Você pode fazer qualquer coisa, mas não tudo.

David Allen, um dos pensadores mais influentes do mundo sobre a produtividade pessoal, oferece seu conselho exclusivo sobre como manter o ritmo - sem se cansar.

Você sabe o que fazer. É segunda-feira de manhã. Você chega ao trabalho exausto de um fim de semana passado entretendo as crianças, pagando contas e fazendo tarefas. Você liga seu PC - e 70 novos e-mails o cumprimentam. A luz do correio de voz do seu telefone já está piscando e, antes que você possa interromper, outra ligação é recebida. A cada toque, a cada colega que passa por seu escritório sem ser convidado, surge uma nova demanda - por atenção, por uma reação, por uma decisão, pelo seu tempo. Ao meio-dia, quando você reserva 10 minutos para engolir um sanduíche em sua mesa, você já se sente sobrecarregado, sobrecarregado.



De acordo com David Allen, 54, um dos pensadores mais influentes do mundo sobre a produtividade pessoal, este é o trauma silencioso dos trabalhadores do conhecimento em todos os lugares. Habitamos um mundo, diz ele, em que não há limites para nosso trabalho e nenhum limite para as informações potenciais que podem nos ajudar a fazer melhor nosso trabalho. Além do mais, em um ambiente competitivo que está continuamente sendo remodelado pela Web, somos tentados a reequilibrar nosso trabalho mensal, semanal ou até mesmo por hora. Se não for controlada, avisa Allen, essa abordagem frenética é uma receita para a insatisfação e o desespero - emoções muito comuns hoje em dia para muitos de nós.

Allen argumenta que o verdadeiro desafio não é administrar seu tempo, mas manter seu foco: se você ficar muito envolvido com todas as coisas que chegam até você, perderá sua capacidade de responder de forma adequada e eficaz. Lembre-se, você é quem cria velocidade, porque é você quem permite que as coisas entrem na sua vida.



Allen passou os últimos 17 anos ajudando pessoas ocupadas a lidar com todas as coisas em suas vidas. Em seminários ao redor do mundo - em funções corporativas e em escritórios de esquina - ele pregou seu evangelho da produtividade pessoal. Seu boletim informativo online, Princípios de Produtividade de David Allen, tem mais de 7.000 assinantes. Seu livro, Getting Things Done: Mastering the Art of Stress-Free Productivity, será publicado pela Viking em janeiro próximo. Ele até foi cofundador de uma empresa de software, Actioneer Inc., que oferece uma variedade de ferramentas que economizam tempo.



Tem sido uma viagem longa e estranha desde sua juventude em Shreveport, Louisiana. Quando adolescente, Allen estudou Zen Budismo e seguiu o caminho de Allen Ginsberg e da geração Beat. Na faculdade, ele se concentrou em filosofia e história intelectual e ficou fascinado por pensadores que, segundo ele, pareciam ter algo legal acontecendo, uma realidade maior. Eu queria ter algumas das mesmas experiências. Então eu fiz. (Isso foi na década de 1960: use sua imaginação.)

Allen viajou para a Universidade da Califórnia em Berkeley para se inscrever em um programa de mestrado em história americana, mas logo abandonou o plano de estudar caratê (ele ganhou uma faixa preta) e iniciar uma busca de 30 anos por Deus, a verdade e o universo. Para o trabalho, ele ensinou caratê, administrou uma empresa de paisagismo e ajudou a abrir um restaurante, entre outros empregos. Mas sua verdadeira paixão era a busca pela autodescoberta - o movimento de crescimento pessoal.

Havia muitas coisas esquisitas nas bordas, mas no cerne da filosofia estavam algumas boas ideias sobre como viver uma vida que está mais de acordo com seus valores, diz Allen. Na época, muitos executivos de RH também estavam ampliando seu interesse no crescimento pessoal - em ajudar as pessoas a pensar e trabalhar juntas de forma mais eficaz. Com o tempo, Allen descobriu uma ponte entre seu fascínio pela autocompreensão e seu desejo de interagir praticamente com o mundo. Essa ponte era a gestão do tempo.



Allen nunca foi uma pessoa naturalmente de alta produtividade. (Eu sou mais um cara festeiro, ele brinca.) Mas ele se esforçou para mudar isso. Ao fazer isso, ele se convenceu de que a administração do tempo era a chave para a liberdade pessoal - para uma maior autodescoberta. Ele então se convenceu de que havia um mercado bastante robusto para o ensino de sua recém-descoberta arte. Finalmente, ele se convenceu de que Deus realmente não se importava se eu tinha dinheiro ou não. Mais ou menos naquele momento, ele se tornou um consultor.

Em uma série de entrevistas para a Fast Company, Allen compartilhou suas idéias sobre como aumentar a produtividade pessoal em um mundo de negócios que se move em alta velocidade.

presidente chinês winnie the pooh

Se há uma coisa com a qual todos os nossos leitores provavelmente concordam, é que eles têm muito o que fazer e muito pouco tempo para fazê-lo. Por que tantos de nós se sentem assim?



Sempre há mais para fazer do que tempo para fazer, especialmente em um ambiente de tantas possibilidades. Todos nós queremos ser reconhecidos; todos nós queremos que nosso trabalho seja significativo. E na tentativa de atingir esse objetivo, todos nós continuamos deixando as coisas entrarem em nossas vidas.

O problema, claro, é que também queremos terminar o que começamos. Muito do estresse que as pessoas sentem não vem de ter muito o que fazer. Vem de não terminar o que começaram. É por isso que muito do meu trabalho tem a ver com a forma como as pessoas lidam com suas contribuições - e-mail, mensagens telefônicas, relatórios, conversas. Tudo o que não está onde deveria estar é um ciclo aberto, um incompleto, uma distração que o retarda. Seu cérebro diz: Ei, isso não pertence a isso, e você tem que lidar com esse impulso.

Se você permitir que muita escória se acumule em seus 10 acres - em outras palavras, se você permitir que muitas coisas que representam acordos indecisos, não rastreados e não gerenciados com você e com outros se reúnam em seu espaço pessoal - isso começará a pesar sobre você . Isso prejudicará sua eficácia. Você tem que cavar na bagunça e colocar essas coisas para descansar. Produtividade é conclusão.

Não é interessante que as pessoas se sintam melhor consigo mesmas um pouco antes de sairem de férias? Eles limparam todas as suas pilhas de tarefas, fecharam transações, renovaram velhas promessas com eles mesmos. Minha sugestão mais básica é que as pessoas deveriam fazer isso mais do que apenas uma vez por ano. Na verdade, eu digo às pessoas para fazerem um inventário semanal - para classificar todas as coisas que ainda não realizaram. Se você conseguir ter uma imagem clara de tudo o que precisa fazer, será capaz de dizer: Ah, é isso que tenho que fazer agora - e então dar o próximo passo para fazer isso.

Se as pessoas fizessem esse inventário, o que elas encontrariam?

Gosto de falar sobre o nível de vida da pista - todas as ações atuais, todas as pequenas coisas que se acumulam. Em suas passarelas, as pessoas normalmente têm material suficiente para criar 300 ou 400 horas de trabalho. O que impulsiona todas essas tarefas são entre 30 e 100 projetos de várias formas e tamanhos - compromissos que as pessoas assumiram e que exigem muitas etapas para serem cumpridos.

qual canal é abc para prato

Depois de fazer o inventário, você pode começar a dar sentido à sua pista. Mas então vem um segundo desafio: encontrar tempo para fazer o que você precisa fazer. O que é realmente diferente hoje é que vivemos e trabalhamos no que chamo de tempos estranhos. Em um momento estranho, ninguém tem 2 horas para fazer nada. Em vez disso, temos 15 minutos - e às vezes apenas 5 minutos - entre reuniões e chamadas telefônicas. Na verdade, você pode fazer muita coisa em um momento estranho, mas o pensamento da maioria das pessoas simplesmente não está configurado para tirar proveito disso. Existem muitas oportunidades durante o dia que as pessoas perdem. Eles se sentem mal porque não são tão produtivos quanto deveriam ser, mas não sabem o que fazer a respeito.

O que fazer a respeito é transformá-lo em um jogo: até que ponto posso ser eficiente? Quando algo pousa em sua tela de radar que não está onde deveria estar, você deve decidir duas coisas. Primeiro, o que é um resultado bem-sucedido? Em outras palavras, o que interromperá a dissonância cognitiva? E, em segundo lugar, como aloco recursos para garantir que o resultado se materialize? Isso não significa que você precise agir imediatamente. Mas significa que, para tirar a tarefa da cabeça, você precisa decidir um curso de ação. A pior coisa que você pode fazer é deixar as coisas pararem.

Isso não significa necessariamente que você deve sempre trabalhar nas coisas importantes primeiro. Você pode não ter a energia, as ferramentas ou o tempo. Às vezes, a coisa mais apropriada a fazer com cinco minutos grátis é regar as plantas. Depois de saber o que está fazendo, a produtividade se torna sua verdadeira vantagem competitiva. Há uma elegância em como você trabalha e vive; não se trata apenas de correr mais rápido.

Isso leva a uma pergunta simples que a maioria de nós acha difícil de responder: Como devemos proceder para definir as prioridades?

Quando as pessoas me perguntam como definir prioridades, faço uma pergunta: em que nível você deseja ter essa conversa? Cada um de nós opera em muitos níveis diferentes o tempo todo. Cada um de nós tem uma passarela que guarda todas as pequenas coisas que consomem nosso tempo. A 10.000 pés estão os projetos. A 20.000 pés, as pessoas estão decidindo seus papéis e objetivos. A 30.000 pés, as pessoas estão pensando no futuro, perguntando-se onde querem estar em suas carreiras 12 a 18 meses depois. A 40.000 pés, eles estão pensando em 3 a 5 anos e observando suas aspirações organizacionais. Então, no topo - a 50.000 pés - eles estão perguntando: Qual é o meu trabalho neste planeta?

Certa vez, um executivo de Wall Street reclamou comigo por ter de comparecer a muitas reuniões. Desenhei um gráfico e perguntei: em que nível você deseja ter essa conversa? Expliquei que a 20.000 pés, talvez você precise dessas reuniões. Mas se você subir um nível e pensar nos próximos 12 a 18 meses, talvez possa repassar algumas dessas reuniões. E a 50.000 pés, onde você pensa sobre seu coração e sua saúde, você pode dizer, eu não preciso ser parceiro. Eu ganhei dinheiro suficiente. De agora em diante, vou sair às 19h todos os dias. E se você não gosta, então me demita.

Portanto, uma grande parte do estabelecimento de prioridades é ser claro sobre seus valores?

Tome cuidado. Essa é uma noção muito popular hoje em dia: se você se concentrar em seus valores, melhorará o equilíbrio entre sua vida profissional e pessoal. Me dá um tempo. Concentrar-se em seus valores pode fornecer um significado, mas não simplificará as coisas. Você vai descobrir ainda mais coisas que são importantes para você.

111 números de anjos

Tenho trabalhado com a organização mais voltada para os valores que já conheci. E tem um grande problema de esgotamento. As pessoas são sempre convidadas a colaborar; todo mundo quer jogar. Mas a quantas reuniões das 7h às 19h você pode participar? Você deseja participar de todos eles porque seus valores lhe dizem que todos eles são importantes. Mas seu cônjuge e seus filhos começam a dizer: Nós nunca vemos você.

Sofremos o estresse de oportunidades infinitas: há tantas coisas que poderíamos fazer e tudo o que vemos são pessoas que parecem ter um desempenho de estrela. É muito difícil não tentar ser como eles. O problema é que, se você se envolver nesse jogo, será comido vivo. Você pode fazer qualquer coisa, mas não tudo. O universo está repleto de projetos criativos que estão esperando para serem realizados. Então, se você realmente se preocupa com a qualidade de vida, se quer relaxar, não se concentre em valores. Basta controlar suas aspirações. Isso vai simplificar as coisas. Aprender a estabelecer limites é extremamente difícil para a maioria das pessoas.

A maioria das pessoas faz a escolha oposta. Eles têm um senso de responsabilidade tão grande para com seu trabalho e seus colegas que se tornam ainda mais atormentados ...

O que é totalmente autodestrutivo. Seu senso de responsabilidade é uma função de sua capacidade de resposta. Aprendi isso no caratê. Sua capacidade de gerar energia é diretamente proporcional à sua capacidade de relaxar. O poder de um soco de caratê vem da velocidade, não dos músculos. E um músculo tenso é um músculo lento.

Em outras palavras, você não pode fazer as coisas mais rápido até que aprenda a desacelerar. Como você desacelera? É tudo sobre a dinâmica do desapego. Você tem que recuar e ficar quieto. Afaste-se da tarefa em mãos, para que você possa obter uma nova perspectiva sobre o que está fazendo. Se você ficar muito envolvido com todas as coisas que chegam até você, perderá sua capacidade de responder de forma adequada e eficaz. Se sua caixa de entrada e sua caixa de saída estão completamente cheias, ou se as pessoas estão gritando com você, então é difícil parar e pensar sobre as coisas em um nível diferente.

Você já sentiu como se o tempo tivesse desaparecido? Diga, quando você realmente gosta de um bom filme? Ou quando você está ocupado fazendo algo que ama e a manhã passa voando? Pelas minhas práticas espirituais, sei que quando você chega a alguns níveis de existência, o espaço e o tempo parecem desaparecer. Quando estou nesses níveis, nem penso mais em termos de espaço e tempo. Quando tudo está realmente alinhado para mim, a velocidade não é um problema, porque eu encontrei meu próprio ritmo. Esse ritmo pode parecer rápido como um relâmpago ou mortalmente lento, mas dentro de mim é tudo o mesmo. Está fora do tempo.

melhor temporada do noivo de 90 dias

Veja os melhores artistas marciais. Eles se movem muito lentamente. Quanto mais rápido você digitar, mais lento parecerá para você, porque você navega com o seu pensamento. A mesma coisa se aplica à leitura: quanto mais rápido você ler, mais tempo desaparecerá, porque você será capaz de alimentar seu cérebro com a mesma rapidez com que seu cérebro consegue processá-lo. É por isso que os leitores de velocidade têm uma melhor compreensão. Eles treinaram seus olhos para reconhecer coisas tão rápido quanto seu cérebro pode lidar.

Mas é difícil deixar espaço e tempo para trás quando você está distraído. Se houver um ciclo aberto, o espaço e o tempo o encontrarão. E qualquer coisa esperando por uma decisão é um ciclo aberto. Se houver uma pilha de papéis em sua mesa, você deve decidir o que fazer. Contanto que você deixe essa pilha entrar em seu mundo, ela tem controle sobre você. Qual é a próxima coisa que você precisa fazer? Até que você decida sobre isso, há uma lacuna entre onde você está e onde você precisa estar - um grande buraco negro que irá sugá-lo.

Keith H. Hammonds (khammonds@fastcompany.com) é editor sênior da Fast Company. Contate David Allen por e-mail (david@davidco.com) ou visite-o na Web (www.davidco.com).

Os princípios de produtividade de David Allen estão enraizados em grandes ideias - em uma busca contínua por crescimento pessoal e autocompreensão. Mas eles também são eminentemente práticos. Aqui estão algumas de suas dicas para enfrentar a vida na pista rápida.

Se você viaja regularmente, dedique uma gaveta separada em sua cômoda para os itens que leva na maioria das viagens. Mantenha cópias das coisas que você sempre leva - kits de banheiro, cabos de alimentação para seu laptop, carregadores de telefones.

Crie um arquivo de apoio à ação em sua pasta ou na sua mesa. Use-o para itens de papel únicos - passagens aéreas, confirmações de fax e assim por diante - que não garantem seu próprio arquivo, mas que você precisa ter em mãos para certas situações.

Mantenha sua caixa de entrada de e-mail vazia. Discipline-se para despejar o máximo de mensagens que puder imediatamente, para abordar imediatamente qualquer ação que leve menos de dois minutos e para agrupar ações que levem mais de dois minutos em uma pasta de ação.

Se você viajar com baterias extras para o seu laptop ou celular, coloque um elástico em volta de todas as baterias carregadas. Dessa forma, você sempre saberá quais baterias estão carregadas e quais estão descarregadas.

Aumente sua facilidade com o teclado. Se você não digitar pelo menos 50 palavras por minuto, instale um programa de digitação (como o Mavis Beacon Teaches Typing) e depois pratique. Além disso, aprenda as sete combinações de teclas de velocidade mais comuns para navegar no Windows.