

Abaixo está como geralmente parecia minha lista de tarefas diárias nos últimos 15 anos.

E agora aqui está minha nova lista de tarefas. Este é o formato e método que alcancei por volta do quinto dia, e tenho sido capaz de completar todas as minhas listas diárias todos os dias desde então.

Algumas das mudanças podem ser imediatamente perceptíveis, mas vamos examiná-las todas a seguir.

1. Livre-se do óbvio

O mais importante primeiro: pare de escrever as coisas óbvias que você faz diariamente. Estou falando sobre coisas como almoçar, preparar o jantar, tomar banho, etc. Adicionar tarefas como essas só serve para bagunçar sua lista de tarefas e fazer você se sentir sobrecarregado. Para mim, parei de adicionar almoçar e ir a pé para minha lista de tarefas. Posso confiar no meu corpo para me alertar quando estou com fome ou quando preciso me levantar e esticar as pernas. Não há razão para manter essas coisas em sua lista diária.

2. Organize as tarefas de acordo com o Digital Quickies, o trabalho e o mundo real

A próxima etapa que dei foi organizar minha lista de tarefas diárias em três seções simples. A primeira seção eu chamo de rapidinhas digitais. Essas são tarefas muito curtas que posso realizar no meu laptop ou mesmo no meu smartphone. A próxima seção é trabalho. Essas tarefas estão entre as mais críticas do dia. Por que eles não estão no topo da lista, então? Chegarei a isso na próxima etapa. A seção final é o mundo real. Essas tarefas são coisas que não podem ser feitas no trabalho ou digitalmente. Eles são os recados que você precisa para executar no mundo real.

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3. Faça as tarefas digitais que menos consomem tempo na primeira hora depois de acordar

A grande vantagem das tarefas digitais é que geralmente não precisam acontecer em tempo real (um e-mail pode ser enviado a qualquer momento, em vez de uma ligação que exige que duas pessoas estejam disponíveis ao mesmo tempo). Descobri que muitas das tarefas que havia anotado em minhas tarefas diárias eram, na verdade, rapidinhas digitais. Eles poderiam ser atendidos em alguns minutos cada, mas pareciam tarefas muito mais envolventes porque não eram organizados juntos e concluídos de uma vez.

Agora minhas rapidinhas digitais são cuidadas na primeira hora em que estou acordado de manhã. Isso me permite riscar quase um terço da minha lista de tarefas antes de meu dia realmente começar. Psicologicamente, isso me faz sentir que estou realizando muito, e também me permite focar nas tarefas maiores a serem concluídas.

Essas tarefas se enquadram na minha nova seção de trabalho. Essas são as tarefas mais importantes e demoradas que preciso realizar todos os dias. Para mim, os itens desta seção quase sempre envolvem tarefas para as quais sou pago. Há outro truque que aprendi para concluir tarefas de trabalho, sobre o qual falarei na última etapa.

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A seção final do meu novo layout de lista de tarefas é o mundo real. As tarefas listadas aqui são todas as coisas que preciso concluir que não estão relacionadas ao trabalho. Essas tarefas são menos importantes do que as minhas de trabalho, já que os únicos prazos para concluí-las são meus, e é por isso que a seção do mundo real vai depois da minha seção de trabalho. Aqui, eu adiciono qualquer tarefa que seja uma incumbência que não faço diariamente e que preciso concluir. Essas tarefas também aparecem por último, pois posso concluí-las fora do horário de trabalho.

4. Adicionar estimativas de tempo a grandes tarefas

A etapa final que dei foi adicionar estimativas de tempo a qualquer tarefa grande. Para mim, isso inclui principalmente minhas tarefas de trabalho. Acho que adicionar uma estimativa de tempo simples, por exemplo, relatórios do Do FastCo News - 3 horas me permite reservar tempo suficiente para realizar essas tarefas. Isso me permite ter certeza de que realmente tenho tempo suficiente durante o dia para completar tudo na minha lista. Se minhas rapidinhas digitais são todas tarefas curtas, sei que levarão menos de 30 minutos. Pelas estimativas de tempo para minhas tarefas de trabalho (as mais importantes), eu sei que elas levarão seis horas e meia para serem concluídas - facilmente realizáveis ​​durante o horário de trabalho padrão. Isso significa que terei tempo mais do que suficiente para terminar minhas tarefas do mundo real até o final do dia.

Desde que comecei a usar esse novo formato, concluí todas as tarefas de minhas listas diárias. É uma grande sensação de realização quando você risca o último item e joga aquele Post-it amarelo no lixo.

Lembre-se de que meu novo fluxo de trabalho de lista de tarefas é personalizado especificamente para meu trabalho diário e minhas necessidades. O seu provavelmente será um pouco diferente. Ainda assim, eliminando o óbvio, organizando suas tarefas, realizando tarefas digitais curtas primeiro e adicionando estimativas de tempo às maiores, você deverá ser capaz de completar seus itens de lista de tarefas todos os dias.