Modelos e dicas para o e-mail perfeito para quase todas as situações

Se todos os e-mails que você enviou fossem redigidos com perfeição e bem recebidos na caixa de entrada, quanto tempo você poderia economizar?

Modelos e dicas para o e-mail perfeito para quase todas as situações

Você já recebeu um e-mail incrível, que gostaria de imprimir e afixar na parede, que o fizesse sorrir de orelha a orelha ou aplaudir lentamente em agradecimento e reverência?



Quando encontro essas joias, coloco-as em uma pasta de trechos. Eu os estudo, desmaio com eles e pego alguns pedaços deles emprestados para enviar um e-mail melhor.

Agora imagine que cada e-mail que você envia é tão bom quanto essas estrelas ocasionais que você recebe. Impossível? De jeito nenhum. Vale a pena tentar? Com certeza.



vídeos para te colocar para dormir

Relacionado: Seis maneiras de escrever e-mails que não façam as pessoas ficarem silenciosamente ressentidas com você




Na Buffer, nós nos esforçamos para ser 100% impressionantes nos e-mails que enviamos aos clientes, e essa busca pela excelência se estende aos e-mails que enviamos para colegas de equipe, colegas, amigos e familiares. Queremos enviar e-mail melhor, do tipo que entrega a mensagem pretendida mais a emoção desejada.

Portanto, estou feliz em compartilhar algumas de minhas fontes de inspiração por e-mail. Estes são os modelos e snippets que chamaram minha atenção nos últimos meses e que espero incluir em mais de minhas comunicações na caixa de entrada. Acha que gostaria de experimentar qualquer um desses em seu e-mail diário?

Um modelo de e-mail para economizar 20 horas na semana de trabalho

O autor Robbie Abed acessou o LinkedIn para compartilhar dois e-mails que costumava usar com sucesso raspar sua semana de trabalho de 60 horas para 40 horas .



Aqui está o e-mail número um, que será enviado na segunda-feira.

Sujeito: Meu plano para a semana

Jane,



Depois de revisar minhas atividades aqui está meu plano para a semana em ordem de prioridade. Deixe-me saber se você acha que devo priorizar novamente:

Principais atividades planejadas para a semana

1) Termo de abertura do projeto completo para o X Project

2) Concluir o relatório de análise financeira que foi iniciado na semana passada

3) Dê início ao Projeto X - requer planejamento e criação de documentação de preparação. Programado para quinta-feira.

Abra os itens que vou analisar, mas não vou terminar esta semana

1) Coordenar atividades para o fechamento financeiro de final de ano

quando o yahoo mail começou

2) Produto de pesquisa Y para nossa equipe de serviço compartilhado

Deixe-me saber se você tem algum comentário. Obrigada!

–Robbie

A intenção clara aqui é definir a expectativa para a próxima semana e dar a um supervisor uma compreensão clara do que você está trabalhando.

Então, na sexta-feira, você envia um segundo e-mail, resumindo o que você completou durante a semana e anotando quaisquer itens em aberto que precisam de mais atenção ou acompanhamento dos colegas.


Relacionado: As únicas cinco pastas de e-mail que sua caixa de entrada precisará


A ideia aqui é simples: defina as expectativas no início da semana e siga em frente no final da semana. De acordo com Abed, isso fornece limites claros para o seu tempo, mostra ao seu supervisor que você é responsável e organizado e - se tudo correr conforme o planejado - pode tirá-lo do escritório na sexta-feira, tendo feito nenhuma hora extra.

Como Michael Hyatt diz não aos blogueiros convidados

Autor e palestrante Michael Hyatt recebe muitos pedidos de email para muitas coisas diferentes. Um dos pedidos mais populares é o de guest blogging - seja blogueiros que desejam enviar postagens de convidados para seu site ou outros sites que procuram o Hyatt para escrever para eles.

Aqui está como ele diz não para sugestões de blogs de convidados.

Caro [nome]:

Obrigado pelo seu interesse em ser um blogueiro convidado no meu site. Sou grato por você ter dedicado tempo para escrever esta postagem e enviá-la. Infelizmente, não acho que serei capaz de usá-lo.

Recebi dezenas de inscrições - mais do que esperava. Como resultado, estou tendo que recusar muitas postagens bem escritas, incluindo a sua. Às vezes, isso ocorre porque os tópicos se sobrepõem ou as postagens são muito gerais para o meu público. Apesar de tudo, devido às minhas limitações de tempo, não posso fornecer um feedback mais detalhado.

Desejo a você o melhor em seus esforços de escrita. Se você tiver outra postagem, ficarei feliz em considerá-la.

Atenciosamente,

Michael

É assim que ele diz não aos convites para um guest blog.

Caro [nome]:

Muito obrigado por pensar em mim como um possível blogueiro convidado. Eu estou honrado.

Infelizmente, eu simplesmente não tenho tempo. É tudo que posso fazer para manter meu próprio blog! Como resultado, infelizmente terei de recusar seu amável convite.

Mais uma vez, obrigado por pensar em mim.

Atenciosamente,

Michael

Tenho enviado e recebido e-mails semelhantes várias vezes nos últimos meses. Acontece que eu salvei um agradecimento favorito, mas nenhum fragmento de agradecimento que eu achei que parecia agradecido e gentil, mas mesmo assim disse não.

é a velha moda da marinha

Eu adoraria participar e parece uma oportunidade incrível. Infelizmente, terei que passar, já que estou um pouco comprometido demais e não vou conseguir encontrar tempo agora.


Relacionado: É aqui que você deve usar e-mail em vez de folga


Snippets de e-mail para dizer não

Nos exemplos acima, Michael Hyatt disse não ao guest blogging. É um ótimo começo. E o que dizer das dezenas de outras oportunidades que talvez tenhamos de recusar ao longo da semana?

Elizabeth Grace Saunders, uma treinadora e treinadora de tempo, compartilhou um série de trechos por dizer não em uma postagem publicada no 99U. Ela aparentemente não tinha um fragmento para qualquer cenário. Aqui estão alguns dos meus favoritos.

Quando você recebe solicitações perpétuas de última hora:

Eu adoraria ajudá-lo, mas já me comprometi com outros (colegas de trabalho, clientes, etc.) para concluir seus projetos hoje. Não seria justo para eles não seguirem o que eu disse que faria. Terei certeza de encaixar isso o mais rápido possível. Obrigado pela sua compreensão.

Quando as pessoas lhe perguntarem sobre tudo, em vez de entrar em contato diretamente com a pessoa adequada:

Essa não é minha área de especialização. Terei prazer em colocar você em contato com alguém que pode ajudá-lo da melhor forma a resolver esse problema.

Quando você tiver um prazo excepcionalmente curto:

Eu sei que este projeto é uma alta prioridade para você, e se for absolutamente necessário que eu entregue algo até essa data, posso fazer acontecer. Mas se eu pudesse ter mais alguns (dias, semanas, etc.), eu poderia realmente entregar algo de maior qualidade. Seria possível eu ter um pouco mais de tempo?

Quando solicitado a fazer algo opcional com o qual você não pode se comprometer agora:

Agradeço que você pense em mim e estou honrado com o pedido. Mas, infelizmente, não tenho tempo para dar o meu melhor agora. Acho que você se beneficiaria em encontrar alguém que possa dedicar mais tempo e energia a este projeto.

como lidar com o mau chefe

Relacionado: Como reduzir o tempo do seu e-mail pela metade


7 frases simples para definir melhores limites

Poderia ser tão simples quanto uma frase? Adam Grant, professor da Wharton, tem uma lista bem rápida de sete frases diferentes que pode funcionar para definir limites em sua vida profissional / doméstica. Aqui está a lista:

  • O Adiamento: Estou atolado agora, mas fique à vontade para acompanhar.
  • A referência: Não estou qualificado para fazer o que você está pedindo, mas aqui está outra coisa.
  • A introdução: Isto não está na minha casa do leme, mas conheço alguém que pode ser útil.
  • A Ponte: Vocês dois estão trabalhando em direção a objetivos comuns.
  • A triagem: Conheça meu colega, que marcará um horário para bater um papo.
  • O lote: Outros fizeram a mesma pergunta, então vamos conversar.
  • A conta relacional: Se eu ajudasse você, estaria decepcionando os outros.

Destes sete, eu tive a chance de experimentar os números 1 e 3 apenas na semana passada. O primeiro foi ótimo, pois realmente era uma oportunidade que eu estava animado para perseguir, mas o momento não era o ideal. A sentença nº 3 foi tão boa quanto; se eu tivesse cometido, estaria muito além da minha cabeça. Portanto, não apenas pude estabelecer um limite, mas também garantir que o trabalho fosse concluído da melhor maneira possível.

Como enviar os melhores e-mails para seus clientes

Em O Manual de Suporte ao Cliente: Como Criar a Experiência Definitiva do Cliente para Sua Marca, Sarah Hatter descreve em detalhes especializados exatamente quais palavras e frases devem ser usadas em uma conversa de cliente moderna (e que não deveria).

Palavras vazias (não use):

  • Comentários
  • Inconveniência
  • Esse assunto
  • Isso não é
  • Isto não é
  • Nós não
  • Não
  • Não podemos
  • Eu não posso

Palavras completas (use liberalmente):

  • Obrigada!
  • Eu realmente sinto muito
  • Isso é péssimo
  • Eu sei que isso é frustrante
  • Você tem razão
  • Essa é uma ótima ideia!
  • Deixe-me verificar e voltar para você
  • Obrigado por compartilhar sua ideia / pensamentos / por dedicar um tempo para ajudar a melhorar o produto

Frases mágicas:

  • Você tem razão.
  • Eu adoraria ajudar com isso.
  • Eu posso consertar isso para você.
  • Deixe-me ver isso para você.
  • Vou mantê-lo atualizado.

Respostas poderosas:

  • Você está certo, definitivamente poderíamos fazer melhor.
  • Obrigado por ser aberto e honesto sobre sua experiência para que possamos aprender com ela.
  • Eu realmente aprecio você nos ajudar a melhorar nosso processo - não queremos que isso aconteça novamente.
  • Eu sei que isso é uma grande interrupção para o seu dia e estou trabalhando para consertá-lo.

Tive a chance de usar a linha de interrupção ainda hoje com um cliente que teve uma experiência menos do que ideal. Não tenho certeza se minha escolha de palavras foi o que o conquistou ou não. Estou feliz em dizer que ele ficou super satisfeito em receber minha resposta - nada desprezível para um cliente que poderíamos ter injustiçado.

O que dizer em vez de Avise-me se tiver alguma dúvida

Chris Gallo A Support Ops tem uma maneira interessante e aplicável de olhar para aquele resumo comum dos e-mails que enviamos. Como você termina suas conversas por e-mail? Parece que normalmente escolhemos uma dessas assinaturas pré-fabricadas.

  • Por favor, deixe-me saber se você tem alguma dúvida.
  • Se você tiver qualquer outro problema, é só me avisar.
  • Se precisar de mais alguma coisa, entre em contato.

Compare isso com a forma como você termina as conversas na vida real. Gallo ressalta que nenhum de nós fala dessa maneira com nossos amigos e familiares; por que devemos falar assim com nossos queridos clientes?

Talvez o melhor exemplo que Gallo cita seja este:

Se precisar de mais alguma coisa, entre em contato.

Devo precisar de algo mais? Vou precisar de algo mais em breve? Você está dizendo que eu sou carente?

Em vez das respostas padrão, tente essas perguntas, que parecem mais humanas e parecem mais coloquiais.

  • Isso te ajuda?
  • Isto respondeu a sua pergunta? E isso faz sentido?
  • Posso ajudar em mais alguma coisa hoje?

(O exemplo acima vem de Chase Clemons Guia de e-mail de operações de suporte , que tem muitos outros exemplos, se você estiver interessado.)

Tenho tentado essas novas aprovações em meus e-mails pessoais nas últimas semanas e posso dizer que pode ser um pouco desarmante no início. Definitivamente, senti a necessidade de terminar com um chavão simbólico em vez de um aberto. Isso ajuda você?

Felizmente, fica mais fácil quanto mais você o usa. E eu tive muitas conversas significativas que não teria de outra forma.

Fora com os mas, com as exclamações

Este eu peguei emprestado de nosso Carolyn, diretora-chefe da felicidade que escreveu sobre a remoção de todas as instâncias de mas e, na verdade, de seus e-mails de suporte ao cliente.

Com mas, Carolyn remove a conjunção e a substitui por um ponto de exclamação, dividindo uma frase composta em duas mais simples.

Frase 1: Agradeço muito o seu contato, mas infelizmente não temos esse recurso disponível.

Frase 2: Eu realmente aprecio você escrever! Infelizmente, não temos esse recurso disponível.

Com, na verdade, ela remove a palavra completamente, muitas vezes optando por uma nova palavra ou frase para abrir a frase.

google calendar ir para a data

Frase 1: Na verdade, você pode fazer isso em ‘Configurações & apos;

Frase 2: Claro, você pode fazer isso em ‘Configurações!’ :)

Fui inspirado por esses exemplos, tanto que fui ao extremo e tentei remover todos os mas dos posts que escrevo e das conversas que tenho. É interessante, mesmo que eu não consiga seguir 100% do tempo, apenas para observar quantas vezes a palavra pode surgir. Estou propenso a usá-lo com mais frequência do que pensava.

Descobri que reconhecer ótimos e-mails é uma coisa, e usá-los é outra. É por isso que comecei a catalogar os e-mails que adoro e a consultá-los regularmente quando preciso de inspiração para o que dizer. Eu opto por um processo de copiar e colar bastante simples, que pode demorar um pouco. A equipe do SupportOps (e muitos de nossos heróis do Buffer) usam o Text Expander para ter trechos disponíveis por meio de um atalho de teclado.


Este artigo apareceu originalmente em Amortecedor e é reimpresso com permissão.