Como responder à velha pergunta: Será que essa reunião pode ter sido um e-mail?

Todos nós participamos de reuniões que poderiam ter sido totalmente ignoradas. Antes de agendar outro, faça um favor a todos nós e considere estes quatro fatores.

Como responder à velha pergunta: Será que essa reunião pode ter sido um e-mail?

Todos nós já participamos de reuniões - virtuais e presenciais - e nos perguntamos: Por que estou aqui? Em um estudo recente da SurveyMonkey , 32% dos entrevistados acharam que uma reunião poderia ter sido um e-mail. Mesmo assim, as reuniões continuam e os funcionários estão cansados ​​delas, diz Brian Kropp, chefe de pesquisa da prática de RH do Gartner.



[Nossa] pesquisa mostra que funcionários híbridos que viram um aumento no tempo gasto em reuniões individuais com seus colegas têm 1,37 vezes mais probabilidade de se sentirem emocionalmente esgotados de seu trabalho, diz ele. Mais alarmante, 40% dos funcionários híbridos ou remotos relatam um aumento na duração de sua jornada de trabalho nos últimos 12 meses. Mais reuniões, por sua vez, geram mais fadiga do funcionário.

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Antes de criar esse convite de calendário, pergunte-se se uma reunião é a única maneira de compartilhar as informações. Estas são as quatro circunstâncias em que uma reunião pode ser melhor:



1. Agindo

As atualizações de status e FYIs não precisam ser feitas em reuniões. Se você não tiver certeza, Darren Murph, chefe do controle remoto para a plataforma DevOps aberta GitLab, sugere inserir uma mentalidade assíncrona perguntando-se: como eu entregaria esta mensagem, apresentaria este trabalho ou avançaria neste projeto agora, se ninguém mais na minha equipe ou na minha empresa estavam acordados?



Isso elimina a tentação de usar atalhos ou convocar uma reunião para simplesmente coletar informações. Afinal, toda reunião deve ser uma revisão de uma proposta concreta e somente convocada quando ela levar a um resultado mais eficiente do que seria possível de forma assíncrona, diz ele.

Em vez disso, as reuniões devem ser reservadas para a criação de ações a partir de uma proposta. As organizações mais eficientes reconhecem que a coleta de consenso e a tomada de decisões devem ser dissociadas, diz Murph. O primeiro pode ser amplamente realizado de forma assíncrona, economizando um precioso tempo de reunião síncrona para finalizar decisões depois que os principais interessados ​​tenham ingerido a entrada por escrito.

Como os resultados das reuniões precisam ser documentados, transferi-los para uma forma de comunicação por escrito economiza tempo. Também permite que os membros da equipe estejam em pé de igualdade, com cada membro da equipe contribuindo com o mesmo tamanho de fonte, diz Murph.

2. Aumento da eficiência



Kate Christie, CEO da consultoria de gerenciamento de tempo Time Stylers, diz que as reuniões podem ser divididas em três categorias: para informações, para discussão e para decisões. As informações devem ser trocadas por e-mail. Mas as discussões e decisões podem ser mais eficientes como reuniões.

Há uma diferença entre ser produtivo e ser eficiente, diz ela. Basicamente, produtividade é fazer mais com o mesmo, como produzir mais produtos com o mesmo número de pessoas. Eficiência é fazer o mesmo com menos, produzindo os mesmos resultados com [menos] etapas.

As empresas desejam que seu pessoal seja produtivo e que seus processos e sistemas sejam eficientes.



Do ponto de vista da eficiência, as reuniões para discutir um assunto desafiador ou para tomar uma decisão são um bom investimento de tempo, diz Christie. É um uso melhor do tempo da equipe para reuni-los em uma sala por 30 minutos para debater um problema ou tomar uma decisão, do que enviar vários e-mails solicitando informações, para ler todas as contribuições, para sintetizar as contribuições, e então chegar a uma decisão que precisa ser divulgada.

As reuniões de tomada de decisão também dependerão do alinhamento dentro da equipe, acrescenta Kamal Janardan, gerente geral do Microsoft 365 Insights.

Se o ajuste de nível for necessário, faça uma pré-leitura e use a reunião para começar com essa pré-leitura, diz ela. Se todos estiverem alinhados, considere proceder via e-mail ou equipes. Se uma reunião ainda for necessária, tente uma sincronização de 20 a 25 minutos, que pode ajudar a reduzir o cansaço.

3. Brainstorming de novas ideias

As reuniões também podem ser eficazes para a geração de ideias, diz Matt Burns, líder do ecossistema de startups na plataforma de produtividade monday.com. O brainstorming pode ser particularmente produtivo em um formato de reunião porque fornece uma oportunidade de baixo risco para o compartilhamento de novas ideias, permite que os participantes repitam as contribuições uns dos outros em tempo real e ajuda as equipes a entender melhor como seus colegas pensam e trabalham, diz ele.

Para aproveitar ao máximo o tempo de todos, Burns sugere montar o palco. Seja intencional e comunicativo na hora de marcar uma reunião para garantir que todos cheguem na mesma página, com o contexto necessário e alinhados aos objetivos, afirma.

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4. Lidando com Tópicos Sensíveis

Tópicos carregados de emoção são mais bem tratados cara a cara, diz Janardan. A pesquisa mostra que as interações face a face, mesmo que virtuais, podem ajudar a mitigar falhas de comunicação, uma vez que as emoções são mais facilmente compreendidas por meio da comunicação por voz, diz ela.

Kropp concorda, acrescentando que as videochamadas são melhores para tópicos que precisam ter espaço para nuances, tom e linguagem corporal. Isso inclui discussões ou conversas delicadas em que o tom pode ser mal interpretado quando colocado em forma escrita, como conversas sobre gestão de desempenho e conversas de mentoria ou coaching, diz ele.

Reunião ou e-mail?

Antes de enviar um convite de calendário, considere que as reuniões são múltiplos de seus participantes, diz Burns. Se uma reunião ruim de seis minutos tem 10 participantes, isso é uma hora de produtividade desperdiçada, diz ele. Agora imagine uma reunião ruim de 30 minutos com três pessoas ou mais.

As reuniões são pedidos de tempo de alguém, então avalie cuidadosamente o seu custo ou benefício, diz Janardan. Ser transacional pode ajudá-lo a levar menos tempo; no entanto, também pode levar à exaustão e sobrecarga, diz ela. Seja humano e incentive os outros a fazerem o mesmo.

Resista à tentação de deixar de lado uma reunião, diz Janardan: Lembre-se de todas as coisas que foram resolvidas quando você teve aqueles desentendimentos casuais no trabalho e tente recriá-los - esteja você pessoalmente ou não. Às vezes, a maneira mais rápida de chegar a uma solução é simplesmente pegar o telefone ou procurar fisicamente um colega se você estiver passando mais tempo em um escritório físico.

Quando bem feitas, as reuniões podem resultar em equipes mais fortes. Independentemente do seu setor, construir e manter relacionamentos positivos com seus colegas e equipes ajuda a melhorar o fluxo das comunicações em geral, diz Burns. Uma reunião bem administrada pode fomentar o relacionamento orgânico e ajudar a construir laços dentro das equipes.