Como você pode criar uma programação que realmente funcione para você

Não seja vítima de programação insuficiente ou excessiva.

Como você pode criar uma programação que realmente funcione para você

Quando se trata de nossa programação diária, a maioria das pessoas se enquadra em um dos dois campos:

    • O over-scheduler: Seus calendários parecem pinturas a dedo de um jardim de infância. As reuniões se sobrepõem às reuniões, enquanto os lembretes de eventos, intervalos, tarefas e mais reuniões estão acontecendo como se fosse véspera de ano novo. Seus dias são determinados desde o momento em que acordam até sua rotina noturna.
    • O minimalista: Também conhecido como The Dreamer. Eles têm um ou dois eventos recorrentes, mas muitos espaços em branco para que fiquem livres (pelo menos no papel) para longos períodos de trabalho.



O problema é que ambos são terríveis. Por suas próprias razões.

O excesso de programação não nos deixa tempo para nós mesmos. Quanto mais controle estamos de nosso calendário, menos controle sentimos que temos sobre nossas vidas. Sem mencionar que somos notoriamente ruins em saber quanto tempo as tarefas demoram para fazer. Quando sua agenda está tão sobrecarregada, até mesmo ir 15 minutos a mais em sua tarefa matinal vai deixar seu dia inteiro fora de sintonia.



E o minimalista? Bem, eles estão apenas vivendo em la la land, não estão? Eles transferiram sua programação para algum outro formato - provavelmente uma lista de tarefas, um aplicativo de programação ou uma série de e-mails irritados perguntando Onde fica isso?



Uma boa programação diária é um plano para uma vida de sucesso. Saber o que estamos fazendo e quando nos capacita com uma sensação de propósito , significado , e foco .

Observando como fundadores de sucesso, criativos e pensadores profundos elaboram suas próprias agendas diárias, podemos aprender as melhores maneiras de projetar nosso próprio dia perfeito.


Relacionado: Isto é o que aconteceu quando agendei hora para procrastinar


Crie reservas de tempo para o trabalho mais importante do seu dia



As pessoas mais bem-sucedidas consistentemente realizam seu trabalho mais importante primeiro.

Seja engolindo um sapo (ou seja, tirando sua tarefa mais difícil do caminho para que o resto do dia seja uma brisa) ou bloqueando o tempo para um trabalho pessoal ou significativo antes de qualquer outra coisa.

O que eles não fazem é começar o dia com distrações, gatilhos emocionais e estresse (ou seja, e-mail, mídia social e Slack).



Antes de tudo, inclua um tempo recorrente em sua programação diária para o trabalho mais importante. Não apenas nossos níveis de energia são naturalmente mais elevados pela manhã, mas a conclusão de uma tarefa significativa tem um efeito dominó que o empurra ao longo do dia.

Existem muitos exemplos excelentes disso, mas um dos meus favoritos vem do fundador e acadêmico Kevin taylor , que define diariamente, blocos recorrentes para suas manhãs:

Como Taylor explica:

como ser um ouvinte melhor

Se você for como a maioria, você programa o que os outros exigem de você primeiro e só depois procura por espaços vazios no calendário onde você pode 'encaixar' o que é importante para você. (Boa sorte para encontrar tempo de foco nesse tipo de calendário 'projetado de forma reativa'.)

Em vez disso, mude o paradigma programando o que é importante para você primeiro.

Definir um compromisso recorrente consigo mesmo logo no início da manhã define seu dia com a intenção certa e garante que, não importa o que aconteça, você fez algo significativo em seu dia.

Outra ótima maneira de fazer isso é agendar o RescueTime FocusTime sessões com início automático pela manhã. Dessa forma, você não se distrairá com a mídia social ou outros buscadores de atenção.


Relacionado: Como planejar seu dia de trabalho ideal com base em seus hábitos de sono


Comece o dia com um prato cheio

Levando a ideia do modelo semanal ainda mais longe, você pode criar um modelo para o dia inteiro, não apenas pela manhã.

Agora, isso não é o mesmo que a programação diária do agendador, cujo dia é preenchido com as prioridades de outras pessoas. Mas sim uma forma de garantir que você proteger o tempo para fazer todas as coisas que você deseja fazer a cada dia.

o que é o modo escuro do mensageiro

Um exemplo é o que designer Jessica Hische a chama de Ultraschedule:

Este modelo é como um esqueleto no qual você constrói sua semana. Para Hische, isso significava manter a segunda-feira como o dia do administrador para chamadas e reuniões regulares, enquanto reservava um tempo às quartas e sextas-feiras para o trabalho analógico:

Há horários programados durante os quais posso estar totalmente imerso no e-mail e, pelo resto do dia, me forço a ignorá-lo. Acima de tudo, há períodos programados em que meu wi-fi estará desligado.

Uma das melhores partes dessa abordagem é que ela ajuda a visualizar seu dia de trabalho ideal - uma habilidade importante que poucos de nós praticamos.

Se a forma como você se imagina gastando todos os dias não está de acordo com a forma como você está realmente gastando seu tempo, então pode ser hora de dar um passo atrás e reavaliar suas prioridades.

Defina sua disponibilidade para o mínimo possível (10-15 minutos)

Com sua significativa programação matinal e diária definida, a próxima pergunta é: como você se encaixa nas tarefas, compromissos, reuniões e responsabilidades inevitáveis ​​que surgem e deixam seu dia maluco?

Uma programação ideal protege seu tempo. Portanto, implementar processos que mantenham seu tempo sagrado é um bom ponto de partida.

Para o vice-presidente de produto do Facebook, Fidji Simo, isso significa alterar o horário padrão das reuniões para o mínimo possível , conforme relatado por Revisão da primeira rodada :

Muitas pessoas não verificam quanto tempo deve ser realisticamente alocado para algo. O padrão é apenas 30 minutos para uma pequena conversa e 60 minutos para uma conversa maior. Isso contribui para que os calendários se pareçam com o queijo suíço.

Em vez disso, Simo define o tempo mínimo para as reuniões em 10-15 minutos (Elon Musk é famoso por dividir seu dia inteiro em Pedaços de 5 minutos ), deixando que a pessoa que faz a reserva solicite mais tempo se achar que precisa.

Isso torna você e o organizador da reunião responsáveis ​​por decidir quanto tempo eles realmente precisam. (Que é um ótimo lugar para começar ao consertar nossa obsessão por reuniões .)

Simo também recomenda definir buffers em torno dos horários das reuniões, bem como reservar espaços abertos intencionais em seu dia para surpresas de última hora. Dessa forma, você não está sendo ingênuo sobre as distrações que está fadado a enfrentar.

Amor número 77 do anjo

Fico mais focada quando defino minha própria agenda do que quando deixo que outros estabeleçam minha agenda, diz ela.


Relacionado: É assim que realmente funciona de maneira mais inteligente, não mais difícil


Mantenha todos os compromissos de seu tempo em um só lugar

Pode parecer uma boa ideia separar seus calendários pessoal e profissional, mas isso é apenas pedir problemas quando os compromissos se sobrepõem.

Em vez disso, reúna todos os seus compromissos no mesmo calendário para saber quanto tempo está realmente trabalhando. Você pode usar o código de cores para diferenciar as atividades, se desejar.

Você pode pensar em seu calendário como um grande frasco vazio. Cada tarefa que você adiciona - seja pessoal ou profissional - preenche espaço. E embora você possa atribuir diferentes níveis de importância às tarefas, sua agenda não. Uma hora é uma hora, não importa como você gaste.

Sua programação diária mantém você honesto. Configure-o corretamente e você terá uma visão clara do que precisa ser feito e de todos os conflitos de programação que podem causar dores de cabeça.


Uma versão disso artigo apareceu originalmente em RescueTime e é adaptado com permissão.