Como decidir se deve enviar e-mail, mensagem de texto, ligar ou falar pessoalmente

Pode parecer simples, mas muitas pessoas fazem a escolha errada.

Como decidir se deve enviar e-mail, mensagem de texto, ligar ou falar pessoalmente

Graças à tecnologia, temos uma variedade de opções para a comunicação no escritório e fora dela. Mas aqui está o desafio. Envie um e-mail para alguém quando deveria ter ligado e pode perder tempo indo e voltando, ou eles podem interpretar mal o seu tom. Envie uma mensagem de texto para seu novo chefe quando deveria ter enviado um e-mail e você pode arriscar que ela pense que você não é profissional.



Abaixo estão alguns dos canais mais comuns de comunicação e as maneiras de usá-los - e não abusar - deles no trabalho. Claro, algumas dessas regras são bastante intuitivas, mas à medida que as normas do local de trabalho mudam, uma pequena atualização nunca faz mal.

1 Cara a cara

Falar cara a cara com alguém ainda é o melhor. Todos os outros métodos de comunicação são apenas simulações de comunicação pessoal, diz Jon Robinson, presidente da Lunar, uma empresa de software e serviços focada em vendas e marketing. Sempre que possível, procure essas situações individuais.



As reuniões de grupo são ótimas, mas como são mais públicas, não são necessariamente um bom momento para abordar seu chefe, ou qualquer outra pessoa, para uma decisão. Em vez disso, tente uma reunião individual, um bate-papo rápido na sala de café ou uma caminhada até o estacionamento (supondo que a outra pessoa não esteja com muita pressa). Ou enfie a cabeça no escritório do seu chefe e diga: Você tem um minuto? A beleza dessas trocas rápidas é que você pode obter uma resposta que o impulsiona a avançar com um projeto ou decisão.



Para aproveitar ao máximo os encontros improvisados, prepare-se! Saiba exatamente qual é a sua mensagem e o que você deseja dessa troca. Você pode ter apenas 30 segundos, então faça certo.

2 E-mail

O envio de e-mails é um protocolo padrão, mas aqui também você desejará refinar suas habilidades.

A beleza do e-mail é que você pode transmitir totalmente suas ideias sobre um assunto importante. Você pode fazer qualquer coisa, desde propor uma ideia ao seu chefe, agradecer a alguém por hospedar um evento, convidar alguém para se tornar um cliente.



O desafio dos e-mails é que você precisa estruturá-los de forma clara e persuasiva - ou ninguém se preocupará em lê-los. Você também pode aquecer seus e-mails para parecer mais relaxado e amigável. Para começar, use uma linguagem real e coloquial. Não diga para quando você pode dizer para. Não diga quando você pode dizer mas. Divida frases mais longas em mais curtas. Em suma, escreva da maneira como você fala.

3. Texto

Enviar mensagens de texto no trabalho está se tornando cada vez mais popular, mas requer um toque especialmente habilidoso.

Na melhor das hipóteses, é uma maneira fácil e amigável de entrar em contato, seja para deixar um colega saber que você adorou a conversa que teve durante o almoço ou para seu chefe que você está preso no trânsito e chegará 10 minutos atrasado para um encontro. São acessos rápidos que fazem você parecer responsável.



Por essas razões, o envio de mensagens de texto está se tornando mais aceitável em uma variedade de situações de negócios. A empresa de Robinson acaba de lançar um estude que mostra que você pode envolver clientes com sucesso com mensagens de texto. Quando perguntado, você aprova a comunicação por texto de um vendedor com quem você tem um relacionamento? 69% dos entrevistados disseram que sim. Quando perguntado qual é o canal mais fácil para você responder? 53% dos entrevistados disseram texto, enquanto apenas 41% disseram e-mail.

Claramente, os consumidores estão esperando - e até preferindo - textos de vendedores e empresas em geral. Na pesquisa de sua empresa, Robinson diz que os clientes em potencial que recebem mensagens de texto têm duas vezes mais chances de passar de lead para cliente.

Mas também há muitas desvantagens nas mensagens de texto. Em um recente Wall Street Journal artigo O escritor Te-Ping Chen conta a trágica história de um funcionário que pretendia mandar uma mensagem de texto I luv u para sua esposa, mas sem querer mandou uma mensagem para seu chefe. Aprenda com o erro dele: verifique novamente para ver para quem você está enviando mensagens de texto e certifique-se de revisar também. Um erro de digitação sempre refletirá mal em você.

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Certifique-se de que, ao enviar um texto, o destinatário se sinta confortável com ele, diz Robinson. Se feito da maneira errada, o envio de mensagens de texto pode levar a sentimentos de intrusão.

4. Telefone e correio de voz

As chamadas telefônicas podem ser eficazes, dependendo da situação. Se você tem um relacionamento próximo, pode ligar para o celular de alguém e pode colocá-la na linha. Mas se você não conhece bem essa pessoa, não ligue para o número de telefone pessoal de alguém. Por exemplo, se você estiver fazendo uma entrevista para um emprego, provavelmente não vai impressionar se ligar para o telefone do vice-presidente.

Além disso, uma linha de trabalho deve ser seu último recurso de comunicação. Provavelmente, ninguém atenderá (porque quem mais atende telefones comerciais?).

Deixar um correio de voz é igualmente ineficaz. Quantas pessoas irão realmente percorrer suas mensagens e responder? Se você realmente deseja se conectar com alguém, tente uma opção diferente.