As únicas cinco pastas de e-mail que sua caixa de entrada precisará

Pare de organizar seus e-mails por assunto e comece a pensar neles em termos de prazos.

As únicas cinco pastas de e-mail que sua caixa de entrada precisará

Durante anos, minha abordagem ao e-mail foi como matar uma hidra. Para cada e-mail que excluí, mais dois chegavam à minha caixa de entrada.

Parte do problema, eu sabia, era a natureza do meu trabalho. Minha equipe está entre duas grandes organizações dentro da minha empresa, tornando a colaboração crucial, embora fosse ineficiente na prática. Portanto, não só eu agüentei essa bagunça, como também fui cúmplice em deixá-la piorar. Eu salvei tudo. Achei que a maioria das mensagens endereçadas diretamente a mim precisava da minha resposta. Eu estava errado.

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Olhando para trás, eu não tinha disciplina e discernimento para realmente gerenciar meus hábitos de e-mail. O sistema que uso agora não é um produto de minha própria invenção. Meu melhor amigo trabalha para uma grande empresa de consultoria e fiquei grato quando ele esboçou a estratégia grosseira que sua empresa compartilha com os consultores para ajudá-los a gerenciar suas próprias caixas de entrada indisciplinadas. A técnica vem com toda a beleza e simplicidade que você esperaria de uma empresa que cobra sete dígitos por compromisso - e depende de um sistema de dobrador que você pode contar com uma mão.



Abandone assuntos para prazos

O maior erro, na minha experiência, é criar pastas baseadas em tópicos. E-mails, como reuniões, raramente permanecem sob controle.

Minha caixa de entrada recém-simplificada e organizada tem um total de cinco pastas.

Onde você arquiva uma atualização importante que cobre dois projetos não relacionados? O que você faz com o mesmo e-mail se ele exigir uma resposta?

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O segundo erro que vi, e cometi pessoalmente, é tentar usar uma caixa de entrada como uma lista de tarefas pendentes. Simplesmente não há horas suficientes no dia de trabalho para responder aos e-mails que se acumulam lá. Com o tempo, precisamente Porque da maneira como eu estava organizando minha caixa de entrada, os e-mails aos quais eu deveria ter respondido foram empurrados cada vez mais para baixo e, eventualmente, esquecidos.

O sistema que salvou minha sanidade requer apenas cinco pastas:

  1. Caixa de entrada: a caixa de entrada é uma caneta. Os e-mails não devem ficar aqui por mais tempo do que você leva para arquivá-los em outra pasta. A exceção a esta regra é quando você responde imediatamente e estão esperando por um imediato resposta.
  2. Hoje: Tudo o que exige uma resposta hoje.
  3. Essa semana: Tudo o que requer uma resposta antes do final da semana.
  4. Este mês / trimestre: - Tudo o que precisa de uma resposta de longo prazo. Dependendo da sua função, muitos precisam de uma pasta mensal. Outros podem operar trimestralmente.
  5. PARA SUA INFORMAÇÃO: A maioria dos itens que recebo são informativos. Se eu achar que preciso consultar um e-mail novamente, vou salvá-lo nesta pasta.

Não mostres misericórdia

O e-mail rapidamente se tornará seu mestre se você não assumir o controle. Então, uma vez que você adota este sistema, você precisa aderir a ele sem piedade - não existem meias medidas. Temos a tendência de ficar mais relaxados com os hábitos recém-adotados à medida que sua novidade vai passando. Mas eu realmente melhorei ao longo do tempo em seguir minha regra de cinco pastas. Sou implacável com a exclusão de e-mails que não requerem minha atenção. Aqui estão cinco dicas que tornam o sistema mais eficaz.

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Não confunda ter uma opinião com liderança, ou aumentar o volume de e-mails com tarefas de trabalho mais pesadas.

Em primeiro lugar, mantenho uma lista real de tarefas pendentes. Ocasionalmente, adiciono itens a essa lista com base no conteúdo de um e-mail que não fez exigem uma resposta. Por exemplo, se uma discussão por e-mail resultar na decisão de que precisamos agendar uma reunião, farei uma nota para preparar meu chefe com algumas informações desses e-mails - mas vou excluí-los assim que terminar a sessão de preparação.

Em segundo lugar, não exagere sua própria importância. Muitas pessoas querem ter uma palavra a dizer sobre muitas coisas. Todos nós temos aspirações de liderança - e isso geralmente é uma coisa boa. Uma maneira de aumentar sua influência é assumir mais responsabilidades. Mas não confunda ter uma opinião com liderança, ou aumentar o volume de e-mails com tarefas de trabalho mais pesadas. Se você não precisar responder, coloque-o na pasta FYI ou exclua-o - é um ou outro. E se você permanecer no cc, receberá o tópico mais recente quando todos responderem, então não há necessidade de se preocupar.

Terceiro, não exagere a importância dos outros. Muitas pessoas quer respostas hoje. Eu sou um deles. Mas eu aprendi que nem sempre precisar ou merecer uma resposta hoje. Isso é especialmente verdadeiro se você tiver obrigações que afetam diretamente os clientes ou a saúde financeira de sua empresa. Não coloque e-mails na pasta Hoje que não pertençam a ela; se estiver na pasta Hoje, você tenho para responder a ele naquele dia, sem exceções.

Minha regra é simples: se minha esposa me pedisse para voltar para casa mais cedo e eu estivesse disposto a deixar e-mails na pasta Hoje, isso não significa que eu preciso revê-los assim que chegar em casa - significa que esses e-mails não pertenciam nessa pasta para começar. Tento limitar os e-mails de hoje a mensagens envolvendo clientes, meu chefe e projetos urgentes.

Se o seu trabalho for baseado em projeto, você pode criar este sistema de cinco pastas para cada projeto.

Quarto, você pode trabalhar com várias pastas simultaneamente. Tente manter a pasta Hoje pequena, por motivos óbvios. Se estiver vazio e você tiver tempo para endereçar e-mails de longo prazo, mergulhe na pasta Esta semana. Normalmente, passo minhas manhãs de sexta-feira fazendo e-mails desta semana. Se eu não tiver todas as informações de que preciso, posso começar minha resposta, mas salvá-la como um rascunho e adiar o envio até que esteja tudo resolvido.

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Finalmente, se o seu trabalho é baseado em projeto, você pode criar este sistema de cinco pastas para cada projeto. Você pode ter dois ou três projetos em execução ao mesmo tempo e, tecnicamente, terminar com um total de 10 a 15 pastas como resultado - mas o sistema ainda se mantém. Após a conclusão do projeto, arquive toda a estrutura.

Como todo novo hábito de trabalho, e especialmente aqueles que envolvem organização pessoal, este pode parecer anormal no início. Achei que precisava se acostumar. Logo depois que mudei para esse método, ainda estava estressado porque sentia que estava faltando alguma coisa. Na realidade, porém, tudo foi concluído e gradualmente comecei a ver isso. Acontece que eu me acostumei a sentir o peso do e-mail e estava confundindo-o com produtividade. Armado com apenas cinco pastas, esses dias acabaram.


Zach Hanlon é um especialista em marketing e vendas que trabalhou com a IBM, Oracle e outras empresas para melhorar suas operações de e-commerce e experiência do cliente. Siga-o no Twitter em @zshanlon .