Este hack de próximo nível treina o Gmail para funcionar da maneira que você pensa

Sua caixa de entrada do Gmail é muito mais personalizável do que você pode imaginar - se você souber o truque para assumir o controle.

Este hack de próximo nível treina o Gmail para funcionar da maneira que você pensa

Se você deseja otimizar sua caixa de entrada, deve aceitar uma realidade difícil, mas inevitável. Na terra do e-mail, não existe o Santo Graal - nenhum passo único e mágico que o levará a um estado de utopia no e-mail.



Em vez disso, alcançar uma caixa de entrada gerenciável e organizada é um processo em várias camadas, no qual vários hacks, truques e ferramentas se juntam para criar uma configuração que funcione para vocês . E no centro desse processo está sua caixa de entrada real e seu método integrado de apresentação de mensagens.

Com o Gmail, isso normalmente significa uma série de guias - as categorias clicáveis ​​que aparecem no topo da visualização da caixa de entrada padrão do serviço. O Gmail identifica automaticamente quais e-mails recebidos pertencem a qual categoria e os apresenta de acordo.



No entanto, aqui está um pequeno segredo: você não precisa usar essas guias da maneira como o Google as projetou. Você pode sequestrá-los e fazê-los funcionar da maneira que desejar.

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E depois de pensar nessa possibilidade, você nunca mais olhará para sua caixa de entrada da mesma maneira.

O controle da guia do Gmail, parte I: planeje suas ações

A primeira etapa para reaproveitar as guias da caixa de entrada do Gmail é pensar sobre quais guias você realmente usa e quais seriam boas candidatas para reaproveitar. Para a maioria das pessoas, as guias Sociais e Fóruns serão as mais adequadas para isso, já que suas finalidades padrão não são tão críticas para a maioria de nós.

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A guia Social, como você esperava, foi projetada para conter mensagens de redes sociais, sites de compartilhamento de mídia e semelhantes, enquanto a guia Fóruns destina-se a mensagens de grupos online, fóruns de discussão e listas de e-mail. A menos que você receba uma tonelada de mensagens que se encaixem em qualquer uma das descrições (e você realmente gosta da ideia de ter essas mensagens separadas em suas próprias seções autônomas), é muito fácil desistir delas.



Em seguida, pense em qual nova função você gostaria que sua guia reaproveitada atendesse - que tipo de e-mail você recebe que seria útil remover de sua caixa de entrada principal, onde eles exigem a atenção mais imediata e, em vez disso, colocados em seus próprios área especial.

Por exemplo, recebo muitas respostas à mensagem de boas-vindas enviada a novos assinantes de meu boletim informativo . Eles são importantes para mim e leio e respondo a todos eles - mas gosto de fazer isso em massa e em horários limitados e específicos do dia para ser mais eficiente. E eu prefiro limitar minha guia Principal apenas a mensagens mais urgentes que exigem minha atenção imediata.

Agora, a guia Social da minha caixa de entrada se tornou o local exclusivo para as respostas às mensagens de boas-vindas. Eles ainda estão na minha caixa de entrada e ainda vejo uma indicação visual quando novos chegam, mas são coletados em um único lugar simplificado para fácil manuseio e não entulham o espaço da minha caixa de entrada principal.



Meu outro exemplo pessoal também gira em torno de boletins informativos - mas, neste caso, aqueles que outras pessoas escrevem e eu simplesmente recebo. Eu assino vários boletins informativos e também salvo artigos da Internet em minha caixa de entrada para leitura posterior (usando o processo descrito na primeira parte do isto artigo ). Por mais que eu goste de examinar esse material, ele também não é particularmente urgente e não precisa exigir atenção imediata ou bagunçar minhas áreas de caixa de entrada de maior prioridade.

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Bem, todas as mensagens de leitura de lazer agora chegam à minha guia Fóruns, que basicamente se tornou minha guia Leitura. Mais uma vez, eles ainda fazem parte da minha caixa de entrada e não estão fora da vista, longe da mente, mas estão bem organizados em sua própria seção separada que não é frontal e central e competindo com coisas que realmente requerem tratamento oportuno.

É claro que suas necessidades específicas variam. Talvez você seja um aluno, pai ou professor e queira dedicar uma guia aos e-mails que chegam do Canvas, do Google Sala de aula ou de qualquer outro aplicativo de que sua escola depende, para que possa acessá-los algumas vezes a dia sem que eles se percam na confusão. Talvez você seja um gerente de algum tipo e receba uma tonelada de convites para reuniões - então, você deseja ter uma guia dedicada a eles para criar o mínimo de confusão e facilitar o processamento em massa.

Você pode até ser criativo e explorar alguns dos Categorias de classificação ocultas da era da caixa de entrada do Gmail - classificadas automaticamente, mas não visíveis, coleções de e-mails relacionados a compras, viagens, atividades financeiras e reservas - e ter uma das guias da caixa de entrada como um lar para eles.

Depois de descobrir o que exatamente você deseja fazer e qual guia deseja usar para isso, tudo o que resta é implementar a mudança. E essa parte é realmente muito fácil.

O controle da guia do Gmail, parte II: configure do seu jeito

Tudo bem - pronto para configurar sua nova guia adaptada de forma personalizada? Vamos começar limpando o que quer que esteja nele (presumindo que haja algo lá):

  • No site do Gmail para desktop, arraste e solte cada mensagem individual da guia que você está redirecionando para a próxima guia mais apropriada - por exemplo, se você estiver redirecionando sua guia Social e vir algumas mensagens do Twitter. , você pode arrastá-los para a guia Atualizações. Em última análise, tudo o que importa é o que faz sentido para você. Basta escolher um lugar para onde você deseja que essas mensagens sejam enviadas de agora em diante.
  • Cada vez que você arrastar uma mensagem para uma guia diferente, verá uma caixa no canto inferior esquerdo da tela perguntando se deseja categorizar as mensagens desse remetente da mesma forma a partir de agora. Clique em Sim.
  • Repita o processo para cada mensagem que está em sua guia que logo será reaproveitada.

Quando você arrasta uma mensagem para uma guia diferente em sua caixa de entrada, o Gmail solicitará que você crie uma regra em torno desse padrão.

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Agora, com a guia vazia, é hora de informar ao Gmail quais mensagens você Faz quero entrar naquele espaço recém-desocupado. E existem algumas maneiras de lidar com isso, dependendo dos parâmetros envolvidos:

  • Se as mensagens sempre vêm de endereços específicos - como é o caso de um boletim informativo, por exemplo, bem como com mensagens geradas pelo sistema de muitos aplicativos e serviços - siga o mesmo processo de cima e simplesmente arraste uma dessas mensagens de qualquer outro lugar em sua caixa de entrada na guia e, em seguida, clique em Sim no link Fazer isso para mensagens futuras? prompt que surge.
  • Se as mensagens sempre tiverem algum outro denominador comum, digamos, um domínio consistente, uma palavra ou frase específica em seu assunto, ou mesmo uma palavra ou frase específica em algum lugar de seus corpos (como em seus rodapés, onde muitos aplicativos e serviços colocam a identificação informações) - crie um filtro clicando na seta voltada para baixo na caixa de pesquisa do Gmail, digitando a variável no campo apropriado e clicando no botão Criar filtro. Clique na opção Categorizar como e selecione o nome da sua guia e, em seguida, clique em Criar Filtro novamente para salvá-lo.
  • Se você deseja direcionar mensagens com convites de calendário, crie um filtro com invite.ics no campo Possui as palavras.
  • Se você quiser usar uma das categorias de classificação ocultas da era da caixa de entrada de que falamos um minuto atrás, crie um filtro com categoria: compras, categoria: viagens, categoria: finanças ou categoria: reserva no campo Contém as palavras.

Você pode transformar uma das guias do Gmail em uma página inicial para convites da agenda, criando um filtro para qualquer mensagem com o invite.ics em seu corpo.

Você pode ter que repetir algumas dessas etapas várias vezes, se tiver vários tipos de mensagens que deseja incluir em sua guia personalizada - e pode ter que monitorar sua guia recentemente reaproveitada por uma ou duas semanas para ajustá-la e resolver quaisquer valores discrepantes que você perder na configuração inicial - mas, em geral, uma vez que essas etapas sejam concluídas, você deve estar pronto.

E sua caixa de entrada do Gmail agora deve ser personalizada para você de maneiras que você nunca imaginou ser possível.

Para um conhecimento ainda mais avançado do Google, confira meu Boletim informativo do Android Intelligence .