Esta dica profissional do Gmail mudará a forma como você pensa sobre sua caixa de entrada

Com um pouco de pensamento inovador, os marcadores do Gmail podem tornar sua caixa de entrada mais inteligente do que nunca.

Esta dica profissional do Gmail mudará a forma como você pensa sobre sua caixa de entrada

É fácil pensar no sistema de rótulos do Gmail como um arquivo glorificado para sua caixa de entrada - mas se você estiver tratando os rótulos estritamente como pastas, estará perdendo algumas de suas possibilidades mais poderosas.

Os marcadores do Gmail, para os não iniciados, são uma série de marcadores de texto personalizados que podem ser atribuídos às suas mensagens do Gmail. Você pode marcar todas as faturas com um rótulo chamado Despesas, por exemplo, ou marcar todos os e-mails relacionados a um determinado projeto de trabalho com um rótulo contendo seu nome. Todas essas mensagens serão agrupadas no menu principal do Gmail para referência futura e descoberta.

Isso é ótimo e elegante, mas onde o valor inesperado dos rótulos entra em jogo é na capacidade de controlar com precisão como as mensagens são tratadas quando chegam à sua caixa de entrada. Com alguns minutos de configuração, na verdade, você pode criar um rótulo de alta prioridade personalizado que limita suas notificações apenas a mensagens urgentes e dá a seus e-mails mais importantes uma aparência distinta e atraente. Este é um gerenciamento de e-mail de próximo nível - e, sim, tem o potencial de mudar sua relação com o e-mail para melhor.



Deixe-me explicar.

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Reformulando o rótulo

A primeira etapa para intensificar seu jogo de rótulos do Gmail é pensar sobre o que exatamente você gostaria de realizar. Como sua caixa de entrada poderia atendê-lo melhor? Que tipo de mensagem você precisa para se destacar? O que diferencia seus e-mails verdadeiramente importantes dos demais?

Depois de descobrir essas respostas, você pode usar os marcadores do Gmail para eliminar interrupções desnecessárias de sua caixa de entrada e, ao mesmo tempo, tornar mais fácil perceber as mensagens que importam. É uma atualização significativa do sistema integrado do Gmail para identificando mensagens importantes e tratando-os de acordo - porque, francamente, esse sistema não é muito eficaz. Isso tende a resultar em muitas notificações desnecessárias, por exemplo, e seu método de marcação cria muita desordem que você está fadado a ignorar ao longo do tempo.

Veja como configurar marcadores para fazer melhor: primeiro, você deseja criar um filtro do Gmail que aplique automaticamente um marcador VIP a todos os e-mails recebidos que atendam a certos critérios - aqueles fatores de que falamos um segundo atrás que definem consistentemente o seu e-mails importantes à parte. As mensagens podem vir de remetentes de alta prioridade ou nomes de domínio específicos; eles podem precisar ser tratados para um endereço específico que você designa para missivas oportunas (talvez usando este truque prático ); ou eles podem precisar conter uma palavra ou frase específica na linha de assunto que permite que você saiba que eles são sensíveis ao tempo.

Com seus parâmetros pessoais em mente, clique na seta voltada para baixo na caixa de pesquisa na parte superior do site do Gmail e crie um novo filtro para cada campo relevante. Você pode agrupar vários termos dentro do mesmo campo usando o comando ou - tendo algo como larry@google.com ou tim@apple.com no campo De, por exemplo, ou novo compromisso ou pedido urgente no campo Assunto, mas você precisará criar um filtro separado para cada campo adicional que deseja incluir.

Use o comando ou para agrupar vários termos em um único campo, mas crie um novo filtro para cada campo adicional necessário.

Depois de clicar no botão Criar filtro, selecione Aplicar o rótulo e clique em Escolher rótulo seguido de Novo rótulo. Digite VIP no campo do nome do rótulo e clique no botão azul Criar. De volta à janela de configuração do filtro principal, clique nas opções para que o Gmail marque com estrela todas as mensagens incluídas à medida que chegam e para classificá-las na guia Caixa de entrada principal também, desde que você esteja usando a interface com guias padrão do Gmail.

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Essas opções garantirão que os e-mails com seu rótulo VIP sejam sempre tratados de maneira adequada quando chegarem.

Mais um ajuste visual: encontre seu marcador VIP recém-criado no menu à esquerda da tela do Gmail, clique no ícone de três pontos ao lado dele e selecione uma cor atraente no conjunto de opções que aparece. Agora, qualquer mensagem que chegue com o status VIP sempre se destacará e exigirá sua atenção quando você estiver olhando para sua caixa de entrada.

Uma cor de marcador atraente ajudará suas mensagens de alta prioridade a se destacarem na caixa de entrada.

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Tudo o que resta é implementar a parte final dessa configuração - as notificações personalizadas e de eliminação de ruído.

Iluminando suas notificações por e-mail

Esta peça final do quebra-cabeça funcionará em qualquer PC Windows, Mac, Chromebook, computador Linux ou telefone Android. O iOS da Apple, infelizmente, não suporta a forma granular de personalização de notificação necessária para que funcione (desculpe, fãs do iPhone!).

Em um computador desktop:

  1. Desative as notificações nativas do Gmail abrindo as configurações do site, rolando para baixo até Notificações da área de trabalho (na seção Geral) e selecionando Notificações por email desativadas.
  2. Instale o terceiro Checker Plus para Gmail extensão em seu navegador de desktop. Está disponível para ambos cromada e Raposa de fogo , tem 1,2 milhão de usuários e uma avaliação de quase cinco estrelas na Web Store do Google, e não armazena ou compartilha qualquer tipo de dados pessoais.
  3. Clique no botão que aparece para configurar a extensão. Selecione a guia Contas / Rótulos na tela de configuração, desmarque Caixa de entrada no cabeçalho Rótulos do sistema e marque VIP no cabeçalho Rótulos.

Se você estiver usando o Chrome e quiser que suas notificações VIP apareçam mesmo quando você não está com o navegador aberto, clique na seção Notificações das configurações da extensão e marque a caixa ao lado de Executar em segundo plano quando o Google Chrome for fechado opção. (Essa opção não está disponível no Firefox.) Você também pode personalizar exatamente a aparência e o funcionamento das notificações por meio das outras opções da mesma seção.

Enquanto isso, no Android:

  1. Abra o App Gmail no seu celular.
  2. Toque no ícone do menu de três linhas no canto superior esquerdo do aplicativo, role todo o caminho para baixo no menu principal e toque em Configurações.
  3. Toque no nome da sua conta do Gmail, em seguida, toque em Notificações e certifique-se de que a opção esteja definida como Tudo.
  4. Toque em Notificações da caixa de entrada e certifique-se de que a caixa ao lado de Notificações de marcadores esteja desmarcada.
  5. Em seguida, toque em Gerenciar rótulos e encontre seu rótulo VIP na lista. Toque nele, certifique-se de que a opção Sincronizar mensagens esteja definida como Últimos 30 dias e certifique-se de que as notificações de marcador e Notificar para cada mensagem estejam marcadas.
  6. Examine o resto dos rótulos na lista - quaisquer rótulos para os quais você não deseja receber notificações - e certifique-se de que essas mesmas caixas sejam não verificado para todos eles.

O céu é o limite com isso, e você não precisa parar com apenas uma única designação VIP. Siga as mesmas etapas para qualquer outro marcador superpoderoso que deseja criar - e observe a eficiência do seu e-mail aumentar.

Para um conhecimento ainda mais avançado do Google, confira meu Boletim informativo do Android Intelligence .

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