Como escrever um e-mail comercial quando você estiver realmente chateado

Apenas não faça. Mas se for absolutamente necessário, faça assim.

Como escrever um e-mail comercial quando você estiver realmente chateado

Vamos direto ao assunto: você está escrevendo e-mails ruins. Normalmente, isso funciona de duas maneiras. No primeiro, você agoniza com cada palavra, enchendo seus e-mails com informações demais, um sundae de pedidos que cobrem todas as bases e recapitula suas apostas com uma cereja exagerada de gentilezas no topo. Você gasta muito tempo elaborando a mensagem perfeita quando o destinatário vai apenas folhear seu solilóquio em busca de verbos de ação, decidir se eles precisam responder e descartá-lo como um panfleto de Live Comedy na Times Square.



Ou então é o contrário: você pensa mal, reagindo a cada e-mail do grupo na chegada, elaborando rapidamente uma resposta, seu dedo pairando sobre o botão de responder a todos para que possa entrar na conversa em grupo e colocar seu nome no quadro, obstruindo o de todos caixa de entrada no processo.

Mas existem duas regras gerais que podem ajudar a salvá-lo de ambos os cenários. O primeiro: Fala menos . O segundo: Frio. E, ao que parece, ambas as regras são muito importantes quando você está com raiva.



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Respire e desacelere

Sempre que as emoções entrarem em jogo, leve menos ao extremo: apenas não escreva um e-mail quando estiver com raiva, ansiedade, tristeza ou vergonha. Não leia rapidamente um e-mail que inclua feedback crítico, fique irritado, talvez interprete mal a mensagem, empurre o peito, responda com algo defensivo e, subsequentemente, pareça um idiota demente.




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Se você estiver experimentando um nível extremo de emoção, escreva um rascunho do e-mail que deseja enviar e espere pelo menos duas horas para enviá-lo (depois de lê-lo primeiro). Não saia e envie algo de que possa se arrepender mais tarde . Está escrito para sempre.

Diga isso em voz alta

Leia seus e-mails mais importantes em voz alta antes de enviar. Se eles soam irritadiços ou rudes, e você não quer soar assim, suavize a linguagem. A gentileza é uma escolha (e é fácil), uma vez que você baixe a guarda e perceba que ninguém pode realmente machucá-lo por causa dessa cadeia de e-mail.



Da mesma forma, leia sua correspondência em voz alta e preste atenção em linguagem excessivamente tímida e desculpas excessivas - alguns de nós tentam compensar quando estamos chateados ou frustrados, em vez de murmurar. Você tem permissão para ser direto e pedir o que quiser. Basta fazer isso com a gramática correta e algumas sutilezas, como Obrigado.

Errar do lado da formalidade

Em caso de dúvida, seja um pouco mais formal. (A menos que você esteja escrevendo para alguém que conhece bem, e um tom formal pareceria rancoroso ou passivo-agressivo.) Use todas as maneiras que você aprendeu neste mundo como um ser humano civilizado. Seja amigável, mas educado.

Vá direto ao assunto

Seja conciso, direto e direto ao ponto. Não inclua sentimentos ou informações estranhas. Este é um e-mail comercial, o que significa que você deve se tornar o Raymond Carver do formulário, transmitindo sua mensagem na prosa mais específica e esparsa. Antes de enviar, veja se há palavras, pensamentos ou parágrafos que você pode excluir completamente e ainda assim ser ouvido com eficácia.

Considere se é o meio certo para a mensagem



E como uma verificação final: Tem certeza de que deseja esta mensagem por escrito ou prefere não ter um registro permanente desta conversa? Você pode conseguir o que deseja pegando o telefone ou caminhando alguns passos até um cubículo adjacente? Isso tornaria as coisas menos complicadas?

Para contextualizar, vamos aplicar essas regras a um e-mail real. Imagine que você está tentando receber por algo que escreveu, seu pagamento está atrasado e você está fazendo o acompanhamento. Aqui está seu primeiro rascunho do e-mail.

Olá [fulano que não me pagou]!

Como você está? Eu espero que você esteja bem! Lamento incomodá-lo com isso porque sei que você deve estar superocupado e odeio parecer um chato. (Por favor, diga que não sou uma daquelas pessoas irritantes que envia e-mails o tempo todo? Este é o meu pior medo.)

Anyhoo: Estou escrevendo hoje porque queria verificar meu pagamento pela história que escrevi em abril. Sei que conversamos sobre o pagamento há algumas semanas e, quando conversamos pela última vez, você disse que o receberia até 15 de junho, mas agora 15 de junho já passou e ainda não recebi um cheque.

Talvez tenha se perdido no correio? Meu prédio está estranho agora e totalmente poderia ter sido perdido ou retirado da mesa de correspondência da comunidade, mas eu só queria ver se deveria me preocupar com isso ou se o cheque realmente não saiu.

Totalmente bem de qualquer maneira!

Espero que tudo esteja ótimo. Eu realmente adorei trabalhar com vocês e adoraria lançar outra coisa e escrever para vocês novamente. Informe quando seria um bom momento para enviar propostas ou o que vocês estão procurando.

Quero dizer, depois que esse negócio de cheques estiver resolvido. Há mais alguém para quem eu possa ligar / me preocupar com isso?

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Só quero chegar ao fundo disso. Muito obrigado pelo seu tempo.

melhor,

[Pessoa que não recebeu o pagamento]

Aqui está o que você deve dizer:

Você está irritado, e parece isso! Veja como você deve revisar esse rascunho antes de enviá-lo:

Olá [fulano que não me pagou]!

Eu queria saber mais sobre o pagamento daquela história que escrevi em abril. Quando conversamos pela última vez, você disse que eu o receberia até 15 de junho, mas ainda não recebi o cheque.

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Eu sei que você está ocupado - há mais alguém para quem eu possa ligar / me preocupar com isso?

Muito obrigado pelo seu tempo,

[Pessoa que não recebeu o pagamento]

Dominar o tom desses e-mails é delicado. Você deve relatar os fatos usando a linguagem menos emocional possível. Comece dizendo a eles que você está recapitulando sua conversa ou esclarecendo as expectativas que você pode ter discutido verbalmente. Mas use isso com cautela - afinal, você não quer criar um ambiente hostil se puder evitá-lo. Seu temperamento se dissipará, mas talvez não.


Este artigo foi adaptado de Estranho em um mundo que não é: um guia de carreira para desajustados, F * ckups e fracassos por Jennifer Romolini. Ele foi reimpresso com permissão da HarperBusiness, uma divisão da HarperCollins Publishers.