Use este formato de e-mail para simplificar sua caixa de entrada lotada

Com muita frequência, acabamos enviando seis ou mais e-mails de um lado para outro para solucionar um problema, quando apenas um seria suficiente.

Use este formato de e-mail para simplificar sua caixa de entrada lotada

Conexão e colaboração são palavras da moda no local de trabalho de hoje, mas isso geralmente significa que estamos disponíveis 24 horas por dia por e-mail. Enquanto muitos de nós reclamamos do excesso de caixas de entrada, talvez sejamos nosso pior inimigo quando se trata de seu volume, sugere Dianna Booher, autora de E-mails mais rápidos, menores e melhores .

Há poucos anos, nem todo mundo conseguia se conectar ao e-mail do trabalho de casa, mas hoje todos têm acesso pelo celular, diz ela. Os chefes diminuíram um pouco a pressão, mas os colegas de trabalho estão trabalhando em todo o mundo. Esperamos que nossos colegas respondam rapidamente. Se não o fizermos, podemos atrasar o trabalho de outra pessoa.

Muitas vezes, podemos acabar enviando seis ou mais e-mails para resolver um problema, quando apenas um seria suficiente, diz Booher. Esperamos que as pessoas leiam mentes, diz ela. Deixamos tantos detalhes de fora, sem pensar em toda a situação.



Ou há o problema oposto, enviar um e-mail que parece um lixo cerebral, diz Booher. ‘Eles dizem:‘ Aqui está este problema ’e jogam fora tudo o que estão pensando e terminam o e-mail com‘ Pensamentos? ’Pensamentos sobre o quê?

Como um especialista e coach em comunicação corporativa , Booher treinou clientes de grandes corporações, como Coca-Cola, Lockheed Martin e IBM em uma forma mais eficaz de enviar e-mail. Ela o chama de formato MADE.

Só porque o e-mail é uma forma casual de comunicação não significa que devemos perder tempo com isso, diz ela. Um formato rápido envolve 'mensagem', 'ação', 'detalhes' e 'evidências'. Noventa por cento dos e-mails podem caber nesse formato, economizando tempo para o remetente e o destinatário.

Funciona assim:

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Mensagem

Comece o e-mail fornecendo uma visão geral antecipadamente. Na maioria dos casos, pode ser uma frase ou duas, diz Booher.

Açao

Em seguida, descreva a ação que deseja, que pode ser algo que você fará ou algo que deseja que a outra pessoa faça. Por exemplo, você pode estar fazendo uma recomendação, pedindo acompanhamento ou notificando a pessoa sobre uma etapa a ser executada.

Detalhes

É aqui que você inclui quem, o quê, quando, onde, por que e como. Nem todos os e-mails precisarão de cada uma dessas categorias de detalhes. Alguns serão breves e podem ser incluídos na mensagem e nas ações. Mas geralmente por que e como precisam ser elaborados. Por exemplo, por que a ação é importante? Ou como você age?

Provas

Finalmente, inclua evidências, se necessário. Esta seção é opcional, diz Booher. Você pode anexar um diagrama útil, uma proposta ou um formulário que precisa ser preenchido. As evidências tornam a mensagem mais confiável, o que ajuda a garantir que a ação seja realizada.

Um exemplo

Booher compartilha este exemplo de um e-mail que pode ser melhorado usando o formato MADE. Este é o e-mail anterior:

Darren,

A recente função do nosso grupo de engenharia realizada no Aquário foi um tremendo sucesso para nós. De funções anteriores que patrocinamos, o número estimado de participantes (225–250) era muito realista. A atração do Aquário foi mais atraente para este grupo e, portanto, uma multidão de mais de 475 compareceu.

Com a multidão inesperada, eu entendo a falta de comida suficiente. Nesse sentido, você e sua equipe se comportaram muito bem.

Mas estou muito decepcionado com outro assunto. Quando concordamos originalmente com o Aquário para este evento, as instalações deveriam ser exclusivas para nossa organização e seus participantes. Desnecessário dizer que você não cumpriu esse acordo. Em vez disso, você realizou outra função na área onde planejamos realizar nossa sessão de entretenimento.

Você mencionou o estresse colocado em sua equipe, mas quero que saiba que este é um evento significativo para nosso grupo de engenharia e sua equipe de gestão. Sua decisão de agendar outro grupo de clientes para este mesmo espaço no Aquário me colocou em uma posição muito difícil. Você tirou de nós um espaço que fazia parte do nosso acordo original.

Em minha opinião, a proposta que nosso representante apresentou a você é justa e misericordiosa. Você e eu queremos que isso seja tratado de forma profissional e rápida, portanto, reveja seus números mais uma vez e leve em consideração nossa posição, para que possamos finalizar nossa proposta de pagamento para este evento.

Atenciosamente, Pierre Gustavson

Não enterre seu ponto no final do seu e-mail, diz Booher. Esta é uma maneira mais eficaz de escrever este mesmo e-mail:

Darren,

Precisamos de uma resolução sobre o contrato aberto com sua organização em relação ao evento patrocinado no Aquário em 5 de outubro para nosso grupo de engenharia e equipe de gestão. [Mensagem]

Quando concordamos originalmente com o Aquário para este evento, as instalações deveriam ser exclusivas para nossa organização e seus participantes. Desnecessário dizer que você não cumpriu esse acordo. Em vez disso, você realizou outra função na área onde planejamos realizar nossa sessão de entretenimento. [Mensagem]

A proposta que estamos apresentando a você é justa e misericordiosa. Reveja os seus números mais uma vez e leve em consideração a nossa posição, para que possamos finalizar a nossa proposta de pagamento para este evento. [Açao]

Este é um evento significativo a cada ano para nosso grupo de engenharia e sua equipe de gestão. Sua decisão de agendar outro grupo de clientes para este mesmo espaço no Aquário me colocou em uma posição muito difícil. Você tirou de nós um espaço que fazia parte do nosso acordo original. [Detalhe: Quem e Por quê]

pior hora para postar no facebook

Anexei novamente nossa proposta de pagamento. Devemos lidar com isso de forma profissional e rápida? Entre em contato comigo com sua resposta. [Provas e como fazer]

Atenciosamente, Pierre Gustavson

Uma exceção à regra MADE

Usar o formato MADE torna a escrita de e-mails mais fácil de organizar, diz Booher. Mas existe um tipo de e-mail que não deve seguir este formato. As mensagens negativas precisam começar com o 'porquê' primeiro, diz ela. Você precisa dos critérios de raciocínio iniciais para suavizar a mensagem. Se você estiver fazendo uma dispensa, por exemplo, vai explicar as más notícias logo de cara.

Pensar no formato MADE pode ajudá-lo a escrever e-mails mais curtos que explicam suas ideias e detalhes com clareza. As pessoas não entendem os detalhes até que tenham a mensagem antecipada, diz ela. Depois de aprender a resumir bem no início, o resto do e-mail pode ser cortado quase pela metade. Não é apenas mais curto; seus e-mails ficarão mais claros, o que torna desnecessário o longo processo de idas e vindas.