Isto é como escrever um e-mail de acompanhamento que não seja irritante

É sempre melhor presumir que a pessoa para quem você está enviando o e-mail tem coisas mais importantes a fazer do que responder à sua mensagem.

Isto é como escrever um e-mail de acompanhamento que não seja irritante

Como jornalista que frequentemente revisa e edita envios, frequentemente me pego alternando entre escrever e ler e-mails de acompanhamento. E se há algo que estar enviando e recebendo isso me ensinou, é que muitas das táticas que as pessoas usam não são muito eficazes (e são realmente irritantes, na melhor das hipóteses).



Como remetente, aprendi que é melhor trabalhar partindo do pressuposto de que para quem estou escrevendo provavelmente tem assuntos mais urgentes para atender do que responder aos meus e-mails. Isso me obriga a ter certeza de articular por que é do interesse do receptor responder. Como receptor, não há nada mais irritante do que receber um e-mail que presume que vou trabalhar de acordo com o cronograma do remetente, mesmo quando está claro que é extremamente inconveniente para o meu, ou quando não há nenhum benefício para mim.

Claro, este é apenas um dos muitos prós e contras em que pensar ao escrever um e-mail de acompanhamento. Aqui estão outros que você pode querer considerar antes de enviar o próximo, especialmente se precisar de uma resposta urgente.



Torne isso o mais fácil possível para o destinatário

Muitas pessoas têm dificuldade em gerenciar suas caixas de entrada como estão. Portanto, para que valha a pena o tempo deles para responder ao seu acompanhamento, é importante que você, o remetente, faça todo o trabalho árduo que puder antes de enviar.

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Como Jocelyn Glei escreve em seu livro, Cancelar inscrição: como eliminar a ansiedade por e-mail, evitar distrações e realizar o trabalho de verdade , em vez de enviar uma mensagem genérica como apenas um acompanhamento - ofereça uma recapitulação concisa de sua solicitação para que a pessoa não tenha que voltar e ler sua longa discussão de e-mail. Como Glei apontou, se essa pessoa não respondeu ao seu e-mail na primeira vez, reenviar a mesma mensagem provavelmente não obterá melhores resultados na segunda vez.

Não crie mais trabalho para o destinatário

Como receptor, não há nada mais frustrante do que ter que pesquisar minha caixa de entrada para descobrir a que o remetente está se referindo antes mesmo que eu possa responder. Em dias agitados, esse é o tipo de e-mail que costumo ignorar. Se você enviar a alguém um sinal de que não vale a pena fazer o trabalho duro sozinho, o destinatário provavelmente se sentirá da mesma maneira.

Seja educado e respeitoso com o tempo deles



Não há nada de errado em acompanhar, mas há é há algo de errado em acompanhar muito cedo e escrever e-mails de uma forma que grita, não tenho respeito pelo seu tempo. Kara Corridan, editora executiva do Escolar e ex-diretor de saúde da Pais revista, falei anteriormente com Fast Company sobre como fazer o acompanhamento em um argumento de venda: certas pessoas que me enviam algo em uma sexta-feira e depois fazem o acompanhamento na segunda-feira - é ridículo. Mesmo se estivéssemos interessados, não poderíamos mudar as coisas com tanta frequência.

Deixe uma pequena janela para o destinatário entrar em contato com você e entender que ele também tem outras prioridades que provavelmente são mais importantes para ele do que seu e-mail. De acordo com Glei, você não tem direito a uma resposta de outra pessoa que, como você, pode estar muito ocupado com suas próprias tarefas para lidar com as suas.

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Ela escreveu: Você pode começar sua mensagem com: 'Eu sei que você tem uma agenda agitada, mas gostaria de saber se você teve tempo para considerar meu pedido. . . ? 'Ou algo semelhante. Reconhecer que você entende que o receptor está fazendo malabarismos com uma série de tarefas, das quais sua solicitação é apenas uma pequena consideração, sempre ajuda.

Não seja desnecessariamente insistente ou passivo agressivo



Já perdi a conta do número de vezes que as pessoas marcaram seus e-mails de alta prioridade quando claramente não é, apresentam prazos arbitrários que não são razoáveis ​​para o que estão solicitando ou usam frases passivo-agressivas como: Oi, não ouvi de você desde que enviei meu e-mail, há mais de uma semana. Suponho que você não esteja interessado, mas caso esteja, pensei em verificar.


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Se você estiver usando qualquer uma dessas abordagens para acompanhar o seu pedido, então a tática provavelmente sairá pela culatra. Corridan disse Fast Company que e-mails com tons passivo-agressivos não agradam a ela. E como Lisa Evans escreveu anteriormente para Fast Company , Sinalizar seu e-mail como de alta prioridade deve ser feito com moderação e apenas em casos reais de urgência. Melhor do que marcar um e-mail como alta prioridade? Usando uma linha de assunto descritiva que enfatiza a urgência da mensagem.

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Inclua detalhes e uma chamada à ação em sua linha de assunto

Se o destinatário for alguém que recebe muitos e-mails, é provável que ele não leia todos. Em vez disso, eles são mais propensos a folhear a linha de assunto e clicar apenas naqueles que parecem importantes para eles. Aqueles que não o fizerem provavelmente serão deixados sem ler ou relegados para o lixo.

Isso significa que, para chamar a atenção deles, você terá que pensar um pouco sobre o que exatamente você espera obter da resposta deles e encontrar uma maneira de articular isso em sua linha de assunto. Peggy Duncan, especialista em produtividade, autora de Conquiste a sobrecarga de e-mail com melhores hábitos, etiqueta e perspectivas, e fundador de The Digital Breakthroughs Institute , dito anteriormente Fast Company , Eu deveria saber exatamente do que se trata seu e-mail apenas lendo o assunto, da mesma forma que faria com uma manchete de um jornal.

Não use uma linha de assunto vaga ou genérica

Nick Martell e Jack Kramer, cofundadores do boletim informativo financeiro MarketSnacks , dito anteriormente Fast Company que você vive e morre por sua linha de assunto. Apenas verificar, dizem eles, é uma receita de linha de assunto de e-mail para ‘ignorar & apos;

Envie seu e-mail apenas para a pessoa em questão

Pode ser tentador enviar e-mails para várias pessoas nessa equipe se uma pessoa não estiver sendo particularmente responsiva, mas o uso excessivo dessa abordagem não é profissional e deve ser usado apenas como último recurso.

Duncan disse: Ao enviar um e-mail, pergunte a si mesmo quem precisa receber as informações que você está enviando e envie-as apenas para essas pessoas. Se isso não estiver claro, pergunte a si mesmo: 'Eu escolheria essa pessoa para ligar sobre o que estou prestes a enviar um e-mail?' Se a resposta for não, Duncan disse: Por que você está enviando um e-mail sobre isso?

Não copie outras pessoas no e-mail quando não precisar

Em seu mundo de sonho, eles vão tenho conversar sobre isso porque todos receberam o seu e-mail, certo? Errado. Na verdade, eles provavelmente apenas o encaminharão para a pessoa que realmente deveria receber o e-mail, e então tudo que você teria feito seria entupir a caixa de entrada deles. Como você se sente quando alguém faz isso com você? Nós pensamos assim.