Seu guia para limpar sua caixa de entrada em uma hora

Você não precisa de um dia inteiro para limpar uma caixa de entrada bagunçada.

Seu guia para limpar sua caixa de entrada em uma hora

Provavelmente, sua caixa de entrada é muito parecida com aquela cesta de coisas abandonada que fica no fundo do seu armário. Você sabe que ele está morrendo de vontade de ser limpo (e está abrigando muitas surpresas ocultas), mas a ideia de enfrentar tal tarefa é esmagadora. E quem tem seis horas de folga para uma coisa dessas?

Mas organizar seus e-mails não precisa levar o dia todo - na verdade, você pode fazer isso em apenas uma hora se reservar um tempo para isso.

Minutos 1 a 10: limpe o lixo

Defina um tempo para 10 minutos e comece a excluir em massa (ou arquivar) todas as mensagens que você sabe que não precisa, como notificações de contas de mídia social, lembretes de eventos anteriores, confirmações de entregas que você já recebeu, boletins informativos que já leu (ou nunca lerei) e e-mails que não são mais relevantes.



Você pode tornar isso fácil pesquisando em sua caixa de entrada remetentes comuns ou linhas de assunto (por exemplo: notificações do LinkedIn) e excluindo um monte de coisas de uma vez.

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Minutos 10 a 30: criar pastas e rótulos

Agora é hora de organizar as mensagens deixadas que não precisam de nenhuma ação, mas que você precisa ou deseja manter.

Existem tantos sistemas de pastas quanto usuários de e-mail, mas um método fácil de tentar é criar uma pasta para qualquer tópico ou tipo de e-mail que contenha várias mensagens relacionadas a ele. Então, isso pode significar pastas como: Recibos, Projetos, Viagens e assim por diante. Você sempre pode adicionar e adaptar pastas à medida que aprende o que funciona melhor para você.

Para acelerar esse processo, você pode até criar uma pasta To File Later para qualquer coisa sobre a qual você não tem certeza e uma pasta Unsubscribe para qualquer coisa que você não queira mais. Dica: Essas são pastas excelentes para organizar quando você tem cinco minutos entre as reuniões.

Se você quiser se organizar ainda mais, experimente alguns rótulos (chamado categorias pelo Outlook) para adicionar mais informações às suas mensagens. Você pode ter vários rótulos em um e-mail ou até mesmo várias camadas de rótulos. Portanto, esse e-mail em sua pasta Viagem pode ter um rótulo principal de New York 2018 e submarcadores de Voos e Segunda-feira.

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Minutos 30 a 50: use a regra de dois minutos ou faça uma lista de tarefas para e-mails que precisam de ação

Os e-mails que você recebeu agora devem ser apenas aqueles que precisam de ação. Se a ação pode ser concluída em menos de dois minutos , faça isso agora. Se precisar de mais tempo para cuidar da mensagem, adicione-a à sua lista de tarefas com uma notificação para lembrá-lo de realmente fazer isso. Em seguida, arquive o e-mail para manter sua caixa de entrada limpa (você ainda poderá pesquisá-lo mais tarde).

Se você simplesmente não é um criador de listas, pode usar Novo recurso de suspensão do Gmail para que o e-mail apareça em sua caixa de entrada quando você estiver pronto para lidar com ele. Ou, se você for um usuário do Outlook, o recurso de acompanhamento permite que você faça o mesmo.


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Minutos 50 a 60: atualize suas configurações para facilitar a manutenção

Parabéns pela caixa de entrada mais organizada do mundo! OK, não a caixa de entrada mais organizada do mundo - mas sua melhor caixa de entrada ainda.

Mas não deixe a festa durar muito ou você a encontrará enchendo novamente. Você pode evitar isso configurando filtros que classificarão automaticamente as mensagens recebidas para que você não precise fazer isso.

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Meu filtro favorito é para boletins informativos e e-mails de oferta que eu realmente quero ler, mas nem sempre tenho tempo para saber quando eles chegam. Em vez disso, Eu configurei um filtro no Gmail que os envia todos para uma pasta Ler mais tarde. (O Outlook tem sua própria versão de filtros chamados regras que podem fazer um trabalho pesado para você.)

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Você também pode considerar a criação de uma resposta automática para o seu Gmail ou Panorama quando você não conseguir responder a e-mails tão rápido quanto normalmente faria (por exemplo, se você estiver em uma conferência, trabalhando em horários incomuns ou de férias).

E, para realmente percorrer suas mensagens, você pode ativar e aprender alguns atalhos de teclado para Gmail ou Panorama .

Após essa limpeza, você se livrará da sensação incômoda de que perdeu uma mensagem ou da sensação de que precisa enfrentar uma caixa de entrada cheia todas as manhãs. Na verdade, você pode até estar pronto para mudar para uma organização de e-mail mais avançada, como em aproveitando as vantagens do novo Gmail , usando extensões do Chrome , ou experimentando esta ferramenta Inbox AI .

Ou, por outro lado, se você descobrir que ainda tem muito trabalho a fazer, comece a reservar 20 minutos todas as semanas para lidar com essas etapas uma de cada vez. Faça isso por algumas semanas e você se encontrará com uma caixa de entrada que realmente torna sua vida mais fácil.


este artigo apareceu originalmente em The Daily Musa e é reimpresso com permissão.

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