O que a facilitação realmente significa e por que é a chave para o futuro do trabalho

Ser um bom facilitador não é o mesmo que saber gerenciar pessoas ou dirigir uma reunião. Tudo se resume a compreender as ferramentas - e a estrutura - que ajudam as pessoas a colaborar.

O que a facilitação realmente significa e por que é a chave para o futuro do trabalho

O que vem à mente quando você ouve o termo facilitador? Um gerenciador de tarefas ocupando o espaço aéreo na frente da sala? Ou pensamentos como, ECA –Tudo bem, como faço para deixar de participar deste workshop?

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Mas bem feita, a facilitação não se trata de apresentações enfadonhas. É um processo para reunir grupos de pessoas para resolver qualquer problema. Bons facilitadores sabem como começar, estabelecer um objetivo, criar um formato repleto de oportunidades interativas para discussão e conduzir grupos de todos os tamanhos em direção a soluções construtivas. E você não precisa de um cargo específico ou de uma certa experiência para se tornar um facilitador eficaz - você apenas precisa desenvolver um conjunto de habilidades que dê estrutura e propósito à arte da colaboração, de outra forma incontrolável.

À medida que os locais de trabalho se tornam menos hierárquicos e mais dependentes da solução de problemas interpessoais, em vez de apenas execução tática, a facilitação está se tornando uma habilidade de trabalho na qual você precisará contar cada vez mais. Aqui está o que você precisa saber para começar a desenvolvê-lo.




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Não é apenas para gerentes

O que normalmente acontece quando você e sua equipe enfrentam um grande desafio? Normalmente, seu gerente convoca uma reunião e o organizador se torna o facilitador por padrão. Embora seja verdade que os gerentes são responsáveis ​​por fazer as coisas acontecerem no dia-a-dia, seu cargo não os torna automaticamente excelentes em fazer com que essas discussões ocorram sem problemas.

Se você deseja uma reunião mais produtiva, todos precisam abraçar a ideia de mudar o status quo - o que significa saber como facilitar os tipos de conversas difíceis em que as equipes decidem Como as mudar. Em outras palavras, qualquer pessoa pode ser um facilitador eficaz. Você apenas tem que abandonar a maneira familiar de fazer as coisas orientada pela hierarquia.


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Não compartilhe uma agenda

Outro hábito familiar de brainstorms convencionais e reuniões de equipe é a agenda - que geralmente é divulgada com antecedência para que todos saibam o que está em pauta. Talvez seu chefe até divida slides do PowerPoint para alocar tempo entre os apresentadores do seu grupo. Na verdade, as apresentações de slides se tornaram uma expectativa tão universal - um método padrão de cumprir a agenda de uma reunião - que se tornaram uma muleta.

Portanto, você não deve apenas evitar preparar uma apresentação em PowerPoint para seu próximo brainstorm, mas também evitar a tentação de até mesmo compartilhar uma agenda com antecedência. Eu sei que isso soa como uma receita para o caos. Mas ao remover a muleta da agenda, você começará a fazer as pessoas suar - e isso é uma coisa boa. Isso permite que eles saibam que a reunião da qual estão prestes a comparecer é para sacudir o status quo e pensar de forma mais criativa do que estão acostumados.


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Uma maneira de aliviar a mente dos participantes é compartilhar os objetivos da reunião, mas isso não é a mesma coisa que uma agenda totalmente desenvolvida. Diga aos participantes o que você deseja que eles levem no final da sessão, mas resista ao impulso de compartilhar qualquer outra coisa.

Divida seu tempo de maneira diferente

Agora você precisa decidir como vai cumprir essas metas em um determinado período de tempo. Os facilitadores têm muitas opções aqui: Você deseja conduzir a sessão como um workshop de design thinking para obter o máximo de cada participante? Se sim, dê uma olhada neste workshop da Stanford d.School chamado Bootleg para suporte. Ou você deseja colocar seus métodos baseados em modelos em ação? Aqui estão algumas dicas a partir de Otto Scharmer do MIT , além de alguns detalhes sobre como a facilitação baseada em modelo se parece na prática. E para obter ainda mais inspiração, dê uma olhada esta taxonomia útil de 10 abordagens diferentes para a facilitação.

Não importa a abordagem escolhida, você pode encontrar uma maneira de organizar o tempo que alocou de forma mais eficiente do que as reuniões tradicionais. Aqui está um exemplo: sempre que uma pessoa estiver planejando falar longamente para o grupo - mesmo que por apenas cinco minutos - corte esse tempo pela metade ou até mesmo em três quartos. Em seguida, peça ao aspirante a palestrante que escreva seus pontos principais e, em vez disso, compartilhe uma impressão, e peça aos participantes que leiam em silêncio.

Louco? Na verdade. Facilitadores eficazes sabem que as pessoas podem ler duas vezes mais rápido do que falar, portanto, em vez de dedicar muito tempo a atualizações ou apresentações, procuram maneiras de transmitir informações com mais eficiência.

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Facilitação, diversidade e o futuro do trabalho

À medida que a população em geral se diversifica, o mesmo acontecerá com o local de trabalho do futuro, e as empresas voltadas para o futuro já estão trabalhando arduamente para diversificar ativamente suas fileiras. Pessoas com origens e pontos de vista diferentes, lidando com o mesmo problema juntas, têm maior probabilidade de chegar a soluções criativas. Mas não é inevitável que eles façam isso por conta própria, sem um facilitador para orientar as coisas. Um motivo pelo qual a facilitação está se tornando uma habilidade de trabalho ainda mais importante no futuro é porque as organizações precisarão de pessoas que saibam como aproveitar toda essa diversidade de pensamento e canalizá-la de forma produtiva.

Às vezes, isso se resume à sua abordagem de resolução de problemas, o que pode encorajar ou desencorajar a diversidade de soluções. Por exemplo, você está olhando para um problema de um ponto de vista de 10 anos ou apenas tentando vencer seus concorrentes imediatos? Provavelmente, há mais maneiras de fazer o primeiro do que o último. Da mesma forma, você está permitindo que suas equipes examinem cada problema apenas uma vez ou está criando oportunidades para fazer várias tentativas em uma solução de vários ângulos ao longo de uma semana ou mesmo um mês? Se você ampliar sua abordagem, terá mais pessoas envolvidas na busca de respostas.

Às vezes, grupos menores também podem aproveitar o poder da diversidade melhor do que grupos grandes. Os facilitadores devem considerar a dedicação de metade do tempo de uma determinada sessão para que os participantes trabalhem em uma questão em grupos de três a oito pessoas.

Finalmente, diversas forças de trabalho frequentemente precisam ser capazes de falar sobre questões de inclusão e preconceito, e essas podem ser conversas difíceis. Esse é mais um motivo para treinar facilitadores competentes em todos os níveis da sua empresa. Colaborar nunca é fácil o tempo todo - e é ainda mais difícil quando os problemas e desafios nos quais vocês estão trabalhando juntos criam desconforto, ansiedade ou medo. Mas essas emoções não vão desaparecer do local de trabalho tão cedo. Portanto, comece a praticar a facilitação agora, e você preparará sua cultura de trabalho para o futuro, para o mundo mais diversificado e dinâmico que está vindo em nossa direção.


Brandon Klein é o co-autor de Facilitando a colaboração: notas sobre facilitação para colaboradores experientes . Um ex-diretor de colaboração da Fortune 100, ele fundou a Collaboration.Ai, que usa dados para melhorar o desempenho da equipe. Brandon também é sócio da The Difference Consulting.