Por que é melhor ser eficiente do que produtivo

Atualmente, parece que todo mundo está tentando alcançar a produtividade ideal. Mas essa pode ser a medida errada a se almejar.

Por que é melhor ser eficiente do que produtivo

Não estou aqui para fazer um argumento semântico, realmente. Mas há uma diferença entre ser produtivo e ser eficiente, e a eficiência sempre vence.

assistindo o debate ao vivo online

A produtividade mede o quanto você faz ou produz em um determinado período de tempo. Eficiência, por outro lado, significa ser produtivo com menos esforço. Portanto, se você respondeu a mais 50 tíquetes de suporte ao cliente esta semana porque trabalhou com eles o mais rápido possível, você foi mais produtivo. Mas se você respondeu a mais 50 tickets porque usou um aplicativo de expansão de texto para responder às perguntas mais frequentes, você foi mais produtivo e mais eficiente.

Portanto, para ser mais produtivo de uma forma que não o esgote a longo prazo, você precisa descobrir como ser mais eficiente.



Minha própria jornada em direção a uma maior eficiência

Vários meses atrás, eu escrevi um post no Twitter reclamando dos estudos que são lançados de vez em quando dizendo coisas como blogueiros gastam em média três horas escrevendo um post no blog. Como alguém que quase sempre passa dois dias inteiros de trabalho escrevendo uma peça, essa estatística me parece ridícula.

Algumas pessoas responderam e concordaram. Mas uma pessoa respondeu e disse que nunca leva mais de um dia para escrever um post de 3.000 palavras no blog. Isso me fez pensar: É possível reduzir o tempo que levo para fazer a mesma coisa?

Para descobrir, analisei todas as tarefas que concluo ao escrever um artigo:

  • Tendo ideias
  • Pesquisando esses tópicos
  • Conduzindo pesquisas de SEO
  • Escrevendo a postagem
  • Fazendo capturas de tela e encontrando imagens
  • Editando o rascunho
  • Inserindo o rascunho final em um CMS

Depois de fazer uma lista, meu objetivo era descobrir o que poderia cortar. A resposta: nada. Quer dizer, tecnicamente, eu poderia pular a pesquisa de SEO ou deixar a edição para meus editores. Mas eliminar essas tarefas também diminuiria enormemente a qualidade do trabalho que eu estava produzindo.

Eu me perguntava: se a qualidade piorar, sou realmente mais produtivo? Acho que não. Acho que estou pior no meu trabalho.

Se eu realmente quisesse encontrar uma maneira de escrever mais rápido, teria que adotar uma abordagem diferente. Eu teria que me aprofundar em cada uma dessas tarefas para encontrar maneiras de reduzir o desperdício - para ser mais eficiente.

número do anjo que significa 333

Para se tornar mais eficiente, faça as perguntas certas

Em sua postagem Automação é uma mentalidade, não apenas uma ferramenta , David Zisner argumenta que quando as empresas têm mais trabalho do que são capazes de fazer, elas tendem a se perguntar quem fará esse trabalho? Mas o que eles deveriam estar perguntando em vez disso é: Como esse trabalho será feito?

Acho que isso também se aplica a indivíduos. Então, enquanto realizava essas tarefas, comecei a me perguntar:

  • Como isso deve ser feito?
  • Essa é a melhor maneira de fazer isso?
  • Existe uma maneira mais eficiente de fazer isso?
  • Eu deveria estar fazendo isso?

Uma de minhas tarefas se destacou para mim quando fiz essas perguntas. No processo de adicionar uma postagem ao CMS de um cliente, tive que editar todos os links externos para configurá-los para abrir em uma nova guia. Às vezes, eu ajustava manualmente 150 links diferentes no WordPress, o que requer três cliques por link. Depois de identificar isso, comecei a localizar e substituir tudo no Google Docs para adicionar automaticamente o HTML abrir em uma nova janela a cada link.

Seis cliques contra 450. Trinta segundos de trabalho em vez de 30 minutos de trabalho.

Eficiência alcançada.

Com essa vitória atrás de mim, comecei a olhar para outras pequenas atividades que eu poderia agilizar - outras coisas que, quando me perguntei sobre uma maneira melhor de fazer isso, minha resposta foi: Tem que haver.

Talvez eu pudesse usar um plugin como Image Attributes Pro para transformar automaticamente meus nomes de arquivo de imagem em texto alternativo para cada imagem. Ou talvez haja um plug-in ou recurso que centraliza automaticamente todas as imagens nas postagens do blog. A propósito, não há, pelo menos não que eu tenha conseguido encontrar.

Mesmo que algo economize apenas cinco minutos por dia, ainda são mais de 100 minutos salvos por mês - e mais de 1.000 minutos por ano. Cinco minutos a mais por dia, para mim, significa que posso escrever mais uma postagem no blog a cada ano - e esse é o aumento de eficiência de uma tarefa de economia de cinco minutos. Se eu conseguir encontrar mais 12 tarefas que me economizem cinco minutos cada, é mais uma postagem que poderei escrever a cada mês.

Claro, você também pode ter grandes ganhos de eficiência. Você deveria fazer aquela tarefa que leva oito horas por semana ou deveria automatizá-la, delegá-la ou simplesmente parar de fazer em favor de outra coisa que o leve ao seu objetivo com menos esforço?

cultura come estratégia para o almoço

Eficiência de traços largos

Eficiência, é claro, não é apenas sobre como você executa tarefas específicas. Você também precisa considerar como a maneira geral de trabalhar afeta sua eficiência.

E você pode até aumentar sua eficiência procrastinando de propósito . Às vezes, quando estou tentando escrever, mas cada palavra que coloco no papel parece um esforço monumental, eu me afasto da minha mesa e faço outra coisa por um tempo. Inevitavelmente, assim que não estiver tentando escrever, pensarei em dezenas de coisas sobre as quais deveria escrever. Mais produção, menos esforço.

No final das contas, é melhor fazer menos e realizar mais do que fazer mais e realizar menos.

Melhorar sua produtividade significa simplesmente encontrar maneiras de fazer mais. Melhorar sua eficiência significa encontrar maneiras de fazer mais, reduzindo o esforço necessário para concluir as tarefas. Ambos aumentam sua produção, mas enquanto um geralmente leva a um trabalho mais árduo, o outro se concentra em trabalhar de maneira mais inteligente.

Esteja atento a todas as tarefas que você fizer durante o dia - não importa quão pequenas sejam - e pergunte-se: como isso deve ser feito?

onde meu reembolso não está funcionando

este artigo apareceu originalmente em Zapier e é reimpresso com permissão.