Meu primeiro mês usando um planejador de papel após uma década de afogamento em aplicativos

O experimento de um escritor em reaprender a arte do gerenciamento analógico do tempo.

Meu primeiro mês usando um planejador de papel após uma década de afogamento em aplicativos

De 2002 a 2007, costumava andar por toda parte com um caderninho de espiral no bolso de trás e um lápis espetado no cabelo. Foi assim que administrei minha agenda, lista de tarefas e (como estudante universitária) os rabiscos que fiz para meus professores.



Em seguida, o iPhone foi lançado. De repente, a quantidade de aplicativos em meu bolso tornou possível fazer e controlar muito mais do que meu pequeno notebook costumava permitir. Mas ao longo dos 10 anos desde então, eu percebi que embora eu possa estar fazendo mais coisas com o meu tempo, nem sempre estou fazendo o melhor coisas com ele. Muitas vezes, estou lidando com coisas que parecem urgentes em detrimento do que é realmente importante.

Portanto, este ano, decidi voltar para um planejador de papel. Aqui está como foi a transição e o que eu aprendi depois do primeiro mês me readaptando com ela.




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Reaprendendo a planejar com papel



Um representante de vendas da FranklinCovey, um dos últimos grandes defensores do planejamento em papel, me convenceu de que eu precisava dar ao planejador da empresa pelo menos uma chance de três semanas, alegando que leva pelo menos 21 dias para formar um novo hábito. Só por segurança, comprometi-me a experimentá-lo por um mês.

Quando o planejador que eu pedi veio, eu o abri, pronto para abandonar meus aplicativos de distração e entrar em um novo zen de gerenciamento de tempo analógico. Mas descobri que eu acidentalmente pedi um planejador de folhas soltas recargas em vez de um planejador de verdade - e para o ano errado. Esses são os tipos de coisas em que os aplicativos fazem você se acostumar a não pensar. Então, ansioso para começar de qualquer maneira, encomendei um novo planejador e me contive com a folha solta enquanto isso:



[Foto: Shane Snow]

O representante da FranklinCovey, animado com o fato de um repórter assumir essa jornada de transformação, enviou-me instruções sobre como usar meu novo planejador de forma otimizada, junto com o seguinte diagrama do livro do falecido Dr. Steven Covey Os sete hábitos das pessoas altamente eficazes :

[Gráfico: Franklin Planner ]

Usando essa Matriz de Tempo para categorizar os tipos de atividades nas quais gasto meu tempo, ele me disse, você pode colocar o poder de volta em suas mãos para se tornar proativo sobre as coisas que você mais valoriza, em vez de reagir às coisas que chamam sua atenção.




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Deixando a Matriz do Tempo de lado, compreendi parte do valor de se tornar analógico imediatamente: os aplicativos digitais de lista de tarefas oferecem espaço aparentemente ilimitado para fazer listas ilimitadas, mas o papel restringe o número de tarefas que você pode planejar de uma vez. Portanto, a caixa em branco no início do dia me forçou a pensar nas coisas mais importantes primeiro.

Mas, mais importante do que isso, o processo que FranklinCovey sugeriu me ajudou a fazer isso priorizando um pouco mais rigorosamente do que estava acostumado. Estou parafraseando aqui, mas essas são as quatro etapas que a empresa propõe:

  1. Liste as coisas que você deseja fazer.
  2. Atribua uma letra - A, B ou C - a cada: ‘A’ para coisas que absolutamente tenho para ser feito neste período de tempo; ‘B’ para coisas que você devemos Faz; ‘C’ para coisas que você poderia faça se você chegar a eles.
  3. Atribua um número a cada um: '1' para o que você precisa fazer primeiro, '2' para o segundo e assim por diante.
  4. Bloqueie um tempo em sua programação para realizar todos os As, seguido por todos os B que você conseguir fazer e, em seguida, quaisquer Cs restantes que você ainda possa encaixar.

Eu rapidamente percebi que a natureza do meu trabalho - fazer malabarismos com vários projetos ao mesmo tempo, com um assistente agendando ligações e reuniões para mim - feito usando apenas um calendário de papel praticamente impossível.

Então, decidi por uma abordagem híbrida, complementando o planejador FranklinCovey com um pouco de infraestrutura digital adicional: Meu Google Agenda poderia manter o controle das informações de discagem da conferência e anotações para reuniões - todos os pequenos detalhes logísticos que não cabiam no meu planejador de papel. Dessa forma, eu ainda poderia usar o papel para, bem, planejamento. Uma vantagem desse arranjo, descobri, é que mudar os compromissos é muito mais fácil arrastar e soltar do que apagar e apagar de volta.


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Encontrando um Equilíbrio

No final da primeira semana (ainda usando aquelas folhas soltas de papel planejador), eu já tinha começado a pegar o jeito deste sistema híbrido. Eu simplesmente bloqueei partes do tempo em que faria o trabalho e preenchi essas partes com as prioridades que planejei. Todas as manhãs, eu olhava para meu planejador e reavaliava quais tarefas eu enfrentaria durante meus blocos de trabalho. Comecei fazendo minha lista ABC todos os dias. Mas quando o novo planejador correto finalmente chegou pelo correio, eu acidentalmente descobri um processo ainda melhor.

Acabou sendo um planejador semanal (novamente, por engano), o que significa que você vê a semana inteira de uma vez, ao invés de um dia de cada vez. Na verdade, isso acabou sendo uma bênção disfarçada, porque me forçou a pensar sobre minhas prioridades com uma semana inteira de antecedência (em vez de apenas um dia após o outro), o que me fez programar aqueles blocos de trabalho um pouco mais intencionalmente.

[Foto: Shane Snow]

Olhando para uma semana inteira à frente, agora eu poderia planejar o tempo para atividades que se encaixam perfeitamente na categoria Importante / Não Urgente da Matriz de Tempo, sem que elas sejam encaixotadas por tarefas Urgentes. E então eu poderia agendar minhas ligações e reuniões - especialmente as urgentes, mas não importantes - em torno delas. Basicamente, eu planejaria as coisas importantes primeiro e, em seguida, deixaria as caixas vazias para o que sobrar. Durante o resto do mês, foi exatamente o que fiz e funcionou muito bem.

A única variável que quebrou o método científico deste experimento é o fato de que me mudei da cidade de Nova York para o México no final da segunda semana. Mesmo assim, meu planejamento de papel sobreviveu ao deslocamento. Culpe o sol ou um planejamento mais inteligente - de qualquer forma, um mês depois de voltar ao papel, me sinto muito melhor sobre a maneira como estou gastando meu tempo.