Como o post-it pode se tornar a mais recente tecnologia de inovação

Em um mundo de suposto declínio do uso de papel, os Post-it Notes estão ganhando vida, vendo um ressurgimento de uma forma nova e imprevista - como uma ferramenta para inovação e colaboração.

Como o post-it pode se tornar a mais recente tecnologia de inovação

Em 1978, F.W. Lancaster, um cientista da informação da Universidade de Illinois, profetizou o início de uma sociedade sem papel em seu livro Rumo a sistemas de informação sem papel . No livro, Lancaster expôs as etapas evolutivas da impressão às publicações eletrônicas, começando com periódicos científicos e, finalmente, levando à literatura popular.

Trinta e seis anos depois, quão perto chegamos da previsão de Lancaster? Por um lado, o uso de papel está em declínio nos últimos 10 anos nos EUA, graças à transição para jornais eletrônicos, e-books e revistas. Por outro lado, o americano médio ainda usa 531 libras de papel todos os anos, de acordo com Statista . E em todo o mundo, o uso de papel é realmente aumentando .

Portanto, é irônico que a transição do papel para documentos eletrônicos seja considerada inovadora e futurística, enquanto a mais nova ferramenta no galpão de inovação pode acabar sendo uma invenção de 2.000 anos: o papel.



Do encaminhamento de documentos ao catalisador de inovação

Dois anos após Lancaster profetizar a morte do jornal, a 3M introduziu o Post-it .

Concebido inicialmente como uma forma de marcar páginas, as organizações descobriram rapidamente o valor comercial dos Post-it Notes, usando-os para tarefas rotineiras, como o roteamento de pilhas de documentos em papel, de acordo com Jeff Hillins, diretor global de negócios da Post-it Brand. Colocar um post-it amarelo em uma pilha de papéis com instruções para o próximo revisor foi simples e intuitivo.

Mas, com o aumento dos documentos eletrônicos, a necessidade de post-it para encaminhar documentos de escritório começou a diminuir. Embora ainda seja usado para uma miríade de outros fins, como gravar senhas e deixar notas para colegas, o Post-it estava quase indo para o Smithsonian.

Mas os papeis pequenos e pegajosos agora estão ganhando uma segunda vida, vendo um ressurgimento de uma maneira nova e imprevista; como ferramenta de inovação e colaboração.

Em seu livro, Mudança por Design , Tim Brown, CEO da empresa de design e inovação Ideo, recomenda o Post-it Note como uma ferramenta perfeita para o brainstorming, pois fornece uma forma de convergir para uma solução quando existem muitas possibilidades.

Especificamente, Brown propõe sessões de brainstorming, durante as quais cada ideia é escrita em um único post-it e depois colada na parede. Em seguida, cada participante recebe uma pilha de Post-it e é instruído a colocar uma nota em cada ideia de que gosta. As ideias que acumulam mais votos Post-it passam para a próxima fase. Esse processo continua até que surja um consenso.

Abigail Sellen, pesquisadora principal da Microsoft Research e co-autora de O mito do escritório sem papel , explica por que isso funciona. O papel é um meio temporário, diz Sellen. E os post-its foram projetados para serem temporários, incluindo a forma como eles se prendem às coisas. Portanto, usar usos de curto prazo, como brainstorming e processos de inovação, é um aplicativo perfeito para Post-it.

Sellen aponta outras propriedades que tornam o papel ideal para ideação. O papel é particularmente bom para passar de espaços privados para públicos ao trabalhar com outras pessoas, diz ela. O Post-it permite que você tire ideias de sua mente e as compartilhe com os colegas. O papel também é fácil de compartilhar em uma tela grande, porque não é limitado pelo tamanho da tela de um computador. Ele pode ser colado em cima de outras coisas, como flipboards, paredes e mesas. Além disso, o papel permite anotações de forma livre, portanto, marcar ideias com uma caneta ou marcador é simples. O papel também permite seguir uma história de ideias, uma vez que uma nota pode ser colocada diretamente em cima da outra.

Com tudo que o papel tem a seu favor, Sellen diz que não tem certeza se o consumo de papel vai diminuir no local de trabalho, mas ela ressalta que provavelmente vamos jogar fora mais.

Usando papel para desbloquear soluções

Imagem: usuário do Flickr Runa Jason

Com todo o foco hoje em design e inovação, a 3M identificou a necessidade de produtos especiais de notas Post-it. Para educar o público sobre a utilidade dos Post-it Notes para inovação e colaboração, a 3M lançou recentemente um Site de colaboração de Post-it Note . O site fornece 13 sugestões de uso de Post-it Notes para a construção de ideias brilhantes juntos, incluindo storyboards , diagramas espinha de peixe, mapeamento mental e diagramas de afinidade. O site inclui instruções detalhadas sobre como concluir cada processo.

Analógico encontra digital em um mundo de papel

Por quanto tempo o papel continuará a ser a ferramenta certa para o planejamento e a idealização? Quanto tempo levará para alguém descobrir como replicar a utilidade do papel no espaço digital? Um desenvolvimento interessante no mundo do papel de inovação / colaboração é a síntese de Post-it Notes com tecnologias digitais.

Recentemente, 3M e Evernote conseguiram juntos para permitir que as pessoas casem Post-it Notes com documentos eletrônicos ou, nas palavras de Hillins, juntem tecnologias analógicas às digitais. O novo produto permite que as pessoas fotografem um Post-it. Em seguida, ele traduz as notas manuscritas em texto pesquisável e usa a cor do papel para categorizar a nota em assuntos predefinidos.

As notas de post-it podem ser totalmente digitais? Já existe uma variedade de aplicativos digitais de Post-it Note, mas as propriedades que tornam o papel atraente não se traduzem diretamente no mundo digital. Sellen acredita que chegaremos lá, mas ela não estava disposta a oferecer uma previsão de quanto tempo levará - provavelmente uma jogada inteligente, considerando o sucesso da previsão de 36 anos de Lanscaster do escritório sem papel.