Este hack de próximo nível do Google Agenda permite que você se concentre no que é importante

Não importa o quanto sua agenda esteja sobrecarregada, você pode transformar o Google Agenda em um espaço livre de desordem para realizar suas tarefas.

Este hack de próximo nível do Google Agenda permite que você se concentre no que é importante

Não muito tempo atrás, eu experimentei um aha! momento com minha organização de agenda do Google Agenda.



Minha vida e os eventos em torno dela, eu percebi, estavam essencialmente divididos em vários segmentos diferentes e distintos. Tenho reuniões e prazos relacionados ao trabalho, é claro, mas também tenho compromissos pessoais - visitas ao médico, cortes de cabelo e outros empreendimentos empolgantes - junto com assuntos familiares, itens relacionados a viagens e uma infinidade de lembretes perpetuamente superestimados (que Eu recolho nesse mesmo espaço e, em seguida, sincronizo com minha caixa de entrada para uma boa medida).

Então aqui está a revelação: quando estou pensando sobre um desses segmentos da vida, quase nunca quero ser incomodado por qualquer uma das outras áreas. Se estou olhando para prazos relacionados ao trabalho, por exemplo, é contraproducente ver meu próximo exame de vista ou a aula de ginástica dos meus filhos concentrada nessa mesma visão. E se estou tentando agendar um corte de cabelo, não preciso ver todos os lembretes relacionados ao trabalho. As coisas supérfluas bagunçam minha agenda, o que torna difícil me concentrar no que é importante a qualquer momento.



Assim que percebi isso, quis criar um sistema melhor. E estou feliz em informar que é realmente muito simples dividir seus eventos do Google Agenda de uma forma que reflita a natureza confusa e multifacetada de sua vida e possibilite se concentrar apenas nos itens relevantes para você em qualquer ponto específico em Tempo.



Veja como.

Crie seus segmentos de calendário

A primeira etapa para intensificar sua organização no Google Agenda é pensar sobre quais segmentos específicos fazem mais sentido para sua vida. Não é difícil de fazer; basta olhar para a sua agenda e ver que tipos de eventos dominam a lista.

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Para mim, a maioria dos eventos se enquadrava em uma das seguintes categorias: prazos de trabalho, reuniões de trabalho, compromissos pessoais, compromissos familiares, lembretes de trabalho, lembretes pessoais, planos relacionados a viagens e ocasiões para lembrar (aniversários, aniversários, quintas-feiras comedores de tortas, e assim por diante). Então, esses são os segmentos que criei.



Para cada categoria vocês encontrar - e decidir separar em seu próprio segmento pronto para filtro - faça o seguinte:

  1. Clique no ícone de engrenagem na parte superior do Site do Google Agenda e selecione Configurações, clique na opção Adicionar calendário à esquerda da tela e selecione Criar novo calendário.
  2. Digite o nome do segmento que deseja criar: Prazos de Trabalho, Compromissos Pessoais ou qualquer que seja o caso.
  3. Clique no botão Criar calendário.

A criação de calendários individuais permite que você separe seus eventos em diferentes categorias para filtragem posterior.

Uma coisa que vale a pena pensar: qualquer tipo de evento que você cria com mais frequência, provavelmente deve se tornar seu calendário padrão, em vez de ser dividido em seu próprio segmento recém-criado. Dessa forma, seus eventos existentes já estarão atribuídos a ele - e quaisquer novos eventos pousarão nele por padrão. Tudo o que você precisa fazer é localizar sua agenda padrão atual na lista Minhas agendas à esquerda do site principal da Agenda (geralmente tem seu nome como título, a menos que você o tenha alterado em algum momento), passe o mouse sobre ela e clique no botão ícone de menu de três pontos que aparece, selecione Configurações e compartilhamento e renomeie-o de forma adequada.



E com isso, você oficialmente tem segmentos de calendário para todas as áreas importantes da sua vida. A seguir, vamos otimizar todos para obter a máxima eficiência.

Otimize e personalize

Além de permitir que você filtre seus eventos de calendário de maneira sensata, a beleza dessa configuração atualizada do Google Agenda é como ele permite que você defina comportamentos padrão diferentes para cada tipo de evento em sua vida.

Agora que seus segmentos foram criados, volte para as configurações da Agenda e encontre cada nova agenda que você criou na seção Configurações para minhas agendas no lado esquerdo da tela. Um por um, clique no nome de cada agenda e, em seguida, role para baixo na seção principal da página até ver o cabeçalho denominado Notificações de eventos.

E aí vem a parte divertida: pense cuidadosamente sobre como você prefere ser notificado sobre eventos de cada tipo específico. Por exemplo, geralmente não quero nenhuma notificação para os meus prazos relacionados ao trabalho, uma vez que costumo pensar naqueles com bastante antecedência em relação às datas de vencimento. Para reuniões relacionadas ao trabalho (que geralmente são por telefone ou vídeo para mim), gosto de receber um alerta 15 minutos antes do horário e, em seguida, outro alerta um ou dois minutos antes de começar. Para ocasiões familiares, é útil para mim ser notificado com alguns dias de antecedência para que eu tenha a oportunidade de lutar e encontrar um presente de última hora (shh ... é o nosso segredinho).

Uma vantagem adicional dos calendários segmentados é a capacidade de configurar diferentes comportamentos de notificação padrão para diferentes tipos de eventos.

Depois de configurar os padrões personalizados para cada um dos seus tipos de evento, sua organização de notificação preferida aparecerá automaticamente sempre que você atribuir um evento a uma categoria. Prático, não?

Uma última pequena etapa de personalização a ser realizada: no site principal do Calendário (volte para a seção de configurações), encontre cada calendário que você criou na barra lateral Meus calendários no lado esquerdo da tela. Passe o mouse sobre cada um e clique no ícone do menu de três linhas que aparece, em seguida, escolha uma cor da série de seleções (ou clique no pequeno ícone de mais abaixo de todas as cores para atribuir seu próprio matiz personalizado). Isso dará aos eventos de cada segmento sua própria cor consistente em sua agenda, sem nenhum esforço contínuo em seu nome.

Tudo o que resta agora é colocar seus eventos existentes em ordem e começar a tirar proveito de sua configuração recém-aprimorada.

Organize e concentre-se

A maneira mais fácil de organizar seus eventos existentes é acessar a visualização da Agenda do Agenda, usando a ferramenta de seleção na área superior direita da tela ou pressionando o atalho de teclado A no site principal do Agenda.

Esta parte é um pouco entediante, mas você só terá que fazer uma vez: analise todos os próximos eventos em sua lista e pense sobre a qual segmento eles devem ser associados. Se ele precisar ser atribuído a qualquer segmento diferente de seu calendário padrão, clique duas vezes nele e altere a configuração. E de agora em diante, certifique-se de atribuir cada evento ao segmento correto à medida que o estiver criando.

Por último, mas não menos importante, comece a filtrar seus segmentos e tornar seu calendário mais eficaz. No site da Agenda para desktop, clique na caixa ao lado de qualquer agenda na seção Minhas agendas à esquerda para mostrá-la ou ocultá-la de sua visualização ativa (independentemente de você estar na visualização Agenda, Mês ou qualquer outra arranjo). Você também pode passar o mouse sobre qualquer calendário e clicar em seu ícone de menu de três pontos para encontrar uma opção para isolar aquele segmento específico e mostrar apenas seus eventos enquanto oculta todos os outros.

Opções semelhantes também estão disponíveis nos aplicativos móveis da Agenda: no Android ou iOS, basta tocar no ícone do menu de três linhas no canto superior esquerdo da tela e marcar ou desmarcar as caixas ao lado de qualquer uma das agendas para mostrar ou ocultar seus eventos.

Aproveite sua agenda atualizada.

Para um conhecimento ainda mais avançado do Google, confira meu Boletim informativo do Android Intelligence .