A maneira inteligente de controlar seu e-mail em 2021: abrace um pouco do caos

É hora de jogar fora seus velhos hábitos de e-mail, especialmente aqueles que envolvem muito trabalho por um retorno mínimo.

A maneira inteligente de controlar seu e-mail em 2021: abrace um pouco do caos

Eu passo mais tempo pensando em e-mail do que qualquer humano razoavelmente sensato deveria. De configurações avançadas do Gmail a técnicas complexas de treinamento de guias, tentei de tudo (e mais alguns) para manter minha caixa de entrada sob controle.



Agora, com a aproximação de um novo ano, estou adotando uma estratégia que parece quase absurdamente em desacordo com o mar de pastas, etiquetas e outros sistemas de organização de e-mail à nossa frente. Essas ferramentas, eu percebi, muitas vezes estão fazendo mais mal do que bem. E é por isso que decidi gerenciar meu e-mail basicamente ignorando-os - e não fazendo absolutamente nada.

Tudo bem - então nada pode ser um pouco enganador. Ainda responderei e-mails, conforme necessário (e apenas com um leve descontentamento), e arquivarei as mensagens enquanto lido com elas. Mas em termos de atual andamento organização , Não vou dedicar nenhum tempo ou energia significativa para marcar meus e-mails de nenhuma forma específica ou arquivá-los de nenhuma maneira específica.



Em outras palavras, estou adotando uma caixa de entrada deliberadamente desorganizada em nome da eficiência do e-mail. E por mais contraintuitivo que possa parecer na superfície, há um argumento razoável de que pode ser apenas uma estratégia sensata para o sucesso - uma que você também seria sensato adotar.

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Deixe-me explicar.

A falácia da organização de e-mail

Durante anos, a lógica comum com o e-mail é que quanto mais você o organiza, melhor para você. Google a frase como organizar e-mail , e você encontrará páginas e mais páginas de resultados instruindo-o a criar uma estrutura de organização de e-mail completa - algo que envolve um sistema cuidadosamente definido de pastas ou rótulos e uma certa quantidade de tempo reservada todos os dias para marcação meticulosamente, organizando e cuidando de suas mensagens recebidas.

Clientes de e-mail diferentes têm mecanismos diferentes para gerenciar tal feito, mas a ideia subjacente é geralmente a mesma: Cabe a você organizar seus e-mails à medida que avança, para que não fique com uma bagunça e (suspiro!) desorganizado caixa de entrada.



Mas o problema é o seguinte: quando você precisa voltar e encontrar um e-mail no futuro, provavelmente você não confia em nenhuma de suas formas de organização cuidadosamente aplicadas. Você provavelmente não vai vasculhar pastas ou rótulos e vasculhar páginas e mais páginas de mensagens para rastrear as informações de que precisa. E se você fizer isso, estará perdendo seu tempo, porque o método mais simples, rápido e eficaz de localizar mensagens em uma caixa de entrada é a pesquisa.

Todo o objetivo do Gmail - o motivo pelo qual foi criado em primeiro lugar - era servir como um mecanismo de busca semelhante ao Google para o seu e-mail.

quando os palhaços estão vindo
Isso nem sempre foi o caso, é claro. Nos primórdios do e-mail, pesquisar uma caixa de entrada era uma tarefa absolutamente doloroso experiência. Especialmente se você tivesse um acúmulo considerável de mensagens antigas - que quase certamente estavam armazenadas localmente em seu próprio computador naquele ponto - você digitaria algo na caixa de pesquisa do seu cliente de e-mail e, em seguida, se prepararia para esperar um bom tempo para o programa escavar o que você precisava (se é que alguma vez precisou). Naquela época, arquivar mensagens com um sistema organizacional cuidadosamente pensado não era apenas uma economia de tempo; era uma necessidade.



Mas desde que o Gmail surgiu e tornou a busca por e-mail uma tarefa quase instantânea, esses tipos de sistemas permaneceram por aí principalmente como relíquias e confortos de criatura de nível legado. Todo o ponto do Gmail - o motivo pelo qual era criado em primeiro lugar - serviria como um Google motor de busca para o seu e-mail e facilite a localização de tudo o que você precisa sem perder tempo. E os rivais do Gmail introduziram sua própria busca no estilo Google para se manterem competitivos.

O Gmail foi lançado deliberadamente sem um sistema tradicional de arquivamento de pastas, na verdade, porque seus arquitetos viram o método de arquivamento e pesquisa que ele incentivou como uma forma muito superior de gerenciar mensagens - e porque esperavam que as pastas fossem redundantes e desnecessárias dentro esse arranjo. O Google acabou tornando os rótulos mais proeminentes e semelhantes a pastas em suas apresentações apenas porque, como um documento de pesquisa do Google de 2010 explica isso, os usuários estavam abandonando o Gmail por falta de suas pastas familiares.

Como podemos te ajudar?

Mas pesquisas científicas reais sugerem que a estratégia original do Gmail de arquivamento e pesquisa era surpreendentemente sólida. Um grupo de pesquisadores da IBM observei os hábitos de email de 345 pessoas em um estudo de 2011, examinando como eles encontraram mensagens mais antigas em suas caixas de entrada - e se o tempo que eles investiram em arquivamento e organização meticulosos realmente valeu a pena. A conclusão deles: as pessoas que criam pastas complexas de fato dependem delas para recuperação, mas esses comportamentos preparatórios são ineficientes e não aumentam o sucesso da recuperação.

Os pesquisadores descobriram que depender de pastas para organização de e-mail é uma perda de tempo no início, dado o esforço manual necessário para manter o arquivamento de todos os e-mails, e é, em última análise, menos eficaz do que pesquisar quando se trata de recuperação posterior de e-mail.

Essa é uma conclusão bastante reveladora - e que combina com minhas próprias experiências anedóticas. Mas em termos práticos, não significa necessariamente que você tenha que abandonar tudo métodos de organização da caixa de entrada. Significa apenas que você deve ser cuidadoso ao encontrar o que é certo tipos de sistemas que aprimoram sua organização sem perder seu tempo.

Um meio termo para a organização da caixa de entrada

Com todo esse conhecimento altamente geek em mente, aqui está uma boa regra geral a ser considerada: se um método de organização da caixa de entrada torna mais fácil para você processar ou localizar seus e-mails posteriormente sem exigir nenhum esforço contínuo de sua parte, então vale a pena fazer. Se isso lhe dá mais trabalho sem nenhum ganho tangível, é melhor deixar para lá.

A chave, eu descobri, é focar em sistemas de organização que são amplamente automatizados - coisas que você configura uma vez e depois capacita para trabalhar para você em vez de exigir que você faça o trabalho sozinho. Por exemplo, tenho certos tipos de mensagens que são especialmente prioritárias e importantes para abordar em tempo hábil. Eu uso um filtro do Gmail para colocar automaticamente um marcador VIP especial e uma estrela nas mensagens que chegam. Isso faz com que esses e-mails se destaquem visualmente em minha caixa de entrada para que chamem minha atenção, e também faz com que me notifiquem no meu telefone e no meu computador de uma forma que a maioria dos e-mails regulares não fazem, graças a alguma configuração engenhosa .

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Outro exemplo é a maneira como lido com as respostas à mensagem de boas-vindas enviada a novos assinantes de meu boletim informativo . Sempre leio e respondo esses e-mails, mas procuro lidar com eles em massa, em alguns horários específicos do dia, para ser mais eficiente. Então, eu usei outro truque deliberado do Gmail para localizar e identificar automaticamente essas mensagens e movê-las para a guia Social da minha caixa de entrada, que reaprovei para hospedar essas mensagens específicas e nada mais. Como resultado, esses e-mails são sempre agrupados em um local simplificado onde são fáceis de encontrar, mas não misturados com os itens mais urgentes na guia Caixa de entrada principal.

O segredo de ambos os sistemas é que eles são métodos de organização que atendem a um propósito específico e não criam nenhum trabalho contínuo para mim. No dia a dia, tudo que eu normalmente faço é responder ao que é necessário, arquivar o que foi concluído e, ocasionalmente, suspender algo se não tiver tempo para lidar com isso imediatamente ou se não for relevante até mais tarde .

E quando preciso encontrar um e-mail que arquivei, não importa do que se trata ou quando foi enviado, simplesmente uso o sistema de pesquisa do Gmail para rastreá-lo e aumentá-lo. (Os operadores de pesquisa nesta página , especialmente a partir de: , para: , e sujeito: , valem a pena internalizar e colocar em uso.)

Você certamente pode se permitir algum espaço de manobra para descobrir qual combinação de ferramentas e sistemas funciona melhor para você. Mas se você está gastando seu tempo arquivando e organizando e-mails e, em seguida, procurando por eles em vez de apenas pesquisar, o início do novo ano é um bom momento para voltar atrás e reavaliar sua estratégia.

Às vezes, menos é mais - e quando se trata de e-mail, especificamente, uma caixa de entrada deliberadamente desorganizada pode ser o sistema organizacional mais eficaz de todos.

Para obter ainda mais dicas de produtividade de próximo nível, confira meu Boletim informativo do Android Intelligence .