Esses métodos de lista de tarefas o ajudarão a finalmente se organizar

Todo mundo trabalha de maneira diferente, então reunimos nove abordagens diferentes para organizar suas tarefas diárias.

Esses métodos de lista de tarefas o ajudarão a finalmente se organizar

Desde que me lembro, sempre tive a missão de criar a lista de tarefas perfeita. Eu testei vários aplicativos de Evernote , Any.do, para Wunderlist . Eu usei post-its físicos e digitais. No início deste ano, até tentei manter um diário de bala . Não durou muito - parei de ter paciência para desenhar símbolos e tornar minhas páginas coloridas e bonitas. Por fim, percebi que o que funcionou para mim é o Método Ivy Lee - um sistema muito simples em que escrevo no máximo seis coisas que quero fazer naquele dia, na ordem em que quero concluí-las.



Há uma psicologia estranha por trás da lista de tarefas pendentes. Por um lado, um 2011 Jornal de Personalidade e Psicologia Social estudo descobriu que escrevendo o que queremos fazer nos torna mais propensos a fazê-lo. Mas, por outro lado, também é mais provável que nos sintamos mal se não o fizermos, como apontou o CEO e fundador do Any.Do, Omer Perchik. Psicólogo e regular Fast Company O colaborador Art Markman também observou que, às vezes, temos que fazer coisas em nossa lista que não queremos fazer. E olhar para essas listas o dia todo não é exatamente motivador.

O que significa que uma lista de tarefas só é boa para nós quando nos ajuda a fazer as coisas. Mas encontrar o perfeito que funcione para nós exigirá algumas tentativas e erros. Aqui estão algumas ideias sobre as diferentes maneiras de organizar sua lista - então, se um método não funcionar, tente outro!



Método # 1: divida sua lista em seções

Idealmente, teríamos controle total sobre o trabalho que temos que fazer, quando quisermos. Mas isso nem sempre é possível. Podemos estar em uma função que exige que participemos de muitas reuniões, ou talvez tenhamos colegas de trabalho remotos para os quais devemos ligar em um momento inconveniente. Para realmente fazer as coisas, temos que trabalhar em torno dessas realidades.



Robert Pozen - palestrante sênior da MIT Sloan School of Management e autor de Produtividade extrema: aumente seus resultados, reduza suas horas - divide suas listas em três seções. A primeira seção lista os eventos, reuniões e ligações que ele precisa comparecer naquele dia, e a segunda seção lista o que ele espera que seja feito durante esses compromissos. A terceira seção lista suas tarefas que também não cabem - itens que precisam ser feitos, mas não têm um espaço em seu calendário. Em seguida, ele executa essas tarefas em seu tempo ocioso ao longo do dia.

Método 2: agrupar tarefas semelhantes

Você provavelmente tem responsabilidades que exigem processos de pensamento completamente diferentes. Para mim, escrever uma história e responder e-mails requerem dois músculos mentais diferentes, então tento não fazer um logo após o outro. Em vez disso, agrupo tarefas semelhantes, levando em consideração quando meu nível de energia está no máximo. Porque tenho que me concentrar muito mais quando estou escrevendo e editando, tendo a lidar com essas tarefas pela manhã. Lidar com minha caixa de entrada, por outro lado, é demorado, mas requer menos foco profundo. Então, isso está reservado para as 15h00 queda da tarde.

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Quando a escritora freelance Kat Boogaard tentou esse método, ela se viu gastando mais tempo organizando sua lista de tarefas. Mas, ela também se viu gastando menos tempo nas próprias tarefas . Ela escreveu: Não consigo nem explicar adequadamente quantos minutos economizei por não ter que abrir e fechar constantemente vários documentos e guias do navegador diferentes.

Método # 3: Use a metodologia SUG



Uma das razões pelas quais muitos de nós acabamos com uma lista de tarefas longa e não cruzada é porque não distinguimos entre o que é importante e o que não é. A metodologia SUG, como o consultor David Nour escreveu anteriormente para Fast Company , requer que você se pergunte as seguintes perguntas antes de compor sua lista:

  • Seriedade: Qual a importância dessa tarefa ou questão?
  • Urgência: quanto tempo leva para ser concluído?
  • Crescimento: esse problema vai piorar se eu esperar para resolvê-lo?

Organize as três categorias em uma coluna e, para cada tarefa, determine se ela é classificada como alta ou média em seriedade e urgência e sim ou não em crescimento. Ter isso na sua frente, como Nour escreve, permite que sua tarefa se priorize. Para dar um passo adiante, você também pode se fazer as seguintes perguntas antes de abordar cada tarefa:

  • Isso é algo que só eu posso fazer?
  • Existe alguma maneira de automatizar essa tarefa?
  • Existe uma oportunidade aqui para eu ser mentor de outras pessoas?

Método 4: Escreva uma lista diferente para projetos, metas e tarefas

Às vezes, não avançamos muito em nossa lista de tarefas porque certas coisas demoram mais do que outras . Escrever uma proposta de 20 páginas, por exemplo, não é o mesmo que enviar um e-mail de acompanhamento. Como Stephanie Vozza escreveu anteriormente para Fast Company , grandes projetos devem ser divididos em tarefas menores e acionáveis. Você pode até atribuir responsabilidades a outras pessoas, se isso fizer sentido. Uma lista de metas também é útil, pois permite que você verifique se o que você está fazendo no dia a dia está de acordo com o que você deseja alcançar a médio e longo prazo.

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Método 5: Torne-o Público



Se você é o tipo de pessoa que se sai melhor quando tem responsabilidade externa, pode querer compartilhar sua lista de tarefas com alguém. Isso pode ser especialmente útil para freelancers, solopreneurs e trabalhadores remotos que não têm chefes, colegas de trabalho ou clientes importunando-os para fazer as coisas. Como Lydia Dishman relatou anteriormente para Fast Company , um estudo de 2015 descobriu que mais de 70% dos 267 participantes que enviaram atualizações semanais para um amigo relataram a realização de metas bem-sucedidas (cumpriram completamente suas metas ou estavam mais da metade do caminho), em comparação com apenas 355 daqueles que mantiveram suas metas para si mesmas , sem anotá-los.

Método # 6: Planeje seu dia em vez de administrar seu tempo

Para o ex-gerente do Google Thomas Davies, fazer as coisas significa mudar seu pensamento de gerenciar o tempo para planejar seu dia de trabalho. Davies escreveu anteriormente, Claro, é parcialmente apenas uma mudança na mentalidade - de táticas de pequena escala para estratégia de visão geral - mas pode ser transformador.

Davies organizou tudo em quadrantes. Para ele, eram: desenvolvimento de pessoas, operações de negócios, tarefas transacionais e tarefas representativas (ou seja, falar em uma conferência). Ele disse que essa abordagem permite identificar o que mais gostam em seu trabalho e quais tarefas têm mais impacto. Enquanto estiver planejando sua semana, você pode criar tarefas do quadrante que achar mais estimulante, ajudando assim a fazer mais, escreveu Davies.

Método nº 7: Incluir itens não programáveis

Às vezes, as coisas surgem no trabalho e você só precisa fazer isso imediatamente. Michael Pryor, cofundador do Trello e chefe de produto da Atlassian, recomenda que você deixe uma janela de pelo menos 30 minutos aberta (ou adicione tarefas não programáveis ​​à sua lista). Para Pryor, não se trata apenas de lidar com interrupções e tarefas que aparecem no último minuto. Ele disse a Jared Lindzon: Às vezes, os melhores momentos de criatividade acontecem quando estou passando no escritório de alguém ou tendo um almoço informal não planejado.

Método # 8: Crie uma lista feita

Falando em tarefas inesperadas, quando estamos tão presos à urgência, nem sempre perdemos tempo para anotar as coisas. Então, no final do dia, muitas vezes olhamos para nossa longa lista de itens desfeitos e ... nos sentimos mal por eles não terem sido concluídos. Mesmo que tenhamos feito outras 10 tarefas inesperadas que eram mais importantes.

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Joel Gascoigne da Buffer começou a manter uma segunda lista para registrar seu progresso ao longo do dia, quer esses itens estivessem em sua lista original ou não. Ele escreveu: Isso me deu uma sensação extraordinária de produtividade e realização, e descobri que me ajuda a sustentar minha produtividade ao longo da semana, ao passo que antes eu ficava um pouco abatido pelo fato de às vezes ter coisas extras que apareciam Eu precisava completar.

Método # 9: Crie uma lista de coisas a fazer

Nem sempre é realista ter uma lista de tarefas que contém itens que te entusiasmam. Mas embora você não consiga se livrar de tarefas tediosas, você posso Estruture o seu dia para que contenha mais tarefas que adora fazer.

Em uma postagem anterior para Fast Company , o freelancer Daniel Dowling escreveu: É verdade que trabalho ainda é trabalho - nem tudo pode ser divertido, e é por isso que seu empregador lhe paga para fazer isso. Mas criar mais amor em suas listas de tarefas não significa tentar mudar tudo isso. É apenas uma estratégia para conscientemente e regularmente faça mais das coisas agradáveis ​​que você já faz (ao acaso) ao longo de uma semana de trabalho. Dessa forma, você tem mais energia e inspiração para se destacar no que faz. E como qualquer outra coisa, é preciso disciplina.